marts 2008 Posts

Er mødekulturen i orden?

Her er en stribe fra til eftertanke fra Bug Bash (en ugentlig stribe for teknologi-folk):

 modekultur

Kunsten at Estimere – del 3

Her er nogle vigtige erfaringstal:

  • projektledelse tager tid – 20-25% oveni estimatet på den faglige del af projektet dvs. 100t trækker 25t projektledelse eller 5 fuldtidsfolk trækker 1 fuldtids projektleder
  • ingen arbejder 37,5t pr. uge – i gennemsnit så regn med 60-70% dvs. ca. 5,25t pr. uge – også kaldet effektiviteten
  • har du folk på fuld tid får du 100% af effektiviteten. Har du dem på halvtid får du højst 40%. På tredie-del tid så regn med 20% og på kvart tid så regn med 10%
  • erfaring betyder meget. Helt nye leverer måske kun 80% medens super erfarne måske 120%
  • gidelses-procenten har at gøre med motivation. Er du god, så regn med 100%. Er du ikke god til at skabe motivation, så sæt den til 80%.

Summa Summarum så kan 37,5t hurtig blive til næsten intet med effektivitet * deltid * erfaring * gidelses-procent.

Altså pas på når du overfører estimater til navngivne personer!

Kunsten at Estimere – del 2

De fem fejl er:

                jeg brugte kun en halv time på en opgave på 44 timer – det er 1% til analyse, nedbrydning og estimering – og alt for lidt. 5% dvs. 2 timer er passende.

               44 timer svarer ikke til 44 / 7.5 = 6 dage. Ingen arbejder effektivt 7,5 timer pr. dag. 70% effektivitet dvs. 5,25 timer pr. dag er realistisk. Hermed vokser varigheden til 8,5 dage.

–                jeg fik ikke nedbrudt opgaverne nok til at se de steder, hvor der helt sikkert vil blive ventetid dvs. varigheden vokser på kritisk vej – måske til 10 dage?

                jeg fik ikke regnet med usikkerhed – den er for de bedste 12%; men typisk over 20% – dvs. 44 + 8,8 = 53 timer eller en varighed på yderligere en dag.

                jeg fik ikke set på risici, hvilket i dette tilfælde hovedsagelig ville have drejet sig om forsinkelser – måske yderligere et par dage.

Summa summarum mindst to uger og sikkert næsten tre med vel nok 60 timer, altså ca. halvanden gang mit estimat. Det virker bekendt ikke?

I morgen vil jeg give de nøgletal jeg regner med omkring projektledelse og effektivitet.

Kunsten at Estimere – del 1

Jeg skal gennemføre et kritisk review af et kørende projekt og brugte i går en halv times tid på at estimere og planlægge jobbet. Der er typisk otte til ti opgaver i sådant et review og jeg estimerede dem til i alt 44 timer dvs. godt en uge og dermed kan jeg være færdig på een uge og to dage.

Af bitter erfaring har jeg set på sagen igen i dag og (ikke uventet) fundet i hvert fald fem fejl i min estimering. Jeg vil afsløre dem i morgen, så du får en chance for at finde dem inden da. Der er ingen præmier – kun udbyttet ved at lære af andres fejl og få øje på egne svagheder.krystalkugle

God fornøjelse

Gantt kort i Excel

Hvis man ikke lige har Projects ved hånden, kan man hurtigt bruge nogle timer på nettet med at finde lige netop det der program, som kan skabe overblik over hele året. Alternativet er ofte blot at bruge Excel. Her er et Gannt-kort for 2008 med helligedage og m/u week-ends – god fornøjelse.

Ny bestyrelse i PMI Copenhagen Chapter

Den nye bestyrelse pr. 25/2-2008 ser således ud:

Finn Svenning er President
Trine Søegaard Hansen er VP Special Projects
Charlotte Cordua er VP Certification
Christian Buch-Hansen er VP Members
Jesper Rudolph er VP Finance
Annette Vendelbo er VP Programs
Bo Jelved er VP Communication
Lars Frisk Jørgensen er VP Event Logistics

Trekant dramaet igen igen!

Har du lagt mærke til, hvordan fokus ændrer sig i et projekts livscyklus? I starten er fokus på prisen eller ressource-indsatsen – kan det virkelig være så dyrt? vi har ikke så mange ressourcer! etc. Når startskuddet har lydt svinger fokus øjeblikkeligt over på indholdet i projektet – kan vi ikke også få det? vi troede også vi fik det! Hen mod slutningen svinger fokus over mod tiden – er det ikke snart færdigt? vi kan ikke udskyde det eet minut!

Ingen synes at forstå, at alle tre fokus-områder har været i spil hele tiden. Det er lettest at forstå i den gode gamle projekttrekant:

Ideen er her, at der altid skal være balance mellem de tre dimensioner. Ændres der i een spids i trekanten, skal de andre spidser justeres tilsvarende. Flere mål => flere ressource. Færre ressourcer => mindre mål etc.

Som projektleder skal man derfor gøre disse principper klare fra begyndelsen og aldrig gå på kompromis med dem i hele projektets livscyklus.Projekttrekant

Integritet og projektledelse

Ikke mange roller presser integriteten så meget som rollen som projektleder. Jeg var selv længe om at forstå faren og se signalerne og mit eget mønster. Ja, jeg var vel helt der henne, hvor jeg helt glemte mig selv i lange perioder. Ikke at jeg har noget imod hårdt arbejde – også i længere tid; men det afhænger af, om det er mig eller rollen, som har besluttet det! Hvis jeg taler i gåder, så se på denne tegning, som jeg holder meget af til forståelse af integritet:

integritet

Her viser de indadgående pile omgivelsernes påvirkning – positive som negative – af dig SOM projektleder. Humlen er i første omgang at træne sig til at se og høre disse påvirkninger som tilhørende rollen og ikke sig selv. Er noget gået galt, så lad det for alt i verden være et læringspunkt i din rolle som projektleder, sådan som jeg skrev om det for nylig her. Får pilene lov til at ‘komme’ længere ind, slider de på dig som menneske og person. Humlen er i anden omgang at få reaktionerne på plads. De skal både passe dig selv og rollen. Reaktioner, der kun tilgodeser rollen, bryder din integritet (f.eks. at sige ja, når du egentlig ikke vil), og slider på dig. Reaktioner, som ikke passer på rollen, må du professionelt vurdere om skal ud. Du skal gøre som du siger, og sige som du gør! Det lyder let, og det er det bestemt ikke. Det handler om at blive mere assertiv, og det kan du få nogle gode stikord til her.

Jeg havde en suveræn kollega tidligere, som sagde, at det er med integritet som med et cykelhjul. Hver gang du går på kompromis med din integritet så svarer det til at miste et eger i hjulet. Første gang er det ikke til at mærke. Anden og tredie gang heller ikke, men herefter begynder hjulet at slingre, og du får svært ved at holde den rette linie, som er så vigtig for godt lederskab og for et godt liv!

Interessenter

Jeg er med i et projekt med et temmelig komplekst setup af interessenter – både interne og eksterne. Hver gang jeg er ved at sige: “Nå, det går nok” tænker jeg på denne her interessent, og så får jeg energien tilbage!

Hvis bare vi kunne slippe for interessenterne

Jeg er lige nu med i et projekt med et temmelig komplekst interessent setup – både internt og eksterne. Hver gang jeg er på nippen til at sige “Nå, ham/hende klarer vi nok” tænker jeg øjeblikkeligt på denne her interessent, og så får jeg energien og alvoren tilbage. God fornøjelse med interessent-plejen – den vigtigste indsats du kan yde!!