maj 2009 Posts

Leverancer i ‘bløde’ projekter

Man kan betegne nogle projekter som ’hårde’, fordi de frembringer håndfaste resultater f.eks. et hus, en ny motor eller et IT-system. I disse projekter er det rimeligt nemt at beskrive projektets leverancer. Men hvad med leverancer i ’bløde’ projekter? Bløde projekter omhandler f.eks. samarbejde, integration, organisationsudvikling, holdninger eller konflikthåndtering. Mange er fristet til at svare: ”det gode samarbejde”, ”integrationen”, ”de nye holdninger” eller hvad sagen nu drejer sig om; men det er forkert. Så taler vi nemlig om effekten af projektet eller om projektets formål, og projektledere bør (og kan i øvrigt heller ikke) forpligte sig eller forpligtes på disse områder. Hvad er leverancen så?

Se på modellen her:

PRE

 Fra venstre mod højre er her vist et projektet (grønt) med alle sine opgaver. Når projektet er færdigt, er leverancerne (blåt) skabt. Når leverancerne benyttes, sker der (måske!) en opfyldelse af formålet (rødt) dvs. effekten af projektet kan konstateres. Den bølgede linje viser hvortil projektlederens ansvar går og hvorfra bestillernes ansvar starter. De farvede pile viser, hvordan projektet forstås baglæns og gennemføres forlæns.

Hvis vi bruger modellen på samarbejdsprojektet, kan vi skrive f.eks. ’bedre samarbejde’ i det røde felt. Det bliver så den effekt vi håber at få ud af projektet. I det blå felt kunne vi herefter skrive f.eks. medieringsmøde med ekstern konsulent (for at håndtere konflikter) eller team-building seminar (for at lære hinanden at kende) eller seminar om fremtiden (for at få fælles mål) etc. Listen er lang; og din faglighed bestemmer i sidste ende, hvilke leverancer du foreslår. Hvis bestilleren er enig, er disse leverancer det I håber på der skal til for at bedre samarbejdet, og det er det du skal levere! Jamen, hvad nu hvis samarbejdet ikke bliver bedre? Ja, det er bare ærgerligt! Tiden er gået og pengene og dit aftalte tidsforbrug er også brugt; men hvis du har leveret det aftalte, er du lykkedes. Operationen lykkedes; men patienten døde. Du må trøste dig med, at din og alle andres fagliglighed pegede på de valgte leverancer. At det så ikke gik, må skyldes nogle forudsætninger, som ikke holdt. Det kunne være, at organisationen fik nogle helt nye og kraftige udfordringer under vejs, at den ene gruppe i det dårlige samarbejde fik ny chef under vejs, at ledelsen ikke bakkede initiativet så meget op som aftalt etc. Alt sammen forhold uden for din kontrol, og dermed forhold, som du på ingen måde kan drages til ansvar for.

Ved at bruge modellen har vi fået ganske håndfaste leverancer i de ’bløde’ projekter! Du kan gøre dem endnu mere håndfaste ved at knytte kvalitetskriterier til hver leverance – f.eks. Et medieringsmøde senest 14. august 2009 af 3 timers varighed med konsulent NN på Bymosehegn med frokost og følgende dagsorden….. Set på denne måde, er der absolut ingen forskel på ’hårde’ og ’bløde’ projekter. Der er blot tale om en anden faglighed.

Her er nogle flere ideer til leverancer i forskellige ’bløde’ projekter:

Projekttype

Leverancer

Samarbejdsprojekt
(ballade mellem to grupper)
  • Medieringsmøde med ekstern konsulent (for at håndtere konflikter)
  • Team-building seminar (for at lære hinanden at kende)
  • Seminar om fremtiden (for at få fælles mål)
Holdningsprojekt
(forældede værdier og holdninger)
  • Orienteringsmøde med adm. dir. (for at orientere om fremtidens udfordringer)
  • Seminar med ekstern konsulent (for at få medarbejderne til at reflektere over holdninger og adfærd i hverdagen og hvordan det burde være)
  • Seminar om udvikling (for at få ideer og planer for udvikling)
  • Fest (for at fejre de hidtidige resultater)
Integrationsprojekt
(hjælpe indvandrere)
  • Udvælgelse af deltagere (for at få både positive og negative deltagere)
  • Dialog-møde (for at skabe indsigt og italesættelse af udfordringerne)
  • Uddannelse (for at indlære basale færdigheder)
  • Nedsættelse af trio-grupper (for at skabe sociale netværk)
Revitaliseringsprojekt
(få liv i en hensygnende organisation)
  • Undersøgelse af kundernes oplevelse (for at få fakta)
  • Præsentation af undersøgelsens resultater og drøftelse af disse (for at italesætte problemerne)
  • Se holdningsprojekt for flere..

 

Hvori består leverancer i ‘bløde’ projekter?

Man kan betegne nogle projekter som ’hårde’, fordi de frembringer håndfaste resultater f.eks. et hus, en ny motor eller et IT-system. I disse projekter er det rimeligt nemt at beskrive projektets leverancer. Men hvad med leverancer i ’bløde’ projekter?

Bløde projekter omhandler f.eks. samarbejde, integration, organisationsudvikling, holdninger eller konflikthåndtering. Mange er fristet til at svare, at leverancerne er: ”det gode samarbejde”, ”integrationen”, ”de nye holdninger” eller hvad sagen nu drejer sig om; men det er forkert. Så taler vi nemlig om effekten af projektet eller om projektets formål, og projektledere bør (og kan i øvrigt heller ikke) forpligte sig eller forpligtes på disse områder. Hvad er leverancen så?

Hvis emnet interesserer dig, så læs min lille artikel her.

Projekttrekant

Projekttrekant

Her er den helt grundlæggende tænkning i projektet. Du skal som projektleder levere det aftalte Indhold senest på den aftalte Tid og med brug af max. de aftalte Ressourcer.

Indholdet er nærmere bestemt de ting som du skal fremstille i projektet – både antallet og de nærmere specifikationer. Ofte kalder vi også denne spids i trekanten for kvaliteten.

Tid giver sig selv. Det er en deadline – en dato.

Ressourcer er både penge og arbejdskraft og faciliteter. F.eks. kunne det være 100tkr. og en ½ tids medarbejder i 6 uger og endelig adgang til et laboratorium 3 timer om dagen.

Som projektleder bliver du målet på din evne til at klare trekanten. Det betyder, at du skal være omhyggeligt, når du commit’er dig på Tiden og Ressourcerne – at der er plads nok! At være omhyggelig med disse ting er første skridt mod at blive en god projektleder.