2012 Posts

Gantt kort i Excel for 2013 og 2014

En lille ekstra julegave…

Her er det opdaterede ark for de næste to år. Som sædvanlig med alt det man altid glemmer, når man ‘lige laver planen’:

  • helligdagene
  • skolernes ferier
  • mærkedage, som nogle gang skal nævnes og andre gange respekteres

I fanerne nederst er en Kvartalsoversigt for 2013 til 2016 tilføjet for langtidsplanlægning.

Gantt 2013

 

God fornøjelse..

Overtalelse og forandringsledelse

De krydderier man bruger, når man skal tilsmage en tale, et indlæg, et foredrag etc. hedder Ethos, Pathos og Logos (lær om dem her). De fleste har en naturlig tendens til at brug eet af krydderierne – så tilsmagningen består i at få tilsat de øvrige to krydderier.

Og hvorfor er det så vigtigt at vide det som projektleder? Fordi du hele tiden er i gang med at overbevise alle mulige omkring dig om dit projekt og dets fordele. Folk er imidlertid ikke lige sådan at overbevise. Rick Maurer siger (her), at folk reagerer på det du siger enten med:

  1. jeg forstår ikke hvad du siger!
  2. jeg forstår hvad du siger; men jeg kan ikke lide det
  3. jeg forstår, kan lide; men jeg stoler ikke på dig

Altså vil dem du taler til garanteret have en af disse tre forbehold, og det er dem alle tre du skal sikre dig at du overkommer.

Og mon det lige er sådan, at Ethos, Pathos og Logos præcist passer til hver af de tre forbehold? Jeps netop.

Logos til niveau 1, Pathos til 2 og Ethos til 3! Genialt!

Held og lykke med dine overbevisende taler i fremtiden!

Hvorfor bliver vi mon ved?

En analogi til dit job som projektleder kunne være følgende:

“Hver morgen ringer din chef til dig og tilbyder dig et nyt job, et ukendt sted, med ukendte tidsfrister og ukendte samarbejdspartnere. Uden tøven siger du ok og kaster dig ud i dagen. Hver aften kommer du fuldstændig mast hjem til familien, som har vænnet sig til, at du aldrig kommer hjem til tiden. Morgenen efter ringer din chef…”

Canadieren Martin Cobb’s paradox fra 1995 drejer sig om det samme: “We know why projects fail; we know how to prevent their failure – so why do they still fail?” 

David Hillson prøver at svare på det i månedens Risk-briefing her.

Fjern fejlene, så forsvinder stressen også

30% af din tid kan meget vel gå med at kæmpe med akutte problemer, fordi jeres processer ikke er på plads. Der besluttes for hurtigt, alle er pressede, ingen er effektive, det er mere handling end omtanke der præger dagligdagen.

I sådant et miljø er det let at blive stresset, fordi man aldrig rigtig kan regne med noget som helst – altås andet en forstyrrelser, forsinkelser, overarbejdet etc.

Få kontrol med processerne, og følgende sker:

  • færre fejl
  • flere ting går som planlagt
  • folk bliver mere effektive, når de har ro på
  • belastningen på den enkelte falder til normalt niveau
  • stemningen skifter fra anspændt til afslappet
  • stemningen bliver positiv

Få budskabet igennem med få kræfter

Hørte i dag Ann Marker (hende som kørte programmet Viden om i flere år på DR2) tale om kommunikation. Spændende spændende.

Hun indledte med dette lille kære video-klip – som vel siger alt om kommunikation.

Som projektledere skal vi kunne: lede personer, lede forandringer, forstå kunder og brugere, sælge idéer og planer til styregrupper, være ambassadør for vores projekt etc. etc. Værktøjet til alt dette ER kommunikation. Alligevel bruger vi meget lidt tid på at øge kvaliteten af vores kommunikation. Hvornår vågner vi op og forstår vores rolle som projektledere?

Henry L. Gantt 1861 – 1919 opfandt slet ikke Gantt-kortet!

Nå! hvem gjorde så? Ja det ser ud til, at ingen rigtig ved det, men een ting er sikkert: De kort som Hr. Gantt tegnede ligner slet ikke de planer vi arbejder med i dag.

Hvis du vil vide mere om Mr. Gantt og andre ingeniører, så læs meget mere her pmworldjournal.net., hvor Patrick Weaver har forsket i historien om planlægning. På mosaicprojects.com.au har han forsket i historien om projektledelse her.

barchart history

 

Fantastisk indlæg og lige så suveræn PowerPoint

Det her har ikke meget at gøre med projektledelse; men måske alligevel. Nu har jeg nydt dette blændende fordrag af Peter Hinssen flere gange, så måske vil du også sætte pris på det. I hvert fald får du vel nok det mest dynamiske powerpoint show ever! Samtidig er der meget til eftertanke for os alle, især hvis du beskæftiger dig med teknologi og afgørende hvis det er med IT. Vittigheden efter ca. 43 min. kan måske passe på nogle af os?

Følg dette link og klik på ‘Tilen’ øverst til venstre – Keynote. Blandt de fire videoer vælger du den øverst til venstre. Peter Hinssen kommer på efter ca. 12 minutter.

God fornøjelse..

En tosset kan hurtigt spørge om mere en ti kloge…

Situation: I har en god projektmodel/StageGate-model med præcise faser og nøjagtige beskrivelser af de oplysninger, som du skal give i et beslutningsgrundlag/Gate-rapport for at passere en Gate og fortsætte til næste fase/Stage. Du har nøjsommeligt oparbejdet det ønskede beslutningsgrundlag i Idé-fasen for et spændende nyt projekt. Du er til møde med Styregruppen/Gate-keeper-gruppen og har netop præsenteret din rapport og anbefalet et Go!

Handling: Gruppen syntes også det hele lyder spændende; men er lidt usikre på risiciene,  og de bedre dig gå lidt mere i dybden med dem. De er også lidt usikre på, om markedsvurderingen er valid, og de beder dig derfor ofre en betydelig investering i en tilbudsgørende undersøgelse. Endelig er der lidt tvivl om, hvordan det endelig produkt egentlig ser ud, hvorfor de beder dig ofre nogle design-kroner på at udarbejde nogle sandsynlige skitser af det endelige produkt. I aftaler, at du indkalder til nyt møde, når du har de efterspurgte oplysninger.

Reflektion: Det som beslutningsgruppen lige har bedt om er formodentligt hovedbestandelene i den efterfølgende Analyse- og planlægningsfase. De har altså udskudt beslutningen om at gå videre, indtil man ved meget mere! De tror altså, at de ved at udskyde deres Go ganske gratis kan få alle de oplysninger, de ellers skulle investere betydelige mænger af tid og penge i at få i den eller de efterfølgende faser? Beklager, sådan fungere virkeligheden ikke! Informationer og sikkerhed koster! Det er derfor vi skal have det Go, så vi kan opnå denne sikkerhed!

Morale: Man kan ikke blive 100% sikker på et projekt. Projekter er forretningsmæssige beslutninger, og forretningen er nu en gang ikke noget givet. Forretning er velovervejede beslutninger om at tage visse chancer og løbe visse risici; men sikker, det bliver man aldrig. Projektmodeller drejer sig om at gøre det vigtigste til givne tider i forhold til de beslutninger, der skal tages. Derfor må man som beslutningstager affinde sig med, at ting tager tid og især koster penge. Jo længere vi går i projektmodellen, jo klogere bliver vi; men vi kan aldrig blive sikre, og vi kan aldrig undgå at spilde tid og penge på projekter, som under vejs viser sig at være usunde.

Læren: Når beslutningsgrupper spørger sådan som beskrevet her, skal du tage det som købssignaler. Svar: “Jeg kan høre, at I gerne vil vide meget mere, og det kan I også komme til. I skal bare give et Go på at ofre f.eks. kr. 300.000,- på næste fase, så får I svar på alle Jeres spørgsmål. Hvad siger I? – er det et Go så?”

Team rolle profilværktøjer

Jeg blev forleden gjort opmærksom på http://www.123test.com. Her er flere spændende ‘tests’ eller retteligt værktøjer til afdækning af dine profiler i mange dimensioner. Bl.a. findes en om din team-rolle profil (ikke Belbin; men i den retning), en personligheds-profil DISC om Dominans, Inflydelse, Stabilitet og ‘Cikkerhed’ (ikke DiSC; men meget lig) og såmænd også en lidt dybere personlighed-profil JUNG (ikke MBTI men i den retning).

Det er selvfølgelig miniudgaver med få spørgsmål, så brug dem som inspiration og retningsgivere, før du får de ‘rigtige’

Trykprøvning af dit projektets mål

Det er sikkert ikke ukendt, at de leverancer dit projekt frembringer sigter på anvendelse af en målgruppe? Kunder, kollegaer etc.

Det betyder, at der er to formål: Dit projekts formål og aftagerens formål. F.eks. er dit projekts formål at designe og produktionsmodne et nyt typehus; medens kundens formål er få dækket behovet for sikkerhed og tryghed for familien i et hus. Hvordan hænger de to formål sammen – eller rettere hvordan skal de to formål hænge sammen for at begge parter er tilfredse? m.a.o. hvordan kan dit firma tjene penge på at dække kundernes behov?

Det man skal gøre er at nedbryde formålene som sædvanligt – og fortsætte indtil man møder fælles mål! Fælles mål kan være:

  1. billig pris – fordi vi kan fabrikere billigt
  2. smart design – fordi det kan netop vi
  3. grønt hus – fordi vi kan det med lifecycles
  4. hurtigt hus – fordi vi kan logistik
  5. overkommeligt hus – fordi vi kan financiere

Først når du har fundet fællesnævneren forstår du dit eget projekt!Faeles maal

Er det reelt et dilemma du sidder i?

Du kender dilemmaet: lige meget hvilken af to eller flere løsninger du vælger, så er det skidt!

Det kan være en god vane lige at smække dilemmaer op på slagterbænken og se nærmere på dem. Ofte består de af forskellige elementer, og når man først kan se elementerne, så kan man måske også øjne en farbar vej ud af et dilemma.

Dilemmaer kan, når man får kikket ordentligt efter,  bestå af elementer af Vilkår, Problemer og Opgaver.

Vilkår må man lære at leve med – evt. med et Ole Henriksen smil

Problemer i ens indflydelses sfære må man gå i gang med at kæmpe med

Opgaver i ens kontrol sfære skal bare Opgaver i ens kontrol sfære skal bare løses.

Kombinerede mål – hvad er det?

Vi har ofte tidligere behandler Formål/Succes kriterier hhv. Mål/Acceptkriterier (her, her og bl.a. her).

Man kan af og til savne en dynamik mellem på den ene side Mål/Leverancer og på den anden Formål/Effekt. Paybacktid udgør en sådan dynamik. Paybacktid er et kombineret mål.

En ønsket paybacktid på f.eks. eet år skaber en sammenhæng mellem omkostningerne til projektet (som jo er projektlederens hovedpine) og indtægterne fra projektets leverancer (som er bestillerens hovedpine). Kravet om eet år giver en interessant afhængighed mellem de to parter.

Kender du andre kombinerde mål?

Hvad tror du egentlig du er?

At få projektet færdigt og accepteret til tiden og budgettet gør os ikke til gode projektledere i alles øjne – i hvert fald ikke nødvendigvis i kundernes.

Det er lidt som med en leverandør – hvad vil du have: 1) Det du beder om eller 2) det du har brug for? Det sidste ikke?

Leverandører leverer det, som du bestiller. Forretningspartnere leverer det, som du har brug for – eller anstrenger sig for at gøre det.

Leverandøren kan du stole på i kvalitet, tid og pris. Partneren i oprigtighed, indlevelse, fokus på din forretning etc.

Leverandører kan man få alle steder. Partnere er mere sjældne.

Leverandørens rolle er nem. Partnerens rolle er svær, fordi man tit skal stille ubehagelige og provokerende spørgsmål. Man skal spørge igen og igen – selv når kunden har fået nok – “bare for lige at være helt sikker….”.

Vil du være en god projektleder i kundernes øjne, skal du kunne dække hele denne boldbane

Change the game

Hvis du vil ændre noget, så start med at forstå det først! Først når du forstår det helt, forstår du, hvorfor og hvordan reglerne kan ændre til det bedre. I takt med ændringerne af reglerne får du ændret det, som du oprindeligt ville ændre.

Den engelske remse hedder:

Play the game

Change the rules

Change the game 

Prøv at være med til at få flere forandringer til at forgå ifølge denne remse – og ikke i omvendt orden!!

Din projektledelse i et systemisk perspektiv?

Jeg har haft en helt speciel og helt uventet god oplevelse med denne bog….

Få øjnene op for, hvorfor du gør, som du gør!

systemisk projektledelseLæs min anmeldelse her.