maj 2013 Posts

Live fra Symposiet..

Hvis du lige som mig blev forhindret i at deltage på Foreningen Dansk Projektledelse’s SYMPOSIUM i år, kan du få en idé om, hvad der sker her på deres live-blog.symposium 2013

Projektledelse = Netværksledelse?

Projektledere er vel nok den gruppe af erhvervsfolk, som har allermest brug for et godt netværk. Projektlederens opgave er jo grundlæggende at knytte en masse personers viden sammen i løsningen af en given udfordring. Derfor er evnen til super hurtigt at finde frem til viden et succeskriterie for enhver projektleder. Når det er sagt, så kan det undre mig, at vi bruger så lidt tid på vores netværk – opbygge det, udbygge det og pleje det etc. De fleste vil sikkert sige, at det tager for meget tid? For besværligt? Kender ikke lige een med den viden etc. Jeg siger, at det nok tager ca. 15 min. at spare 14 dage hver gang du ulejliger dig med at bruge dit netværk. Hvorfor?

Fordi:

– hvis den du ringer til ikke har svaret, så kender vedkommende formodentligt een som har

– i fem opringninger garanterer jeg du får bid i mindst tre

– et godt råd, løsning eller hvad du nu har brug for tager som regel kun få minutter at få

– mine erfaringer siger, at i fire ud af fem tilfælde du tale med mennesker, får du et perspektiv til dit problem, som du ikke havde tænkt på

– de råd man får fra sit netværk er som regel tygget viden, det er som regel dyrt indkøbt erfaring så det er med andre ord råd, som sikkert kan spare dig for rigtigt meget oprydningsarbejde, hvis du følger dem.network

– selv hvis du hører til den type, som lige checker selv det bedste råd en ekstra gang, så koster det kun få minutter ekstra at ringe op en ekstra gang og få en mening om den løsning du har fået.

Så hvad er det lige, der holder dig tilbage?

Hvis du vidste hvor tæt du mange gange har været på succes, når du besluttede at give op – så ville du græde dig i søvn hver aften!

Det her spørgsmål kan give dig succes

Næste gang du bliver bedt om at køre et projekt, så spørg, om det er vigtigt eller vigtigt!
“Øhhh hvad?”
Ja, alle projekter i den her organisation er vel vigtige! og da vi alle sammen ved, at kun omkring 60% af dem reelt bliver færdige til tiden, kvaliteten og økonomien, så vil jeg gerne lige vide, om det her projekt er så vigtigt, at det ikke må havne blandt de 40%?
“Jamen bestemt er det da netop så vigtigt!”
Godt så, men som alle ved, så er det jo sådan, at hvis man gør som man plejer, så får man de resultater man plejer, så hvis jeg gør som vi plejer, så er der kun 60% sikkerhed for succes – er det acceptabelt?
“Nej bestemt ikke!”
Jamen, så skal vi jo nok tænke på at gøre noget andet, så jeg vil foreslå ..dit ..og …dat…

ja, nu er der frit valg på hylderne, så bare kom i gang med at få forankret og organiseret dit nye projekt sådan, som du altid har drømt om..

God fornøjelse!

Se evt. dette indlæg om praktisk brug af spørgsmålet.

Projektmodeller og Japanske haver?

Japanske haver skabes ved at fjerne en ting af gangen fra haven, indtil man kan se og føle, at nu er man nået ned til de mest kritiske og betydningsfulde elementer – sjælen i haven er fundet!

På samme måde med projektmodeller. De fleste er overlæssede, og brugerne af ’haverne’ mister overblikket, farer let vild og forstår grundlæggende ikke meningen med dem.

Der kunne opnås meget, hvis hver organisation ryddede op en gang imellem og vurderede elementerne i deres modeller – og smed de mindre vigtige ud! Hermed kunne der komme fokus på de allermest vigtige elementer i modellerne. Så kan ledere og projektledere øve sig på det til glæde for dem selv og især organisationens projektmodenhed. Først der efter bør man overveje at gå på ’planteskolen’.

Nogle idéer til hvad der kan prioriteres:Japansk have

Prøv at gennemføre tankeeksperimentet på dig selv: hvad er egentlig det vigtigste for dig i en projektmodel? Hvad mon det siger om dig? – og er du tilfreds med det? – og hvad gør du så ved det?

Kontrol eller omsorg?

Mange projektledere ønsker sig fuld kontrol med, hvad projektdeltagerne er i gang med; men af frygt for at blive oplevet kontrollerende holder de sig på afstand og spørger alt for lidt. De bilder sig ind, at afstand er lig med delegering og manglende opfølgning er lig med frihed og til sammen betyder det måske endda motivation?
Virkeligheden er desværre, at projektdeltagerne bliver usikre på forventningerne, de farer vild i opgaverne, leverer ting, som ikke kan bruges, og de ender med at medvirke til budgetoverskridelser og forsinkelser. Ulykkeligvis det stik modsatte af hvad projektlederen håbede at opnå ved at holde sig lidt på afstand.
Jeg vil sige, at ved at holde sig på afstand, så behandler man folk dårligt. Man viser ikke respekt for deres indsats og arbejdsliv. Det er virkelig dårlig ledelse.
God ledelse handler om at sikre, at kræfterne bliver brugt på de rette ting, og at alle når de fælles mål – og det kræver kontrol og koordinering.
Og så er det jo ikke kontrol af selv den mindste detalje vi taler om. Det er kontrol af kvaliteten, og det kan som regel gøres med få dybe spørgsmål på det pågældende fagområde.
hjaelp
God delegering består af:
1. at beskrive opgaven ved at definere og stille krav til resultatet
2. forklare hvordan resultatet medvirker til formålet med projektet
3. aftale et nyt møde om få timer eller dage for check på forståelsen og spørgsmål
4. på dette næste møde skal du bruge HV-spørgsmål til at sikre dig, at opgaven er forstået
spørg f.eks. om:
– hvilke alternative løsninger har du overvejet?
– hvor ligge de største udfordringer?
– hvor er de store tidsslugere?
– hvornår vil du have brug for lidt feed-back på dine del-resultater?
hvis du selv er dygtig på området, ved du lynhurtigt, om alt er som det skal være.

Nyt fra The Risk Doctor

Denne gang får du til din samling af risici fra David Hillson fem kategorier af risici forbundt med det at levere leverancer ‘across borders’. Læs nyhedsbrevet her.

Projektet er bare et kvalificeret forsøg!

Folk er i dag så tonedøve på ordet projekt, at de ikke længere forbinder ordet med det, som det er, nemlig et forsøg på at nå et mål. Et ofte meget velforberedt forsøg; men dog blot et forsøg. Hvis man som projektleder ikke italesætter projektet som et forsøg, så slapper folk af, deltagerne får fokus på egne behov isf. at få lavet noget, styregruppe kommer, fordi der er kage, og ikke fordi der skal træffes beslutninger, interessenterne iklæder sig offerrollen og bestilleren vender sig hurtigt mod nye projekter. Du bliver billedlig talt den eneste, der holder vagt på den farlige ekspedition; medens resten ligger og snorker.

Jeg siger ikke, at du nu skal løbe rundt og skræmme dem alle sammen. Jeg siger, at projekter er en alvorlig sport, og kun de dygtige og ansvarsbevidste vinder. Det kan hurtigt gå galt, hvis man slapper af. Det er lige netop det, der adskiller den professionelle fra amatøren. Den professionelle bliver ved med at være omhyggelig og ansvarsbevidst. Det er det ordet hentyder til. Man har styr på sin profession.

Hvem er super stjernen i ‘dit’ projekt?

De seneste mange års fokus på vigtigheden af bedre projekter og bedre projektledelse har haft den kedelige effekt, at projektlederen ofte er mere eksponeret end bestilleren. Det er projektlederen der hyldes for at lykkedes og ikke bestilleren. Projektlederen får blomsterne – nogle gange af bestilleren. Det svarer til at instruktøren på teateret eller i filmverdenen får klapsalverne og skuespillerne står bag ved.
I min verden som konsulent har det altid været sådan, at bestilleren stod på scenen og modtog folkets hyldest; medens jeg stod ude i kulisen. Bestilleren vidste godt, at en god del af årsagen til successen skyldes mig – og det er jo netop derfor man anvender konsulenter – professionelt (eller kynisk om du vil). Og det er fint nok at stå ude i kulisen og vide det. Lige om lidt går tæppet jo, og jeg forsvinder; men bestilleren lever videre i den nye virkelighed der er skabt, og der hører jeg ikke hjemme – det er bedst, om alle hurtigst muligt glemmer mig og kun stiller op bag bestilleren.
Prøv at overføre denne tanke på dit projekt – og tænk din interessentanalyse igennem – og tænk dit forhold til din bestiller igennem igen.

Denne lille historie fortæller netop om en projektleder, som har forstået holdopstillingen i projekter.

Haw du ju du?

Ditte Maria Søgaard har skrevet en underholdende og lærerig bog til alle, som skal i gang med eller er i starten af at begå sig i og samarbejde med fremmede kulturer. Læs min anmeldelse her.

Netværksmekanikeren Susie Lynge

I denne uge har jeg oplevet at få et fuldstændigt nyt syn på det at netværke. Jeg tror, at jeg har tænk som mange andre, at netværk var noget man ‘kom ind i’ på en eller anden tilfældig og ustruktureret måde – ja undskyld min naivitet, men jeg er altså ikke uddannet i at netværke (eller for den sags skyld i mange andre færdigheder af afgørende vigtighed for succes i vores arbejdsliv i dag).
Når Susie Lynge folder netværkstanken ud, bliver den pludselig forståelig (ja, næsten banal) og struktureret. Noget man bestemt kan gøre noget ved – både en selv; men lige så meget dem, som man vil netværke med.
Læs meget mere på netværkskompagniets hjemmeside her.

Barnepige for din leverandør?

Noget at det værste man som projektleder kan havne i, er den situation, hvor man bliver nødt til at hjælpe sin leverandør med at levere det, som man oprindeligt nøje udvalgte netop denne leverandør til at være aller bedst til. Nu viser det sig desværre, at det kan leverandøren alligevel ikke rigtig; men da du jo har store fingeraftryk på valget af og beslutningen om leverandøren, kan du ikke helt sige dig fri for skyld, og du føler dig derfor presset til at hjælpe leverandøren. Når du så har gjort det nogle gange, er du så filtret ind i sagen, at du ikke kan stoppe. Enten lykkes leverandøren og dermed du, eller også går I ned sammen!
Hvad gik galt? Ja, enten var det i udvælgelsen eller også var det i din håndtering af første tegn på manglende leveringsevne.
I udvælgelsen kunne det være:
Ingen leverandør levede op til de krav du havde opstillet. I stedet for at indse, at du og din kunde/chef/ledelse må slække på kravene, får du det legaliseret at tage den bedste af dem i stedet for – og så hænger du allerede på den!
Du tænkte, at det jo er leverandørens eget problem, hvis de påstår de kan levere og så ikke kan det! Men sådan er virkeligheden ikke, fordi din kunde/chef/ledelse kan slet ikke vente på, at leverandøren får styr på tingene, eller du finder en anden – “der står milioner på spil…” runger i dine øregange, når du prøver at falde i søvn. Det ender igen med at være dit problem.
Ved det første tegn kunne det være:
Du undlod at bruge kontakten til det, som den reelt er skrevet for
Du udviste tillid i stedet for at opsøge vished
Du udviste forståelse i håbet om, at de sikkert hurtigt ville klare problemerne

Så nu er du advaret! Det drejer sig ikke om at være hård ved leverandører. Nej, det drejer sig om vished!

The Risk Doctor

David Hillson fejrer i år 10 års jubilæum. Tak for en stor indsats på et område de fleste stadig opfatter som vigtigt jojo; men som sandelig må vige, når problemer opstår, og der er rigtig vigtigt arbejde at gøre!!!
For interesserede er mange af Hillsons foredrag at finde på hans Youtube-video-channel her.

Fordelene ved ikke at vide et klap..

Jeg løber i 9 ud af 10 tilfælde ind i en massiv mur af forsvar, undskyldninger og forklaringer, når jeg peger på, at man sagtens og måske endda endnu bedre kan bedrive god projektledelse uden at vide ret meget for det faglige indhold.
Det er en god idé en gang imellem at tænke sagen igennem, fordi den giver dig et perspektiv til din videre udvikling – mere faglighed eller mere (projekt-) ledelse?
Her er lidt input til at få tankerne i gang:

Tillid er noget man har til….dig!

Da jeg i sin tid arbejdede hos Price Waterhouse, undrede jeg mig ofte over de kedelige slides min partner Ole Heise altid brugte. Adspurgt svarede han en dag: “Jeg vil være helt sikker på, at de slides ikke tager opmærksomheden væk fra mig!”.
Han havde fat i det helt rigtige. Intet sælger sig selv! Selv verdens bedste idé sælger ikke sig selv. Der skal altid være nogen som skubber på. En som viser tydelig tro på idéen. Vi er jo nu engang flokdyr, og vil allerhelst følge efter en troværdig person i fronten.

Det skal du tænke på, når du disponerer tid til en præsentation: Hvor meget tid til PowerPointen og hvor meget tid til at træne din performance og din verbale præsentation? Du bruger sikkert alt for stor en andel på din PowerPoint? “Når bare den er rigtig, flot og logisk, så går resten af sig selv!”. Nej, det er ikke rigtigt! Du kan med den PowerPoint kun undgå at blive taget i fejl – overbevisningen skal du stadig selv skabe!
Start næste gang med at forberede dig til at præsentere UDEN hjælpemidler! Tilsæt derefter om fornødent HJÆLPEmidler .