oktober 2014 Posts

God Halloween-aften

skelletterLuk alle skeletterne inde i projektarkivet og nyd en uhyggelig aften med familie og gode venner.

God week-end

Et lille smugkik ind i Nordic Project Zone på mandag

Oana Krogh-Nielsen, Head of PMO for the National Electrification Program at Banedanmark taler bl.a. på konferencen, og jeg opdagede lige, at Elizabeth Harrin, som skriver flittigt på sin Blog: A Girl’s Guide to Project Management har interview’et Oana lige her om hendes erfaringer og gode råd til projektledere.

Se min konferencekalender over danske, skandinaviske og internationale konferencer lige her.

Der er brug for en ny type teamledelse i disse VUCA tider

Mange ting står for fald i disse VUCA-tider (om VUCA se her og her). Vi kører billedligt talt med stigende hastighed ind i en tåget og sløret fremtid. Her nytter god planlægning, ensartethed og velfriserede teams ikke meget. Mere end nogensinde har vi derimod brug for at forstå omverdenen og have hurtige reaktionsevner. Du og dit team skal i dag være:

  • nysgerrige nok til at kunne se ændringerne forude
  • forskellige nok til at opleve muligheder frem for begrænsninger
  • selvbevidste nok om styrken i teamets forskelligheder til at anvende dem aktivt
  • modne nok til at kunne rumme uenighed
  • fleksible nok til at kunne orientere  jer mod nye muligheder og udfordringer

Sådan et team får du ikke på klassisk vis blot ved at sætte de rigtige folk sammen eller ved teambuilding. Det gør du kun ved at teamet lærer sig selv at kende i sin adfærd i forhold til ovennævnte udfordringer.

Den eneste som har fat i denne tykke ende af disse udfordringer er efter min mening Elisabeth Plum, som med udgangspunkt i hendes konsulentarbejde med og bøger om kulturelle forskelle og –intelligens har udviklet værktøjet Team Potentiale, hvor teamet får indsigt og udviklingsmuligheder via disse dimensioner:

Teampotentiale

Nu om dage er der brug for reaktive projektledere! Hvad???

Når fremtiden bliver stadig mere tåget og utydelig pga. stadig flere og hurtigere ændringer i dine omgivelser, så indser du, at det ikke længere er muligt at være proaktiv. At være proaktiv har altid være idealet for projektledelse. At kunne forudsige og planlægge fremtiden var det, som det hele drejede sig om, men sådan er det ikke længere.

Når vejen fremad og dermed forudsigelserne er indhyldet i tåger, så nytter det ikke meget at være proaktiv. Formodentligt vil der være direkte farligt. Som en direktør i industrien sagde: “Jeg er holdt op med at være proaktiv. I stedet er jeg reaktiv – men hurtigt”.

Vi må indse, at det er slut med fortidens idealer om den perfekte projektleder, som ved slutningen af projektet kan sige: “Det gik præcist som planlagt”. Vi må slippe dette ideal og finde et nyt ideal omkring den reaktive projektleder.

Arne Vestergaard beskriver meget godt, hvorfor vi allerede nu har brug for reaktive projektledere. Han skriver følgende om udfordringerne i projekter i komplekse omgivelser:

arne vestergaard

Det er helt nye færdigheder, som du nok kan fornemme er rigtige; men som du aldrig blev uddannet til. Så du er lidt overladt til dig selv, men nu er du i det mindste opmærksom på udfordringerne. Der er en masse nye ting, som du skal blive meget bedre til – og som sædvanligt er der også en masse ting, som du skal aflære – hvilket måske er det vanskeligste?

Held og lykke med din videre udvikling.

Følg med på Blog’en her eller på Linkedin her eller på FB her eller på Twitter her.

Hvordan du får topledelsen engageret i dit projekts succes

PMI har her i oktober frigivet en dybdegående analyse af relationerne mellem topledelsens engagement og projekters- og programmers success. Her er en del anbefalinger til at vælge, opbygge relationerne til og kommunikere med topledelsen. Læs rapporten her.

Jeg vil lige slå et slag for projektlederens ansvar – det nytter jo ikke, at man altid peger fingre af ledelsen – læs her.

Nu er det bevist: Glade medarbejdere er de mest effektive

Sådan skriver DR idag på baggrund af undersøgelser på Roskilde universitetscenter. Det burde jo ikke komme som den helt store overraskelse; men nu er det også bevist. Læs mere her.

Glad graeskar

Hvad de ikke fortalte dig på kurset i projektledelse

Kan du huske, at du lærte at arbejde med interessenter og at estimere og vurdere risici? Du fik en fremgangsmåde og evt. nogle formler, og så var du ellers parat! Hvad du ikke fik at vide var, at de fleste input til disse fremgangsmåder og formler er så stærkt farvede af omstændighederne, at de i bedste fald er ubrugelige og i værste fald direkte skadelige!

Hov siger du allerede her: “det har da ellers passet meget godt hidtil!”. Ja ja, men også der bliver du snydt. Ting tager jo nu en gang den tid, som du ca. estimerede dem til, og nogle risici fandt du da også, inden de blev til problemer, men alt i alt ramte risikovurderingen garanteret langt fra perfekt? Interessenterne var nok de rigtige – eller var der lige et par stykker, som du havde glemt? Du er lige så slemt til at efterrationalisere som alle andre mennesker, og derfor lærer vi generelt ikke nok af projekterne. Vi karakteriserer bare de uforklarlige hændelser som uforudsigelige hændelser, hvilket er noget helt andet!

Hvis du læser Nobelprisvinderen Daniel Kahneman’s bog Thinking, Fast and Slow fra 2011 vil du overraskes (eller forfærdes) over, hvor påvirkelig du og jeg og os alle sammen er, når vi skal gætte på noget. Bogen fortæller bl.a. om, hvorfor vi (bilder os ind, at vi) kan beslutte os så hurtigt som vi gør. Tror du virkelig, at din hjerne lige analyserer et par tusind data inden du beslutter dig for et estimat eller en risikos alvorlighed eller en interessents indstilling til dit projekt? Beklager, sådan er det ikke. Hjernen er enormt doven og skyder alle mulige genveje for at levere det ønskede i en fart. Nævnt blot eet tilfældigt tal – f.eks. 64 – inden I næste gang starter på at estimere, og du vil se andre resultater end hvis du havde sagt f.eks. 31 fra starten!! Tro mig, mennesker er meget mere påvirkede, end du kan forestille dig. Det er svært at acceptere, og du vil sikkert ignorere dette indlæg og fortsætte dit liv i troen på, at du har styr på dig selv?Brain

Udenfor psykologkredse er det ikke meget kendskab til disse alvorlig fejlkilder. En undtagelse findes dog hos folkene bag estimeringsmetoden Successiv Kalkulation – vores Prof. Steen Lichtenberg og nordmanden Ing. Phd. Ole Jonny Klakegg, som har udviklet workshop-metoder, som beviseligt kompenserer for hovedparten af fejlkilderne omkring estimering i grupper. Det har ikke noget at gøre med formler. Det har at gøre med den måde der spørges på, mådens deltagerne involveres på, i rækkefølger, i regler osv. De fleste af os andre tror naivt på, at fremgangsmåderne og formlerne er sikre værktøjer, som man trygt kan læne sig op af.

Var det så et dårligt kursus? Næ, men måske manglede der noget vigtigt!

Et dansk Columbus æg?

Der er længe mellem at jeg ser reelle nyheder indenfor projektledelse; men nu er det lige sket! Hver gang det sker, er det bemærkelsesværdigt, at det nye altid er noget ganske simpelt. Columbus ægget er metaforen for en ting, som udgør en simpel løsning på et komplekst problem. Jeg syntes Project Canvas er et Columbus æg!

Projekter er komplekse, og de bliver stadig mere komplekse. Én måde at klare udfordringerne på er at man som projektleder bruger sofistikerede værktøjer og forsøger at overskue og styre kompleksiteten. En anden måde er at give flere mennesker en tilstrækkelig stor fællesmængde af viden om projektet, således at de kan navigere i og klare sig igennem kompleksiteten. Project Canvas er netop en idé, som kan hjælpe et projekt team med at få hurtig overblik og forståelse  ved indgangen til et nyt projekt.

Jeg har i mange år gennemført workshops på halve og hele dage for at starte projekter op. Hver eneste gang har der blandt deltagerne været overraskelser over, hvor meget indsigt og forståelse der kunne opleves på så kort tid! En anden iagttagelse har altid været, hvor stor betydning som den lille håndfuld centrale spørgsmål om projektet kan have for hele forståelsen!

I går faldt jeg så over Project Canvas og kunne straks se, at idéen lige præcis passede til mine behov, når jeg skal facilitere opstarten af projekter ude hos mine kunder. Det er simpelt, det fokuserer på det væsentlige, det er fleksibelt og det giver et fint overblik både on-/off-line. Se selv mere på http://www.projectcanvas.dk/ – opret dig gratis og fyld et canvas ud!

Jeg vender tilbage, når jeg har brugt Project Canvas på et konkret projekt.

Projectcanvas

IPM Day og masser af konferencer i oktober

International PM day er dagen, hvor vi skal fejre vores profession. Dagen hvor det vrimler med gratis webinarer fra gud og hver mand og fra nær og fjern. Det sker den 6. november. Jeg plejer at fornøje med med dette fra bl.a. IIL.

Jeg har opdateret kalenderen med en række internationale events året ud – bl.a. er der nu også asiatiske. Hent kalenderen her.

IPMDay 2014

 

Sådan kommer du videre med dine interessenter

De fleste vælger at udvikle relationer til interessenterne så tilpas meget, at de lige netop kan række projektet igennem; men hvorfor nu det, når interessenterne jo i sidste ende er dem, som holder projektet oven vande?

Gør dig selv en tjeneste af og til at gå interessenterne igennem og overvej, om alt er som det skal være? Behøver det at være sådan? Skal du tage nogle nye initiativer? Skal du mere på banen nogle steder etc.

Det er min erfaring, at det kan være svært at sætte ord på ens relation til en interessent. Prøv derfor for sjov at bruge disse relationskort: Tænk på en interessent og kik kortene igennem og find det eller dem, som lige netop viser essensen af relationen. Hold fast i den og spørg dig selv om, hvad du skal gøre mere, mindre eller anderledes fremover.Relationskort

Det kan du lige når inden week-end, så du er klar til den og projektet i næste uge.

Hvad betyder VUCA paradigmet for project governance hos Jer?

Eller på dansk: Sker der noget hos Jer, som ændrer på den måde I styrer alle Jeres projekter på?

Dynamikken i nutidens verden bliver ofte benævnt VUCA – Volatility (turbulens eller omskiftelighed) Uncertainty Complexity Ambiguity (tvetydighed). VUCA begrebet spænder over to dimensioner; nemlig 1) Viden om nu-situationen og 2) Forudsigelighed om resultatet af dine handlinger. Begge fra lav til høj. I hver af de fire dimensioner er der en unik ledelsesmæssig udfordring. Se dimensionerne i VUCA bl.a i denne illustration hos Harvard Business Review.VUCA picture

Uanset om man er bevidst om VUCA eller ej, så befinder danske virksomheder og organisationer i en virkelighed, som kan beskrives med VUCA, og der er ingen tvivl hos mig om, at alle (bevidste eller ubevidste ) desperat forsøger at tilpasse sig til – eller måske rettere udvikle sig til – at kunne overleve på VUCA præmisserne. Typiske tegn på det er bl.a.:

  • cut the crap – kort og præcis og essentiel information. Svedsken på disken. Hvad drejer det her sig om?
  • gut feeling – ej tid til analyser og undersøgelser. Føling med markedet og kunderne er vigtigere end boglige færdigheder
  • gambling – hvis du ikke spiller; vinder du helt sikkert ikke. Mange spil i gang. Store og små chancer. Store og små gevinster
  • vision – et stort overordnet billede af en glorværdig fremtid er vigtigere end terrabytes af detailinformation
  • thrive – i kaos er surferen rolleforbilledet – snarere end den desperate svømmer
  • focus – hellere få fokuserede indsatser, som kan huskes og overvåges i hverdagen; end skydning med spredhagl

Jeg vil tro, at disse kultur-elementer også smitter af på projekterne, på deres styring og ikke mindst på hele den måde, som de defineres og besluttes på. Desværre har jeg ikke mulighed for at indhente empiri på dette; men jeg tror, at en sådan afdækning kunne være værdifuld for os alle sammen. Formidl gerne disse tanker videre til folk, som evt. vil undersøge sagen.