2015 Posts

Nytår 2015/16

Nytaar 2015Glæder mig til gode dialoger og spændende debatter i 2016

Indlæg nr. 1.039

OL i Japan har slået (næsten) alle rekorder i overskridelser

Med et revideret budget på knapt 100Mia Kr. er byggeriet af OL-byen til olympiaden i Tokyo i 2020 nu 6 gange så dyrt som oprindeligt budgetteret, men Olympiaden i Montreal i 1976 blev dog værre med næsten 8 gange budgettet.

Læs om tidligere overskridelser her og nogle forklaringer fra vores ekspert prof. Bent Flybjerg her.

Hvordan ser det ud med dit budget for julen?

Hemmeligheden ved at nå benefit-målene i projekter

De fleste businesscase’s og projektbeskrivelser, som jeg har set, har været meget detaljerede på udviklings-, teknik-, tids- og økonomi-siden og meget overfladiske på effekt- og benefit-siden. Budskabet har mere eller mindre været, at når blot vi overkommer udfordringerne i projektet, så havner vi en situation, hvor alle benefits kommer springene lige op i armene på os.

Men sådan er det jo langt fra. Det kan godt være, at f.eks. en ny maskine reducerer produktionstiden med 11% (benefit); men hvad hjælper det, hvis man ikke kan udnytte den nye kapacitet? Så får vi aldrig de 11% omsat til kroner. Eller hvad hjælper det, at alle har været på kursus i mere effektive arbejdsformer, hvis der ikke er tid til at indføre de nye arbejdsformer? Så får vi aldrig potentialet i den nye viden omsat til sparede kroner.

Altså må man indse, at når et projekt har skabt nogle benefits, så er man faktisk kun halvdelen af vejen mod at få pengene i lommen.

Forholdet er illustreret her:Benefit ValueProjektet forventes her at skabe en eller anden form for effekt via nogle påvirkninger og nogle leverancer. Sandheden er dog, at effekten kun opnås, hvis de skabte benefits kan udnyttes som planlagt. Alle de sikkert mange betingelser skal alle sammen være opfyldte, før alle pengene er tjent ind. Det rejser det store spørgsmål om, hvem som har ansvaret for betingelserne?

Disse forhold om benefits har du nok set belyst på forskellige måder tidligere på denne blog – nemlig her om målforståelse og her om business-cases.

Du kan kun få to – og du får kun to

Som forklaret her skal bestillere lære at forstå, at de kun kan stille krav til to af siderne i projekttrekanten – aldrig alle tre. De kan f.eks. få noget hurtigt og billigt; men så bliver det til gengæld ikke godt!

En anden ting bestillere skal lære at indse er, at de så heller aldrig får mere end to af siderne opfyldt. Det skyldes, at en god projektleder altid vil sikre sig, at der enighed om prioriteringen af trekanten fra starten – “for tænk om der bliver behov for at juster – så skal vi være enige om, hvor vi skærer”. Tiden er måske 1. prioritet og Kvaliteten 2; jamen så er Økonomien jo 3. og dermed er det stensikkert, at budgettet vil blive sprængt, fordi ethvert problem vil blive løst via Økonomisiden.

Så alt i alt er projekttrekanten en glimrende model til forståelse og til aftaler; men forvent kun to!!

Du kan faktisk bliver ret meget bedre til at tegne gode flips på kun én dag

Jeg nød at være på visualiserings-kursus hos Jesper Oehlenschlager i går. Hold da op, hvor skal der ikke ret meget til, for at få nogle virkelig fede ting frem på flip’en! 2.000,- ex. moms for en udbytterig dag syntes jeg er billigt – se mere her.Tegnekursus

Specielle årsager til at nyde December

Som projektleder kan du i December glæder dig over, at sløset projektledelse i denne måned faktisk kan bringe dig foran!!!!

Du skal bare glemme kalenderlyset en times tid – og se bare: du er en dag foran!

Kalenderlys6

Glem det længere – og du er endnu længere foran.

 

Og glem det helt – og du risikerer pludselig igen at være håbløst bagud – måske endda værre end før, hvis brandvæsenet ikke kom hurtigt nok frem?

Fix og færdig regneark til Risiko rapportering

Michael Bomberg Lind har lagt dette ark ud til fri afbenyttelse.Riskreport

 

God fornøjelse

Start ugen for fuld blæst!

Her er et trick jeg lærte for nylig. Et trick som giver hjernen ekstra kapacitet og holder dig mere energifyldt.

Du skal simpelt hen prøve at bukke dig ned og kikke under bordpladen. Der sidder et par knapper med pile på. Tryk på den med pil-op indtil dit skrivebord er kommet 20-30 cm op!

Kan du huske hvor glad du var for bordet engang? Hvor meget lettere det hele gik?

Der er du nu igen!

Ha’ en dejlig uge!Opned

Indlæg nr. 1.032

 

Blive klogere – hurtigere

Den gode Susie Lynge er nok Danmarks dygtigste når det gælder om at få organisationer til dele viden. Susie’s hemmelighed er, at hun meget hurtigt kan få folk til at blive meget meget bedre til at netværke. Ikke sådan på “jeg hører indlægget og snupper en kaffe” måden og heller ikke på “jeg snakker bare med alle de andre om løst og fast og så dukker der nok noget nyttigt op” måden. Næ, hun kan lære folk “jeg har mindst en håndfuld vigtige spørgsmål og jeg ved både hvem som kan og hvordan jeg får dem besvaret” måden.

Nu har Susie besluttet sig for at røbe nogle af sine hemmeligheder i hæftet “Spil hinanden gode – med videndeling”. Få hæftet som pdf via dette link.

 

God week-end

Når du siger Ja; så siger du også Nej!

Man kan også sige, at hvert Tilvalg er et Fravalg. Altså at hver gang du tager noget mere ind, så skal tiden til det jo komme et eller andet sted fra, og så må du sløjfe noget andet.

Det er sådan set okay, hvis du ellers ved hvor, hvad eller ikke mindst hvem du vil tage tiden fra?

Hvis du vil have et meget bedre liv, så øv dig på at blive bedre til Fravalg hver eneste gang du er fristet af et Tilvalg. Det er ikke let; men du kan få noget inspiration her (måske skal du lige registrere dig; men så har du også adgang til oceaner af erfaringer fra kendte danskere) af disse kendte danskere, som alle har kæmpet og nok også er blevet bedre til det.

Hvis du ikke bliver bedre til det, risikerer du en dag at vågne op og indse, at du alt for længe har fravalgt noget meget vigtigt – nemlig livet!Fravalg

Her er de værktøjer du skal anvende til samarbejde med eksterne deltagere i projekter

Her er de værktøjer jeg bruger, og som jeg ved er blandt de mest populære globalt.

Collaboration

Projekttrekanten er let at forstå; men få forstår den!

Hvis vi øger Indholdet i trekanten, så skal vi bruge flere ressourcer. Det kan alle forstå, og hvis vi har færre Ressourcer, så kan vi heller ikke producere så meget Indhold.

Men hvilken rolle spiller Tiden så? Hvis vi har mindre Tid hvad så? Jamen så skal vi da også have nogle flere ressourcer – vil de fleste sige – ellers kan vi ikke nå det! Men det er forkert, fordi vi skal stadig lægge lige meget arbejde i projektet, fordi Indholdet jo er uforandret! Udfordringer er derimod, at arbejdet skal udføres over en kortere periode. Ergo skal vi have flere personer på projektet – som så til gengæld skal arbejde over den kortere periode. Vi kunne også fortsætte med uændret antal personer; men så skulle de f.eks. arbejde længere pr. dag.

Udfordringen med den ellers glimrende projekttrekant er, at vi sætter Ressourcer = antal personer i stedet for = omfanget af arbejdsindsats eller prisen for indsatsen.

Hvis man er meget nøjagtig, så vil et forceret projekt sikkert reducere effektiviteten, fordi sådan går det som regel, når vi er fortravlede. Derfor vil Ressource-siden måske alligevel vokse lidt, når vi presser Tiden – måske 10% for at kompensere for tab af effektivitet; men så heller ikke mere.

Hvis du blev lidt forvirret, så prøv selv at regne efter i dette lille projekt:

Trekant eksempelHils også på Hr. Trekant som af og til kommer til skade her på blog’en!

Indlæg nr. 1.029

Ny udgave af Statens Business Case

De små ændringer omfatter:

1.       Justering af beregningen af risikopuljen. Der vil for fremtiden være færre ”spring” mellem indtastninger og beregnede beløb.

2.       Konsekvensrettelser af tekster som følge af den justerede beregningsmetode.

3.       Samfundsmæssige gevinster og produktivitetsgevinster er fjernet fra tabel 2 på rapportfanen, da disse oplysninger ikke havde relevans for FiU.

4.       Mindre rettelser af pris- og løntalsregulering for 2014, samt indføring af nye PL-tal for 2016.

Jeg savner stadigt, at modellen har en følsomhedsanalyse indbygget, så man fra begyndelsen kan se, hvilke tal i casen det er allervigtigst at være sikre på. Se mere om følsomhedsanalyser her.

Hent modellen her.

Projektlederens katastrofe-spiral

Der er to naturlove i projekter! Den første er, at jo tættere på deadline du kommer, jo dårligere kvalitet er du tvunget til at acceptere. Den anden er, at jo længere væk fra deadline du er jo mere tilbøjelig er du til at sige ja til ændringer. Begge forhold er alvorlige; men når de naturlig nok optræder på samme tid, så forstærker de hinanden! Du siger ja, belastningen vokser, kvaliteten falder, du skammer dig, du siger ja til mere som en slags bod, belastningen stiger, kvaliteten falder…

Når du langt om længe begynder at sige NEJ! har du for længst tabt slaget. Du når principielt deadline; men en syndflod (!) at kvalitetsbrister venter så reelt kommer du for sent og sprænger din ressource-ramme.

SpiralJeg negligerer ikke udfordringerne ved at sige nej. Tvært imod har jeg skrevet meget om emnet og om at blive bedre til det. Søg blot på ordet NEJ.


Nyt om Risici!

David Hillson skriver i sit jubilæumsbrev – nemlig månedsbrev nr. 100 om de ti mest kendte myter om risici og risikobehandling. Prøv lige at øje dem igennem og tænk på din egen holdning og ikke mindst holdningen i din organisation. Er der noget, som skal ændres?

Læs nyhedsbrevet her: 100 Top Ten Risk Myths