juni 2016 Posts

Ekspert i at gøre en forskel!

Vi er i en tid hvor hårdt arbejde, gå-på-mod, pålidelighed, etik og moral og evnen til at opnå resultater og meget mere fuldstændig normalt på en god dansk arbejdsplads bliver gendefineret under det evindelige og utålelige ønske om at gøre en forskel. Flere og flere udtrykker ambitioner om at gøre en forskel. At blive kendt for at gøre en forskel har høj værdi alle vegne. Det at skille sig ud fra den grå masse af danskere har stor værdi, men kampen om at gøre en forskel er ikke let, fordi alle vil jo gerne gøre en forskel. Ingen vil jo være grå og gennemsnitlig, så man er oppe imod stærke konkurrenter i kampen om pokalen for at gøre en forskel.

Og hvad har det så med projektledelse at gøre? Jo, projektleder er faktisk ansat til at gøre en forskel! Så vi kan gå glade hjem hver dag og glæde os over, at vi har gjort en forskel i dag, og i går og har planer om også at gøre det i morgen. Der er selvfølgelig sublime projektledere, som gøre en forskel, når de gør en forskel; men bliver det ikke lidt for kunstigt at drøfte? Kan vi ikke bare alle sammen passe vores arbejde på fornemste vis, så vi kan gå hjem til tiden og gøre en kæmpe forskel i vores familie og omgangskreds og i det hele taget i vores eget liv?male_hand_business_card_custom_17185

Disse persontyper er altid en udfordring i en workshop, hvor I arbejder med Risikostyring

David Hillson – The Risk Doctor – skriver i sit nyhedsbrev om de persontyper, som man skal passe på med. Husk herunder på, at de positive måske ikke er de bedste, fordi de måske ikke altid er helt ærlige. Her er udfordringerne:

Den aggressive   som mener at det er spild af tid og heller vil få noget ‘rigtig’ arbejde fra hånden. Er højlydt imod arbejdsmetoderne og distraherer de øvrige deltagere

Brokkerøven       som er utilfreds med rummet, med valget af deltager, med tidspunktet, med varigheden af workshoppen, med stole, med kaffen og med brødet…

Kloge Åge             som er den første til at besvarer ethvert spørgsmål. Som taler med stor overbevisning om såvel kendte som ukendte emner, og som argumenterer hårdnakket for deres synspunkter

Rygklapperne    som på overfladen ser ud til at bakke dig om; men som måske desværre ikke melder klart ud om deres inderste meninger og holdninger til de risici I arbejder med

Den Negative      som sætter en ære i at være på tværs og som tydeligt viser, at vedkommende ikke har tillid til ret meget af det, der foregår på workshoppen

Udskyderen        som aldrig kan tage en beslutning og altid vil stille tingene i bero til der er indhentet mere information

Den passive        som ikke vil involveres, og som ikke vil bidrage med input selvom man spørger

Læs nyhedsbrevet, hvor David giver tips til håndteringen.Riskworkshop

Indlæg nr. 1.097

 

Hvad ville du mon helt præcist få ud af at få en bedre styregruppe?

Den letteste sag i verden er at kritisere en ledelse eller styregruppe. Der er straks lidt sværere at pege på konkrete effekter af en bedre ditto. Hvad ville der f.eks. ske, hvis de havde læst din statusrapport lidt mere grundigt? Hvis de stolede fuldt og fast på dine forslag og kun besluttede dem isf. at gå i detaljer? Hvis de var flittigere til at orientere om potentielt vigtige forhold i projektets omverden? Hvis de i ord og gerning bakkede projektet mere op? Osv.

Lyder det besnærende, eller kan du mon også fornemme en lille anspændelse? En lille smule udfordring ved tanken om at du jo så pludselig ville stå med hele ansvaret for projektet – uden de sædvanlige muligheder for at tørre en behagelig del af ansvaret af på styregruppen? Godt; men hold så op med at brokke dig og start på at gøre tingene bedre!

Projekter bør være et fælles ansvar som løftes af både projektleder og styregruppe. Der er ingen, som har noget ud af at pege fingre af den anden part, fordi projektet altid vil lide under det. Man bør i stedet vokse og udvikle sig i samme takt. En dygtig projektleder bør indse, at der er et ekstra job med at skabe en dygtig styregruppe og vice versa.

styregruppe

Guldminen – den vigtigste diskussion i ethvert projekt!

Medens vi har nogenlunde styr på projekterne fra de starter og til de slutter, så er perioden efter projekterne stadig et indsatsområde præget af megen tilfældighed. Selvom det faktisk er her hele formålet med projekterne realiseres og i mange projekter her, hvor pengene tjenes hjem. Fordi perioden efter projekterne er så forsømt rent styrings- og metodemæssigt, og fordi interessen i stedet ofte svinger mod nye projekter, bliver der meget sjældent realiseret de benefits, som man havde regnet med (og som i mange tilfælde berettigede projektet i businesscasen!). Forholdet er vist i nedenstående grafik; men der er også peget på fire måder at forbedre udbyttet på – fire måder at grave endnu mere guld ud af minen!

  1. Agil udvikling fremskynder produktionen af værdi, idet vi hele tiden forsøger at producere det, som giver mest benefit og venter med øvrige ting. Herved kan vi både planlægge med benefits tidligere; men vi kan også være sikre på at realisere dem tidligere. Tidligere benefits har større nutidsværdi end senere; men reduceret time-to-market har i mange projekter endnu højere værdi (læs også om den endnu hurtigere metode pretotyping her).
  2. Mere effektiv forandringsledelse bringer de realiserede tættere på de planlagte benefits. Forandringsledelse er groft sagt en funktion af Forudsætninger * Motivation. Selvom motivationsdelen som regel er i højsædet, når lanceringen af et nyt projekt planlægges; så bliver indsatsen alligevel ofte utilstrækkelig – sådan som bl.a. forandringsagenten Kotter beskriver det. Værre står det til med at overskue forudsætningsdelen, som beskæftiger sig med at kortlægge, planlægge og realisere alle de forudsætninger, som skal være på plads især før; men bestemt også efter det punkt i værdikæden, som projektet drejer sig om. Forholdet er beskrevet her og her.
  3. Langt de fleste beregninger af benefits er alt for snævre omkring de primære benefits – de umiddelbare effekter af projektet. De sekundære og måske endda tertiære benefits glemmes tit. Disse benefits kunne f.eks. være lavere transportomkostninger pr. ton fordi vi indkøber flere råstoffer, fordi vi producerer mere, fordi vi sælger mere, fordi vores priser er blevet lavere, fordi vi producerer billigere og alt sammen fordi et projekt har optimeret vores produktionsapparat. De fleste ville stoppe ved det øgede salg; men der kan altså være langt mere guld at grave frem – som naturligvis så også skal styres igennem!
  4. Cost/Benefit beregninger dækker normalt perioden frem til og med breakeven samt det punkt, hvor forrentningen af investeringen er konkurrencedygtigt med andre investeringsmuligheder. Så meget desto mere mærkeligt er det, at realiseringen af benefits i hele perioden meget sjældent overvåges. Normalt ‘glemmes’ forholdet, og man kaster sig ivrigt ud i nyt projekter – projekter som måske river forudsætningerne ned igen og dermed i det skjulte skaber minus-benefits!!

Så hvad gør du nu? Du drøfter disse fire forhold med sin chef eller din styregruppe, og enten gør I som I plejer – og får det ud af projekterne som I plejer. Eller I tager mere håndfast fat om et eller flere af de fire indsatsområder – og får endnu mere ud af skillingerne! Der er masser af guld!

God fornøjelse.

Guldminen

Har du båltalen klar til i aften?

Skt. Hans er ligesom alle andre begivenhed en lejlighed for refleksion og tanker og for- og fremtid.

Jeg ønsker dig en hyggelig aften.Sankthansheks

Er svenskere konsensussøgende?

I sidste uge på Symposiet mente en dansker, at “I svenskere er jo konsensussøgende” hvortil en svensker svarede “Jag vet inte – Jag har aldrig hört talas om det?”.

Kultur er ligesom vandet for fisk – de kan ikke se det. Vi dansker kan måske se, at svenskere bruger mere tid på beslutningerne; men det er altså ikke sådan, at det er en slags grundlov som alle svenskere er bekendte med. Svenske ledere og medarbejdere ligner danske ditto meget; men de er generelt mere langsigte end os. Vi er hurtige på aftrækkeren; medens en svensk ledere hellere vil bruge lidt mere tid nu; end en masse tid senere, hvor uenighederne måske bryder frem i lys lue.

Til gengæld er svenskerene mere autoritetstro. Når chefen går videre til næste punkt på dagsordenen, så er det foregående altså vedtaget!!! Her plejer vi i Danmark lige at slå fast, at “det har vi så vedtaget”. Autoritet smitter også af på alle de danske butikker, hvor svenskere arbejder. Der får du som regel langt mere kundeservice, opmærksomhed og respekt; end hvis det var en enormt træt ung dansk sms’ende ekspedient du stod overfor.

Hoffstede Sverige

Sådanne forhåndsoplysninger kan være nyttige at indhente før rejsen til en anden kultur – hos f.eks. Geert Hofstede i han værktøj til sammenligning af kulturer – her for DK og S:

Så skal du operere i Sverige, så skal du ikke nødvendigvis reagere på din evt. oplevelse sendrægtighed. De er blot ved at blive enige eller mere enige  – hvilket ofte viser sig at være en rigtig god investering! Presser du på, får du jo nok et nik; men hvad hjælper det, hvis folk grundlæggende er uenige med dig? Svenskeren udfordrer dig jo slet ikke, sådan som du er vant til på danske arbejdspladser. De har mere respekt for bossen og de er mere feminine!

 

Har du nogle gamle slidte projekter til Skt. Hans bålet?

Snart skt hans

På tyve år er vi blevet dobbelt så succesfulde med it-projekter – så mangler vi bare de sidste 2/3!

Iflg. den seneste såkaldte Chaos Report lykkedes 35% af verdens it-projekter på kvalitet, tid og økonomi. I 1994 var det 16,2% da The Standish Group første gang udgav rapporten. Spørgsmålet er, om vi nogensinde kommer videre? Måske skal vi slet ikke videre, fordi det måske slet ikke handler om at blive færdige til tiden og indenfor budgettet; men i stedet for om opnået værdi? Måske skal vi vænne os til at måle på, hvor mange projekter som nåede deres benefitmål?Fejler implementering

Det kan du jo spekulere på medens du holder en dejlig week-end!

Når Agil udvikling ikke er hurtigt nok – og i øvrigt for dyrt og for risikabelt, så skal du…

..pretotype! dvs. bruge metoden pretotyping. Jeg deltog på Året Projektdag i går og fik mange gode ting med hjem. Den mest interessant var den for mig helt ukendt metode pretotyping som Topdanmark med succes havde benyttet på nogle nye forsikringsprodukter. Kort fortalt er det sindssyg hurtig produktudvikling efter nogenlunde samme opskrift som ved dogmefilmene. Populært sagt en hurtig opsat wild-west kulisse med en god front mod kunden, og så bagved er der kun pap og håndholdte og manuelle løsninger.

Og hvorfor nu det? Fordi så får du prøvet en idé af på rigtige kunder i en fart og vel at mærke inden du skal ofre mange penge og laaaang tid på at få alle de forskellige funktioner i din organisation til at samarbejde om en ‘rigtig’ løsning. Det skal være sådan, at når den første kunder skriver under, så siger du “Shit, nu har vi godt nok travlt! men hvor er det lækkert, at idéen holder vand”. Omvendt hvis ingen kunder viser interesse, kan du så sige “Øv; men godt vi ikke investerede mere i den idé”

Så i en virkelighed, hvor det går hurtigt og hvor usikkerhed er høj (lyder det bekendt?) er agil udvikling ikke længere nok. Der skal du måske i gang med pretotyping? Læs meget mere her bl.a. bogen om metoden (behøver jeg at sige, at bogen er pretotypet på få dage?…).

Og nej, man kan ikke bygge Storebæltsbroen og rigtig mange andre ting med metoden; men man kan give den en tanke alligevel – især hvis man føler, at det er som at vade i størknende beton at få idéer igennem ens organisation!Pretotyping

Indlæg nr. 1.090

God mor’n!

smile 2016Jeg har stor nytte af at tvinge mig selv til at smile og hilse god morgen til så mange som muligt jeg møder om morgenen, for så får jeg et god morgen tilbage og måske også et lille forundret smil. Efter at have fået ti god morgener og måske ti smil, så kan jeg mærke hvor det varmer indeni og jeg bliver i bedre humør.

Det er gratis og det smitter helt enormt!

Gør din ejendom, gade, organisation, bydel, by og land til en “go’ mor’n zone!

Skab engagement og mening med HVORFOR, afklar med HVORDAN og præciser med HVAD

Det kan godt være du har hede drømme om det færdige resultat; men hvis du skal vække passioner hos projektdeltagerne og interessenterne, så skal du tale om noget helt andet. Så skal du tale om hvorfor resultatet er så vigtigt at få skabt. Så skal du tale om de behov som I er i gang med at dække. Så skal du tale om at noget bliver lettere eller mindre smertefuldt eller billigere eller nogle bliver glade eller mere trygge eller mere trofaste eller hvad det hele nu engang drejer sig om. Mennesker bliver engagerede af sager. Engagement har med hjertet at gøre; medens resultater kun har med hjernen at gøre.WHY

Det er derfor vi altid som projektledere altid starter med spørgsmålet hvorfor og dermed altid med formålet. Siden går vi videre til hvordan og hvad med vores nedbrydning (se her og her). Det interessant er, at med mennesker forholder det sig på samme måde. Det vigtigste for os er at forstå formålet eller i daglig tale “meningen med det hele”.

Hvorfor det forholder sig sådan? Det kan have med vores hjerner at gøre. Således har den seneste udviklede del af hjernen med praktik at gøre dvs. hvordan og hvad; medens vores oprindelige hjerne har med følelser at gøre og dermed hvorfor. Så kan du få vækket følelser i grundhjernen, så får du alt det engagement du har brug for! Det kan du blive meget klogere på i disse to glimrende TED talks her og her.

På trods af alt dette, så taler de fleste projektledere desværre kun få minutter om formålet; men i timevis om hvordan og hvad. Gode ledere og succesfulde organisationer taler meget meget længere om hvorfor. Prøv at rette lidt på det forhold næste gang du skal starte noget op.

Man kan også presse timepriserne så langt ned at det bliver dyrt!

Det er befriende når en offentlig ansat leder på Symposiet i sidste uge reflekterende siger, at “Vi nok er ved at have presset timepriserne for langt ned – man kan jo ikke forvente kvalitet til de her priser!”. Der levner håb om fornyet fornuft i det offentlige (og bestemt også i det private) når vedkommende og sikkert også andre på den måde tager ansvar på et lidt højere niveau og er kloge nok til at tænke på helheden og på det langsigtede i stedet for kun den enkelte aftale og de næste par uger.

I aftaler og kontrakter har man aldrig kunnet og vil aldrig få et godt samarbejde, hvis prisen presses for meget. I takt med at prisen går ned bliver det mere og mere livsnødvendigt for den leverende part at sikre, at der ikke leveres mere end lige netop aftalt. Hun/han bliver leverandør – leverer det aftalte; men er det det man vil have eller vil man i virkeligheden have en samarbejdspartner som tænker lidt længere, som foreslår, som er kreativ (på den gode måde), som advarer, som motivere, som nogle gange tager det sure med det søde etc.?

Ukritisk (altså uden at tænke sig om) brug af Udbud (lovpligtige i mange tilfælde), indkøbsafdelinger, snedige jurister og f.eks. SKI-aftaler skader samfundet fordi vi måske nok sparer på den korte bane; men ofte taber stort på den lange. For få tænker på hvor mange mill. timer det private bruger årligt bare på at skrive tilbud – for at få måske 1 ud af 5´! Hvem betaler for de 4 som ikke blev solgt??????

Der er fordele og ulemper ved alle fremgangsmåder; men den som bør træffe beslutningen, er den som skal leve med resultatet – og det er aldrig dem som skrev udbuddet, eller forhandlede prisen helt i bud i indkøbsafdelingen, eller fik sneget spidsfindigheder ind i kontrakten eller tromlede en hel branche flade i SKI.

Tænk over disse ting næste gang du køber ressourcer ind til dit projekt!Balance pris kvalitet

265 er nu blevet endnu bedre til projektledelse

Plan projektledelsenTo intense dage på Foreningen Dansk Projektledelses Symposium 2016 er slut. Det er dejligt at vi i lille Danmark kan stable et arrangement på benene hvis lige kun findes meget få steder i verden. Det er slet ikke tilfældigt. Det skyldes en heldig kombination af dels en (ledelses-) kultur, der udgår en ideel klangbund for projektarbejdsformen og dels nogle ildsjæle og kløgtige dansker, der igennem tiderne har evnet at lægge nogle væsentlige brikker i det stadig større puslespil om projektledelse.

Om det så har været umagen værd må den enkelte af de 265 deltagere selv bedømme; men een ting er sikkert, og det er, at alle i hvert fald har få kilet et par dages refleksioner ind i den travle hverdag som projektleder. Og det er det allervigtigste for en projektleder, som har et helhjertet ønske om at skabe mest mulig værdi af sine ledelses-tiltag. Så bliver man nemlig nødt til at stoppe op en gang imellem og evaluere eller reflektere over effekten af ens udførte projektledelse. Og hvis man ikke når det i en travl hverdag, så får vi helt sikkert gjort det på Symposiet. Får nye perspektiver på det vi gør. Får nye ideer til at gøre tingene på andre og bedre måder og måske allervigtigst får øje på nye muligheder for at skabe værdi i og af projekter med god dansk projektledelse.

 

WP_20160609_09_46_50_Pro

Selvom fremtiden er livsnødvendig at sikre, så bruger vi alligevel flest kræfter på fortiden!

Har du nogensinde tænkt på, at langt de fleste mennesker hos Jer, måske tilmed de dygtigste og helt sikkert de dyreste og højest placerede er ansat til at holde produktionen af gårsdagens idéer i gang? Der er kun dig og måske kun en lille håndfuld andre projektledere til at sikre fremtiden? Skræmmende ikke? Pludselig kommer der et David og Goliat perspektiv ind i dit arbejde! Pludselig bliver det klart for én, hvorfor det er så svært at være projektleder og få skubbet tingene igennem.

Forholdet betyder videre, at langt langt hovedparten af pengene, tiden og indsatsen bliver hældt i det eksisterende; medens der kun modvilligt gives slip på beskedne bidrag til dine projekter! De andre har den smarteste IT, de lækreste kontorer, de dyreste konsulenter og de fedeste biler til at holde gang i produktionen; medens du dårligt kan få indløst et bilag på 10 pizzaer. Du er også den som skaber ændringer og usikkerhed og utryghed; medens alle de andre står for stabilitet og sikkerhed og tryghed. De andre sætter en styregruppe til at holde øje og især styr på dig selvom du egentligt meget heller ville have haft en beslutningsgruppe.fisk imod

Og sådan kunne jeg blive ved; men det ændrer jo ikke på forholdene. Men tænk om det var blot lidt anderledes! Tænk om de bedste hver dag sikrede fremtiden! At ledelsen havde kæmpe appetit på morgendagens muligheder! At alle kikke bare lidt mindre på organisationen sådan som den er og brugte bare lidt mere tid på at se på, hvad den kunne blive til?

Tænk om projektledelse gik ud på at holde lidt igen! På at koordinere enorme mængder af idéer og ressourcer! På at lede gigantiske hære af kampklare fremtidssoldater!

Slut på drømmen – tilbage til kampene! Vi er afhængige af din indsats! Hæng i! Hæng i!

Ha’ en god uge!

 

Indlæg nr. 1.086

Bliv endnu klogere på projektledelse i juni

Nu går vi ind i en travl periode, hvor du kan få ladet batterierne op med erfaringer fra projektledere i ind og udland.Konferencekalender juni 2016

De store trækplastre i København bliver Symposiet 8. og 9. juni og så ugen efter Projektdagen den 15. På sidstnævnte kan du lige nu tage en kollega gratis med!

Hent konference-kalenderen her med links til program og tilmelding m.v.