januar 2017 Posts

Konferencekalenderen er opdateret – og god week-end!

Her er den så med links til de enkelte konferencer. God fornøjelse og udvikling.

Good week-end!

Nu kan man endelig køre virtuelle workshops hvor alle deltager som om vi er fysisk sammen

 

Jeg har længe savnet et nemt værktøj, som kunne koble virtuelle deltagere ind på en workshop, og nu har jeg endelig fundet et, som sidder lige i øjet! Det jeg har ledt efter er muligheden for at alle deltagere parallelt kan skrive ‘papkort’ med input, at vi hele tiden kan se alle ‘papkort’ og sidst men ikke mindst, at alle kan flytte om på dem. Det sidste især for at kunne indsætte ‘papkortene’ i f.eks. en matrix til sortering af interessenter. Afstemninger er en anden facilitet, som jeg selv bruger guld- og sølvstjerne, hjerter osv. til, så deltagerne kan markere de idéer, som de bedst kan lide.

Og så fandt jeg det forleden og har testet det nogle dage, og det er the perfect match! Produktet hedder Mural, og det kan faktisk kun det ovennævnte, hvorfor nye brugere ikke drukner i acancerede faciliteter. Nej, du skal bare log’e på, og så er du starks i gang med at skrive dine idéer ind på tickers, som er Mural’s papkort. Du skal selvfølgelig have en lydforbindelse ved siden af via Skype eller telefon, og du skal som altid også have en facilitator, som kan styre slagets gang.

Her er fra en test dag:

 

God fornøjelse!

 

Forventningens glæde er et tveægget sværd

De fleste af dine bestillere og styregruppedeltagere gennemløber mere eller mindre denne humørkurve i løbet af projektet:

“Man køber drømme; men sælger realiteter” siges det, og derfor er humøret også højt i de indledende møder. Når prisen og alle betingelser bliver gjort klart, så falder humøret dog hurtigt, og man mærker tyngden af beslutningen på ens skuldre. Når aftalen er indgået, gør alle deres bedste for at få samarbejdet i gang og humøret vokser. Som tiden går vokser forventningerne til projektet resultater, og humøret er højt og godt lige indtil presset stiger mod afslutningen. Nu begynder man at forstå, at tingene ikke helt blev som forventet, og der er måske både forsinkelser, ekstra regninger og ting, som må vente til næste år. Nu strammer du som leverandør grebet om din bestiller, og du må sikkert bruge aftalens ordlyd for at slippe helskindet ud af aftalen. Humøret er på nulpunktet. Endelig kommer I igennem, og nu starter arbejdet med at få normaliseret og stabiliseret alt det nye. Gradvist stiger humøret, og man glæder sig trods alt over resultaterne.

Det du skal spørge dig selv om som projektleder er, om det virkelig behøver at være sådan hver gang? Hvad kan du gøre anderledes for at få en mere jævn humørkurve?

Her er syv lette råd, som gør din skriftlige kommunikation 100 gange bedre.

Gang efter gang glæder jeg mig over BRO Kommunikations hjælp til at blive bedre til kommunikation. I dag er der igen gode råd, og denne gang med en kant skabt med Rejsekortets robotagtige kommunikation. Læs de syv gode råd her.

Projekter er investeringer, og derfor skal de selvfølgelig også behandles som sådan

Det kan godt være, at mange projekter besluttes og starter på baggrund af en god business case eller cost/benefit-analyse; men for langt de fleste projekter samler interessen sig meget hurtigt derefter mere og mere om projektets frembringelser, enten det nu er et nyt produkt, en ny reklamekampagne, et nyt IT-system, en flytning af en virksomhed eller hvad det nu drejer sig om. Rapporteringen kommer hurtigt til at handle om tiden frem til færdiggørelsen og budgettet herfor. Risikorapporteringen peger mere og mere på risici omkring frembringelserne m.a.o. hvad der kan gå galt i projektperioden. Alles øjne hviler på projektets frembringelser. På det håndgribelige. Det man kan “tage og føle på”.
Ingen tænker på, om forudsætningerne for projektets benefits stadig er til stede. Om usikkerhederne i business casen er vokset. Om sensitiviteten i cost/benefit-analysen kan rumme projektets forsinkelser og budgetoverskridelser. Ingen tænker formodentlig på, at de risici projektet peger på ikke kun er alvorlige for projektet; men måske også er dødbringende for investeringen?

Og sådan fortsætter det frem til den hektiske slutspurt, hvorunder ingen selvfølgelig skænker selve investeringsidéen en tanke. Og når støvet har lagt sig, så drejer det sig om at få de sidste problemer løst, og herefter er der måske ingen, der længere husker på, at det faktisk var en investering og ingen, der prøver at regne efter, om det var en god investering.

Det er nødvendigt, at projektlederen i alle sine tanker og gøremål og ikke mindst i sin kommunikation opererer med begge sider af cost/benefit-analysen. Projektsiden dvs. cost-siden kommer som nævnt af sig selv. Fornyelsen er hele tiden at pege på konsekvenserne for investeringen dvs. for benefit-siden. Rapporteringen skal være på formen “Sådan går det i projektet og der betyder på benefit-siden, at….” eller “Vi forudser godt nok en budgetoverskridelse på 40%; men det betyder kun 1 promille på ROI” eller “Det går fint i projektet; men på grund af den teknologiske udvikling, er væsentlige forudsætninger for investeringen ved at falde bort”.

Denne tankegang giver dig selv en langt bedre forståelse for konsekvenserne af det du render rundt og laver; men allerbedst tvinger du beslutningstagerne til at fastholde fokus på investeringen.

Indlæg nr. 1.150

En helt ny superpille, som får projektledere til at lykkedes med projekter i meget højere grad, er lige på trapperne!

Indtil den pille kommer, giver dette A4-ark nogenlunde den samme effekt. Her vist for et halvstort projekt for udvikling af projektmodenheden i en organisation:

Det giver dig overblik over de væsentlige ting; nemlig målene, tiden og økonomien, og så kan det også håndtere ansvar, risici og kvalitet.

Hent arket her.

God fornøjelse.

Aftal forventninger til hinanden om besvarelse af e-mails efter “arbejdstid”

Hvis chefen går hjem hver dag kl. 16:30 og aldrig besvarer en mail før næste dag, så gør de fleste medarbejdere det samme. Er chefen derimod altid til rådighed 24/7, så føler de fleste medarbejdere, at så skal de også være det. Desværre er det hele begrundet manglende afstemning af forventninger, og derfor vælge de fleste af gøre som de andre, og så kører spillet om mails døgnet rund blandt alle.

Hvis projektlederen ikke tager emnet op, ja så følger organisationens mail- og mobil-kultur med over i projektet, og så er der hurtigt ingen ende på alle de mails vi skyder af i løbet af døgnets 24 timer.

Fra 1. januar 2017 skal alle franske virksomheder med mere en 50 medarbejdere formulere den politik, som gør af medarbejderne ikke er forpligtede til at passe mobilen og mails udenfor normal arbejdstid. Det skal igen være normalt af holde fri i Frankrig, når man har arbejdet de timer, som man er ansat til og får løn for.

Loven konflikter selvfølgelig med digital natives ønsker om at arbejde og kunne arbejde, når det passer dem; men måske kommer loven fordi de samme personer ikke kan styre det og bliver stressede og brænder ud for tidligt?

Hvad med at starte 2017 op på en god måde ved at tale om dette emne?

Gode råd til projekterne i 2017

Hermed en håndfuld gode råd i en form, som gør dem lette at huske i en hektisk hverdag. Du er velkommen til at bruge plakaten lige så meget du lyster.

Godt Nytår og held og lykke med projekterne i 2017!