juni 2017 Posts

Hans og Finn drøfter Projektkontor / PMO

Fjerde dialog Juni/Juli 2017 – kæde til tidligere her

Kære Hans, ferien står for døren og folk farer rundt og prøver at rydde skrivebordet inden den længe ventede afslapning med familien. Vi går ind i en periode, hvor man ikke rigtig kan stole på noget som helst. Nogle prøver fortvivlet at planlægge den skiftende bemanding, medens andre giver helt op indtil 15. august. Jeg er nysgerrig for at høre dig, hvad det dygtige PMO gør i månederne, ugerne og dagene op til ferieperioden og ikke mindst, hvad man typisk vil kaste sig over i perioden efter ferien? Ja, og undskyld jeg lige proppede endnu en opgave ned på dit bord inden din ferie! God ferie!

Kære Finn. Du har helt ret. Sommerferie er noget fanden har skabt. Den giver så meget stress og jag. Enten må jeg knokle i ugerne op til for at blive færdig. Eller også har jeg ekstra arbejde i løbet af ferien fordi jeg er alene tilbage på pinden. Og når det så bliver min tur bruger jeg en stor del af ferien på at restituere, frem for at fylde mig op gode oplevelser og ny energi.

Jeg ville ønske jeg kunne sige at de fleste PMO-er tager egen medicin, altid er proaktiv, altid på forkant med indfasningen til sommerferien og sikring af den god start efter sommerferien. Det tror jeg desværre ikke er tilfældet. Især ikke for de PMO-er der har projektledere ansat og som har ansvaret for at gennemføre virksomheds-kritiske projekter. Disse PMO-er er lige så ramt som alle andre projektledere, der skal forsøge at balancere styregruppens krav om fremdrift med team-medlemmernes ferie-afholdelse.  

Lidt lettere er det for de PMO-er, der primært tager jeg af porteføljeledelse, rapportering, projektmodel og ”projekt-optimerings” projekter. Disse PMO-er, bliver ligefrem hjulpet af sommerferien fordi de jo ikke kan køre træning, workshops og andet forandringsledelses-aktiviteter, når en stor den af projekt-folket er væk. Til gængæld betyder det, at de har meget kort tid til deres aktiviteter fra ferien er afsluttet til jule-ferien sætter ind. 

De (få) gode PMO-er formår dog at planlægge deres aktiviteter så de er tænkt ind i det kommende halvår. Hvis virksomheden har regnskabs-afslutning til 31DEC kan dette være styrende for hvilke aktiviteter PMO-et skal satse på. Hvis virksomheden har produkter, hvis udvikling og salg er sæson afhængig (modetøj, LEGO, Allergi-medicin) er dette selvfølgelig også vigtige parametre, et PMO skal tage højde for i planlægningen af efterårets aktiviteter. Og planen for efteråret bliver selvfølgelig udarbejdet og handlet af inden vigtige interessenter går på sommerferie. Og den vigtige frontloading starter allerede Maj/Juni, således at mindst mulig tid spildes, når først det går løs.

Det er fedt at arbejde i et PMO. Det er en kanon undskyldning for at arbejde mere proaktiv og prøve at hjælpe sig selv og resten af virksomheden, til at komme på forkant og bruge mere tid på det sjove og udviklende, frem for brandslukning.

Og på den måde bliver det alligevel en god sommerferie. Jeg tager 5 uger og vi ses igen medio august.   

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Problemer er, hvad du gør dem til

Det er vigtigt at holde sig for øje, at der ikke eksisterer naturlige forekomster af problemer, der som arrige bier kun er ude på at stikke dig! Derimod er der masser af forhold, som hele tiden kommer til din og projektets opmærksomhed, og det er dem, du skal være varsom med at sætte den rigtige etiket på. Er det problemer, vilkår eller opgaver?

Munken Frans af Assisi skulle for 800 år siden have sagt: Giv mig styrke til at kæmpe med det, der kan ændres. Giv mig sindsro til at acceptere, hvad der ikke kan ændres. Og giv mig visdom til at kende forskel.

Hvis du ingen indflydelse har på et forhold, så er det et vilkår for dig og dit projekt, så lev med det, og kom videre! Har du derimod fuld kontrol over forholdet, så er det blot endnu en opgave til løsning. Har du indflydelse; men ikke fuld kontrol, så står du med et problem – vel at mærke et problem, som kan løses (ellers var det jo et vilkår).

I mange situationer kan du vælge ikke at løse et problem (evt. efter aftale) og så hopper det over i afdelingen for vilkår, som bliver en parkeringsplads for fravalgte problemer. Du er med andre ord i gang med at prioritere! Et problem kan altid nedbrydes i nogle elementer, hvoraf nogle straks kan løses og dermed bliver til opgaver. De resterende kan vi så forsøge at løse som problemer; men måske resterer der alligevel nogle elementer, som så ender med at være vilkår! Igen en prioritering.

Træn dig selv i denne tankegang, fordi den sikrer, at du ikke hænger fast i ting, som i virkeligheden er vilkår. Vær også sikker på, at alle i dit team har samme opfattelse af, hvad der er opgaver, problemer og vilkår. Ellers er det svært at samarbejde.En metafor for samme er spejlægget her. Jeg har været inspireret af Mogens Frank Mikkelsens bog: Ledelse af komplekse projekter med agilitet og et godt greb. Snup den med på ferien og få et helt nyt overblik til når du kommer tilbage.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Konferencekalenderen er opdateret

Som sædvanligt masser af aktiviteter i efteråret. God fornøjelse.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Topik – et effektivt værktøj til Forandringslederen

Jeg har lige opdaget dette såkaldte Topik-værktøj til at vinkle ens budskaber bedst muligt i forhold til de enkelte interessenter. Ulempen ved de fleste værktøjer og metoder til interessentanalyse og -håndtering er jo, at de maler med en rimelig bred pensel, og man risikerer derfor, at budskaberne bliver irrelevante eller måske endda irriterende. Topik-værktøjet skabt af Christina Pontoppidan, ekstern lektor i retorik, KU, og Jonas Gabrielsen, lektor i retorik, RUC giver én mulighed for at blive mere selektiv i vinklingen af budskaber i forhold til målgrupperne.Vælg f.eks. først målgruppen og gå dernæst temaerne igennem og udvælg de relevante i din forandring. Alternativt prøv at sætte forsigtige plus’er og minus’er for, hvordan du tror temaet vil blive modtaget. Gentag manøvren for hver relevant målgruppe og studér mønsteret. Hvilke temaer ser bæredygtige ud? Hvilke temaer er giftige? Risikeres det, at budskabet udvandes, fordi for mange temaer kommer i spil etc.

Jeg har tilføjet dette indlæg til grupperne: Forandringsledelse, Kommunikation, Benefits og Interessenter, som peger på mange andre gode værktøjer til interessentanalyse og -håndtering.

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Er du også lidt for smart, når du sætter SMART mål?

Det er fedt med sigende forkortelser og nemme huskeregler; men nogle gange er det ikke sådan lige at finde nogle relevante danske ord at sætte i stedet for de engelske i forkortelsen. Sådan er det også med SMART mål. A’et har altid voldt problemer. Oprindeligt skrev George T. Doran i artiklen “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives,” i 1981 udgaven af Management Review ‘Assignable’ dvs. Hvem skal nå målet. Det blev i de efterfølgende år til bl.a.: agreed, action-oriented, ambitious og achievable, som alle har en helt anden betydning end det oprindelige. Således også i den danske version er der mange idéer til A’et, og de betyder vidt forskellige ting.

Overvej derfor nøje, hvilken variant du prædiker, fordi du får jo, hvad du beder om!Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

 

Dit projekt er dem du hyrer, fyrer og forfremmer

Faldt lige over denne matrice, som du kan plotte dine projektdeltagere ind i efter hhv. præstationer og adfærd i forhold til værdier. Matricen indgår i en glimrende artikel af Dr. Cameron Sepah, som skriver hos World Positive – et sted, som i øvrigt er værd at følge! Kik på dine resultater og spørg dig selv, hvordan det gik til? Læs derefter Cameron Sepah’s efterfølgende to artikler.

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Spændende lege, tips og tricks til at hjælpe dig og dit team fremad

Faldt tilfældig over siden Retrospectives, da jeg ledte efter nogle anderledes måder at reflektere og trække læring ud af et forløb i et projekt på. Der er forfriskende nye idéer, og så er der også fine små energizers, og der er team-building og check-in og -out’s etc. Gem siden under dine favoritter til den dag du liiiiige står og mangler en aktivitet.

God week-end!

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.182

Her er nogle gode overspringshandlinger

Hvis man ikke har et lager af overspringshandlinger, så risikerer man at sidder og arbejde hele tiden, så jeg iler med en god liste, som kan forstyrre dig hele resten af dagen:

  • Ud og hent en kop kaffe eller te
  • Check nyhederne eller FB
  • Få nogle små hurtige; men overflødige mails fra hånden
  • Spil Vikinglotto på Danskespil.dk
  • Gå tidligt til frokost
  • Ring til kæresten
  • Opdater din iPhone eller hent en ny App
  • Check prisen på den nye Suzuki S-Cross
  • Led efter nyt hus på Nybolig.dk

(og det var så min overspringshandling at skrive denne post!!!)

Gør som 2.300 andre og følge blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Har disruptive noget med din projektledelse af gøre?

Som tordnende dommedagsprædikanter advarer eksperter os for tiden ivrigt om de store bølger af disruption, som hvad øjeblik det skal være, kan rulle brølende ind over os alle og skylle selv den mest stabile virksomhed eller forretningsidé omkuld som sandslotte ved højvande. Det er ikke til at sige, om det er mere rigtigt nu end alle de andre gange, der tidligere er blevet råbt vagt i gevær; men en ting er sikkert, og det er, at sådanne forudsigelser ligesom teknologiske fornyelser har det med at blive overvurderede på kort sigt og undervurderede på lang sigt. Noget kommer der til at ske, og spørgsmålet lige her og nu er, om du også skal tænke i de baner? Du kommer måske på disruptive projekter, og spørgsmålet er så, om du skal have opdateret din projektledelse?

Er din måde at teambuild’e på og i øvrigt vedligeholde teams på eviggyldig, eller kalder stadig løsere tilknyttede deltagere på tværs af flere kulturer en anden lim for at løse fremtidens komplekse udfordringer?

Er dine mange værktøjer og metoder kalibrerede til en tid med hastig og uforudsigelig forandring?

Kender du dig selv som leder i de nuværende såkaldte VUCA-tider?

Vær proaktiv og definér dig selv i en lækker og markedsstærk version 2.0 inden kollegerne!

Gør som 2.300 andre og følge blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hellere starte projektet med at være usikker – og slutte med at være sikker; end det omvendte!

Det princip kan alle nok være enige i; men desværre er det lettere sagt end gjort, fordi jo mindre man ved om et sag, jo hurtigere føler man sig sikker på, at ens mening om sagen er den rette. Det har altid været en kendt sag, og Shakespeare sagde f.eks.: “The fool doth think he is wise, but the wise man knows himself to be a fool”. Psykologerne David Dunning and Justin Kruger, kaldte denne blinde plet eller bias for Dunning-Kruger-effekten og udtrykte den bl.a. således:

Figuren viser, at når du starter på et nyt fagområder, risikerer du at være alt for sikker i din sag (Fool thinks he’s wise). Først når du får erfaring, falder din sikkerhed, og du begynder at undersøge tingene mere og mere. Med tiden vokser din usikkerhed (Wise knows himself to be a fool) indtil du atter genvinder sikkerheden som ekspert indenfor faget. Du har bevæget dig fra en farlig ubevidst inkompetent til en værdifuld ubevidst kompetent (se her).

Inden du nu veltilfreds med din egen store viden om dit fag bladrer videre, så skal du lige vide, at der også er en farlig bias hos eksperter! Eksperter overvurderer nemlig let andres evner! Eksperter forfalder let til at tro, at hvis en opgave er let at løse for dem selv, så er den det også for andre! Det giver selvklar mange udfordringer i projekter!

Og hvad kan vi så gøre ved det? Først og fremmest være ydmyg overfor opgaven – stol ikke på dine instinkter, med mindre du er ekspert (og ikke engang der, fordi der lurer mange farer – bare se her). Dernæst skal du tage hånd om uerfarne (behøver ikke kun at være de unge) og kompensere for deres farlige optimisme og deres ubegrundede skråsikkerhed. Ja, og når det gælder estimering, så kan du bruge metoder, som netop er skabt med henblik på at håndtere henholdsvis optimisme og pessimisme.

Gør som 2.300 andre og følge blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.