Hans og Finn drøfter Projektkontor / PMO

Fjerde dialog Juni/Juli 2017 – kæde til tidligere her

Kære Hans, ferien står for døren og folk farer rundt og prøver at rydde skrivebordet inden den længe ventede afslapning med familien. Vi går ind i en periode, hvor man ikke rigtig kan stole på noget som helst. Nogle prøver fortvivlet at planlægge den skiftende bemanding, medens andre giver helt op indtil 15. august. Jeg er nysgerrig for at høre dig, hvad det dygtige PMO gør i månederne, ugerne og dagene op til ferieperioden og ikke mindst, hvad man typisk vil kaste sig over i perioden efter ferien? Ja, og undskyld jeg lige proppede endnu en opgave ned på dit bord inden din ferie! God ferie!

Kære Finn. Du har helt ret. Sommerferie er noget fanden har skabt. Den giver så meget stress og jag. Enten må jeg knokle i ugerne op til for at blive færdig. Eller også har jeg ekstra arbejde i løbet af ferien fordi jeg er alene tilbage på pinden. Og når det så bliver min tur bruger jeg en stor del af ferien på at restituere, frem for at fylde mig op gode oplevelser og ny energi.

Jeg ville ønske jeg kunne sige at de fleste PMO-er tager egen medicin, altid er proaktiv, altid på forkant med indfasningen til sommerferien og sikring af den god start efter sommerferien. Det tror jeg desværre ikke er tilfældet. Især ikke for de PMO-er der har projektledere ansat og som har ansvaret for at gennemføre virksomheds-kritiske projekter. Disse PMO-er er lige så ramt som alle andre projektledere, der skal forsøge at balancere styregruppens krav om fremdrift med team-medlemmernes ferie-afholdelse.  

Lidt lettere er det for de PMO-er, der primært tager jeg af porteføljeledelse, rapportering, projektmodel og ”projekt-optimerings” projekter. Disse PMO-er, bliver ligefrem hjulpet af sommerferien fordi de jo ikke kan køre træning, workshops og andet forandringsledelses-aktiviteter, når en stor den af projekt-folket er væk. Til gængæld betyder det, at de har meget kort tid til deres aktiviteter fra ferien er afsluttet til jule-ferien sætter ind. 

De (få) gode PMO-er formår dog at planlægge deres aktiviteter så de er tænkt ind i det kommende halvår. Hvis virksomheden har regnskabs-afslutning til 31DEC kan dette være styrende for hvilke aktiviteter PMO-et skal satse på. Hvis virksomheden har produkter, hvis udvikling og salg er sæson afhængig (modetøj, LEGO, Allergi-medicin) er dette selvfølgelig også vigtige parametre, et PMO skal tage højde for i planlægningen af efterårets aktiviteter. Og planen for efteråret bliver selvfølgelig udarbejdet og handlet af inden vigtige interessenter går på sommerferie. Og den vigtige frontloading starter allerede Maj/Juni, således at mindst mulig tid spildes, når først det går løs.

Det er fedt at arbejde i et PMO. Det er en kanon undskyldning for at arbejde mere proaktiv og prøve at hjælpe sig selv og resten af virksomheden, til at komme på forkant og bruge mere tid på det sjove og udviklende, frem for brandslukning.

Og på den måde bliver det alligevel en god sommerferie. Jeg tager 5 uger og vi ses igen medio august.   

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked