Hjælper digitaliseringsstyrelsens business case-model overhovedet Danmark?

Hvis vi vil have færre IT-skandaler i Danmark, så skal vi i gang med at se mere kritisk på beslutningen bag dem. Det vil sige kvaliteten af de tal, der lægges ind i business case-modellen, og så hele den måde, som modellen præsenterer business casen på for beslutningstagerne. Med hensyn til kvaliteten af tallene kan man i vejledningen til modellen læse, at man blot skal angive tre estimater, nemlig det forventede og det bedste og værste estimat. “Herefter beregner modellen et vægtet gennemsnit!” Det lyder jo besnærende, men det er en falsk tryghed, som forklejner arbejdsindsatsen med at finde pålidelige estimater. I stedet for at bruge de erfaringer, som f.eks. vores egen danske prof. Steen Lichtenberg har samlet fra estimering af mange hundrede mia. kr. projektinvesteringer i ind- og udland, vælger Digitaliseringsstyrelsen at flikke sit eget sammen på typisk dansk maner.

Det andet alvorlige kritikpunkt er den sort-hvide opfattelse af udgifter og gevinster, som modellen står for. “Hvis vi afholder disse her udgifter så får vi de har gevinster!” er modellens budskab. Det skal retfærdigvis nævnes, at modellen også opererer med risici, men de går udelukkende på udgiftssiden, selvom der historisk er større risici forbundet med projekternes evne til at levere de lovede gevinster.

Problemerne ved modellens simplificering af beslutningsgrundlaget er mange, men først og fremmest at udgifter nævnes før gevinsterne, ligesom det også gøres i cost/benefit-analyser og mange andre steder i projektverdenen. Forholdet drejer uvægerligt fokus hen på udgifterne, og medvirker derfor til at fastholde beslutningstagerne i deres opfattelse af, at udgifterne er det sværeste at styre i projekter, medens det jo i virkeligheden viser sig at være gevinsterne, der er problemet – de kommer oftest kun kommer i reduceret omfang, hvis de da overhovedet kommer! Sekundært er det et problem i modellen, at udgiftsposterne ikke kan spores frem til eller kobles til gevinsterne. Herved tabes mulighederne for prioriteringer af, hvad der giver mest for skillingerne, ligesom opfølgning på gevinsterne umuliggøres undervejs i projektet. Beslutningstagerne tvinges ind i en enten-eller situation frem for en dialog om hvad der tjener riget bedst. Tertiært lægger modellens overvægt på udgiftssiden op til fortsættelse af den kedelige vane med kun lige netop at finde gevinster nok til at dække udgiftssiden. Mange undersøgelser har vist, at der alene på den konto overses op til ekstra 30% på gevinstsiden. Digitaliseringsstyrelsen kunne på disse områder nemt have forhørt sig hos f.eks. det australske firma Totally Optimized Projects Inc., som er frontløbere i at sikre, at projektinvesteringer får maksimalt udbytte.

Jeg vil samlet tro, at vi kunne få nogle hundrede mill. kr. mere i udbytte af de næste års IT-investeringer ved at ofre bare en halv million kr. på rådgivning om en bedre Business case-model.  Det er vel en rimelig god Business Case?

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Lettere at blive certificeret hos PMI

Du kan nu tage CAPM, Certified Associate in Project Management ved dit skrivebord. Et mix af PC, kamera og mikrofon kan nu sikre, at eksamenskravene kan sikres på din arbejdsplads eller hjemme hos dig selv. Læs om muligheden her.

En ligning med een ubekendt er stadig det største problem for alle projekter

Første linje kan vi nogenlunde forstå og styre; men det kniber stadig med næste linje, og derfor må vi igen og igen kikke i vejviseren i stedet for i kassen efter de lovede penge. Den store udfordring er at få miraklet erstattet med specifikke og især målbare og især ansvarsplacerede aktiviteter og mellemregninger, så vi helt nøjagtig kan følge op på hvert eneste skridt frem mod pengene i kassen.

Vi står med problemet, fordi projektledelse alt for længe har drejet sig om at skabe i leverancer i stedet for forretningsmæssige forbedringer. ‘IT-system implementeret’ er en typisk leverance; men det betyder jo ikke automatisk, at så kan forretningen pludselig en helt masse nye ting. Inden da, skal der uddannes, processer skal tilpasse, fødesystemer tilrettes, kultur og holdninger justeres og meget meget mere. Projekter tegner typisk skillelinjen ved leverancen, “og så må forretningen klare resten”, men det er en grænsedragning, som kun tilgodeser projektlederens behov for at vise resultater og ulykkeligvis slet ikke formålet med projektet.

Vi bliver nødt til at flytte skillelinjen og dermed projektets ansvar lidt længere ‘mod højre’ hen imod pengene i kassen. Vi bliver nødt til at gøre projekterne ansvarlig for konkrete forretningsmæssige forbedringer eller ændringer, så vi præcist kan måle, om vi kan eller ikke kan alle de nye ting, som vi ønskede, dengang vi satte projektet i søen. Kan vi alle de nye ting, så har vi fået nogle forretningsmæssige fordele, som måske og måske ikke kan føre til penge i kassen. Det sidste kan ingen projekt garantere. Det er en forretningsmæssig satsning ligesom alle andre investeringer.

Få har knækket nødden; men den kan altså knækkes!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Du er del af en success!

PMI siger, at der vil være behov for 33% flere projektledere i løbet af de næste 10 år! Svarende til 22 mill. nye jobs i bare de 11 lande, som undersøgelsen har dækket. Hvis de mange projektledere ikke er klar, mistes der måske investeringer for $208 mia.

Det kan du jo lige dele med chefen i morgen til frokost 😉

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Undskyldningernes sprog – bliver undskyldninger forstået?

Projekter er lig med fejl og fejlskøn, så undskyldninger er nødvendige af og til. Spørgsmålet er, om du oplever, at folk reelt giver dig en undskyldning? Sådan rigtig siger undskyld, så du kan mærke, at det føles rigtigt?

Gary Chapman og Jennifer Thomas forklarer i deres bog Undskyld på 5 sprog, at vi har hver vores måde at udtrykke undskyld på. Nogle :

  • udtrykker Fortrydelse – de siger f.eks. “undskyld, det er jeg ked af!”. Andre
  • påtager sig Ansvaret – de siger f.eks. “undskyld, det var min fejl!”. Andre
  • tilbyder kompensation – de siger f.eks. “undskyld, hvordan kan jeg gøre det godt igen?”. Andre
  • lover at omvende og forbedre sig – de siger f.eks. “undskyld, det gør jeg ikke igen!”. Andre
  • beder om tilgivelse – de siger f.eks. “undskyld, kan du tilgive mig?”.

Du kan altså have stor fordel af at lære, hvordan mennesker omkring dig siger undskyld. Så ved du nemlig, når de har undskyldt – også selvom du ikke føler, at det var en undskyldning. Sagen er nemlig den, at din måde at undskylde på, også er den måde, du skal have en undskyldning på, for at du virkelig føler, at det er en undskyldning. Har du sans for det, kan du endda øge din ‘undskyldnings-evne’ ved bevidst at bruge det sprog, som den givne person selv bruger.

Jeg scorer selv højest på den sidste af de fem, og det er f.eks. nyttig viden, når ens partner scorer højest på nummer to.

Og er der lige en super-undskyldning, som passer alle? Nej!

Køb bogen f.eks. her til 207,45 excl. fragt og find dit eget sprog, hvis du ikke allerede selv har regnet det ud.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Ferie slut – nu skal vi lige i gang igen – eller hvad?

Du kan lære meget om dig selv og dit job ved at tænke på, hvordan den første uge af ferien gik. Var den fryd og gammen, så kørte du jobmæssigt ikke for stærkt i månederne op til ferien. Var den derimod svær af vende sig til og fyldt af rastløshed, og gav den en uventet tomhed indeni, så havde du fået for høj fart på op til ferien.

Hvis du ikke gør noget anderledes de næste måneder, så vil du hurtig ende præcist der, hvor du var før ferien PLUS lidt mere, for nu er du jo frisk og udhvilet. Plus lidt mere, for arbejdspres går kun en vej-  indtil du kører i hegnet næste år eller året efter.

Hvis det både har være en god ferie, og du lærte noget om dig selv og besluttede dig for at bestemme lidt mere over dit liv, så har det jo været en fantastisk ferie!

Ha’ en god uge!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hvordan håndterer vi den stigende kompleksitet i projekterne?

Mogen Frank Mikkelsen (bl.a. forfatter til bogen Ledelse af komplekse projekter) er så små ved at lukke for tilmeldinger til et helt nyt forum, han beskriver således:

“Kom med i kaffeklubben, hvor vi drøfter projekt kompleksitet og modsvar hertil. Det forventes at hovedparten af ledelses-initiativerne vil være simple, ellers virker de næppe. Heraf navnet på kaffeklubben”. Konkret forestiller vi os at mødes en gang om måneden, hvor værtskabet går på omgang. Mødelængde bliver ca 3 timer og på hvert møde, vil der være to indlæg med efterfølgende drøftelse og debat. Det er tanken, at deltagerne selv giver indlæg, og da vi gerne vil holde kredsen under 20, skal man regne med at give et årlig indlæg med eget bud på simpliciteten i projektkompleksitet. Læs mere her.

Er du interesseret, så besvar et par spørgsmål her som udtryk for din interesse.

God ferie!

Vi høres ved i august!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hans og Finn drøfter Projektkontor / PMO

Fjerde dialog Juni/Juli 2017 – kæde til tidligere her

Kære Hans, ferien står for døren og folk farer rundt og prøver at rydde skrivebordet inden den længe ventede afslapning med familien. Vi går ind i en periode, hvor man ikke rigtig kan stole på noget som helst. Nogle prøver fortvivlet at planlægge den skiftende bemanding, medens andre giver helt op indtil 15. august. Jeg er nysgerrig for at høre dig, hvad det dygtige PMO gør i månederne, ugerne og dagene op til ferieperioden og ikke mindst, hvad man typisk vil kaste sig over i perioden efter ferien? Ja, og undskyld jeg lige proppede endnu en opgave ned på dit bord inden din ferie! God ferie!

Kære Finn. Du har helt ret. Sommerferie er noget fanden har skabt. Den giver så meget stress og jag. Enten må jeg knokle i ugerne op til for at blive færdig. Eller også har jeg ekstra arbejde i løbet af ferien fordi jeg er alene tilbage på pinden. Og når det så bliver min tur bruger jeg en stor del af ferien på at restituere, frem for at fylde mig op gode oplevelser og ny energi.

Jeg ville ønske jeg kunne sige at de fleste PMO-er tager egen medicin, altid er proaktiv, altid på forkant med indfasningen til sommerferien og sikring af den god start efter sommerferien. Det tror jeg desværre ikke er tilfældet. Især ikke for de PMO-er der har projektledere ansat og som har ansvaret for at gennemføre virksomheds-kritiske projekter. Disse PMO-er er lige så ramt som alle andre projektledere, der skal forsøge at balancere styregruppens krav om fremdrift med team-medlemmernes ferie-afholdelse.  

Lidt lettere er det for de PMO-er, der primært tager jeg af porteføljeledelse, rapportering, projektmodel og ”projekt-optimerings” projekter. Disse PMO-er, bliver ligefrem hjulpet af sommerferien fordi de jo ikke kan køre træning, workshops og andet forandringsledelses-aktiviteter, når en stor den af projekt-folket er væk. Til gængæld betyder det, at de har meget kort tid til deres aktiviteter fra ferien er afsluttet til jule-ferien sætter ind. 

De (få) gode PMO-er formår dog at planlægge deres aktiviteter så de er tænkt ind i det kommende halvår. Hvis virksomheden har regnskabs-afslutning til 31DEC kan dette være styrende for hvilke aktiviteter PMO-et skal satse på. Hvis virksomheden har produkter, hvis udvikling og salg er sæson afhængig (modetøj, LEGO, Allergi-medicin) er dette selvfølgelig også vigtige parametre, et PMO skal tage højde for i planlægningen af efterårets aktiviteter. Og planen for efteråret bliver selvfølgelig udarbejdet og handlet af inden vigtige interessenter går på sommerferie. Og den vigtige frontloading starter allerede Maj/Juni, således at mindst mulig tid spildes, når først det går løs.

Det er fedt at arbejde i et PMO. Det er en kanon undskyldning for at arbejde mere proaktiv og prøve at hjælpe sig selv og resten af virksomheden, til at komme på forkant og bruge mere tid på det sjove og udviklende, frem for brandslukning.

Og på den måde bliver det alligevel en god sommerferie. Jeg tager 5 uger og vi ses igen medio august.   

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Problemer er, hvad du gør dem til

Det er vigtigt at holde sig for øje, at der ikke eksisterer naturlige forekomster af problemer, der som arrige bier kun er ude på at stikke dig! Derimod er der masser af forhold, som hele tiden kommer til din og projektets opmærksomhed, og det er dem, du skal være varsom med at sætte den rigtige etiket på. Er det problemer, vilkår eller opgaver?

Munken Frans af Assisi skulle for 800 år siden have sagt: Giv mig styrke til at kæmpe med det, der kan ændres. Giv mig sindsro til at acceptere, hvad der ikke kan ændres. Og giv mig visdom til at kende forskel.

Hvis du ingen indflydelse har på et forhold, så er det et vilkår for dig og dit projekt, så lev med det, og kom videre! Har du derimod fuld kontrol over forholdet, så er det blot endnu en opgave til løsning. Har du indflydelse; men ikke fuld kontrol, så står du med et problem – vel at mærke et problem, som kan løses (ellers var det jo et vilkår).

I mange situationer kan du vælge ikke at løse et problem (evt. efter aftale) og så hopper det over i afdelingen for vilkår, som bliver en parkeringsplads for fravalgte problemer. Du er med andre ord i gang med at prioritere! Et problem kan altid nedbrydes i nogle elementer, hvoraf nogle straks kan løses og dermed bliver til opgaver. De resterende kan vi så forsøge at løse som problemer; men måske resterer der alligevel nogle elementer, som så ender med at være vilkår! Igen en prioritering.

Træn dig selv i denne tankegang, fordi den sikrer, at du ikke hænger fast i ting, som i virkeligheden er vilkår. Vær også sikker på, at alle i dit team har samme opfattelse af, hvad der er opgaver, problemer og vilkår. Ellers er det svært at samarbejde.En metafor for samme er spejlægget her. Jeg har været inspireret af Mogens Frank Mikkelsens bog: Ledelse af komplekse projekter med agilitet og et godt greb. Snup den med på ferien og få et helt nyt overblik til når du kommer tilbage.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Konferencekalenderen er opdateret

Som sædvanligt masser af aktiviteter i efteråret. God fornøjelse.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Topik – et effektivt værktøj til Forandringslederen

Jeg har lige opdaget dette såkaldte Topik-værktøj til at vinkle ens budskaber bedst muligt i forhold til de enkelte interessenter. Ulempen ved de fleste værktøjer og metoder til interessentanalyse og -håndtering er jo, at de maler med en rimelig bred pensel, og man risikerer derfor, at budskaberne bliver irrelevante eller måske endda irriterende. Topik-værktøjet skabt af Christina Pontoppidan, ekstern lektor i retorik, KU, og Jonas Gabrielsen, lektor i retorik, RUC giver én mulighed for at blive mere selektiv i vinklingen af budskaber i forhold til målgrupperne.Vælg f.eks. først målgruppen og gå dernæst temaerne igennem og udvælg de relevante i din forandring. Alternativt prøv at sætte forsigtige plus’er og minus’er for, hvordan du tror temaet vil blive modtaget. Gentag manøvren for hver relevant målgruppe og studér mønsteret. Hvilke temaer ser bæredygtige ud? Hvilke temaer er giftige? Risikeres det, at budskabet udvandes, fordi for mange temaer kommer i spil etc.

Jeg har tilføjet dette indlæg til grupperne: Forandringsledelse, Kommunikation, Benefits og Interessenter, som peger på mange andre gode værktøjer til interessentanalyse og -håndtering.

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Er du også lidt for smart, når du sætter SMART mål?

Det er fedt med sigende forkortelser og nemme huskeregler; men nogle gange er det ikke sådan lige at finde nogle relevante danske ord at sætte i stedet for de engelske i forkortelsen. Sådan er det også med SMART mål. A’et har altid voldt problemer. Oprindeligt skrev George T. Doran i artiklen “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives,” i 1981 udgaven af Management Review ‘Assignable’ dvs. Hvem skal nå målet. Det blev i de efterfølgende år til bl.a.: agreed, action-oriented, ambitious og achievable, som alle har en helt anden betydning end det oprindelige. Således også i den danske version er der mange idéer til A’et, og de betyder vidt forskellige ting.

Overvej derfor nøje, hvilken variant du prædiker, fordi du får jo, hvad du beder om!Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

 

Dit projekt er dem du hyrer, fyrer og forfremmer

Faldt lige over denne matrice, som du kan plotte dine projektdeltagere ind i efter hhv. præstationer og adfærd i forhold til værdier. Matricen indgår i en glimrende artikel af Dr. Cameron Sepah, som skriver hos World Positive – et sted, som i øvrigt er værd at følge! Kik på dine resultater og spørg dig selv, hvordan det gik til? Læs derefter Cameron Sepah’s efterfølgende to artikler.

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Spændende lege, tips og tricks til at hjælpe dig og dit team fremad

Faldt tilfældig over siden Retrospectives, da jeg ledte efter nogle anderledes måder at reflektere og trække læring ud af et forløb i et projekt på. Der er forfriskende nye idéer, og så er der også fine små energizers, og der er team-building og check-in og -out’s etc. Gem siden under dine favoritter til den dag du liiiiige står og mangler en aktivitet.

God week-end!

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.182