Facilitering Posts

Spændende lege, tips og tricks til at hjælpe dig og dit team fremad

Faldt tilfældig over siden Retrospectives, da jeg ledte efter nogle anderledes måder at reflektere og trække læring ud af et forløb i et projekt på. Der er forfriskende nye idéer, og så er der også fine små energizers, og der er team-building og check-in og -out’s etc. Gem siden under dine favoritter til den dag du liiiiige står og mangler en aktivitet.

God week-end!

Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.182

Nu kan man endelig køre virtuelle workshops hvor alle deltager som om vi er fysisk sammen

 

Jeg har længe savnet et nemt værktøj, som kunne koble virtuelle deltagere ind på en workshop, og nu har jeg endelig fundet et, som sidder lige i øjet! Det jeg har ledt efter er muligheden for at alle deltagere parallelt kan skrive ‘papkort’ med input, at vi hele tiden kan se alle ‘papkort’ og sidst men ikke mindst, at alle kan flytte om på dem. Det sidste især for at kunne indsætte ‘papkortene’ i f.eks. en matrix til sortering af interessenter. Afstemninger er en anden facilitet, som jeg selv bruger guld- og sølvstjerne, hjerter osv. til, så deltagerne kan markere de idéer, som de bedst kan lide.

Og så fandt jeg det forleden og har testet det nogle dage, og det er the perfect match! Produktet hedder Mural, og det kan faktisk kun det ovennævnte, hvorfor nye brugere ikke drukner i acancerede faciliteter. Nej, du skal bare log’e på, og så er du starks i gang med at skrive dine idéer ind på tickers, som er Mural’s papkort. Du skal selvfølgelig have en lydforbindelse ved siden af via Skype eller telefon, og du skal som altid også have en facilitator, som kan styre slagets gang.

Her er fra en test dag:

 

God fornøjelse!

 

Spar mængder af tid og ærgelser med Backbriefing

Backbriefing er en speciel effektiv og hurtig måde for en gruppe at modtage, forstå og indbyrdes koordinere løsningen af en opgave, som f.eks. en projektleder peger på skal løses. Som betegnelsen indikerer starter gruppen ved det punkt, hvor opgaven er løst og arbejder sig herefter i dialog med hinanden – briefer hinanden – baglæns indtil man i tankerne er tilbage i nutiden. Dialogerne vil derfor være af typen: “Okay, hvis jeg skal levere det, så skal jeg dels have dit og dels dat” og “Jamen, hvis hun skal have dit, så skal jeg derfor gøre…” og til sidst “Ja, og dermed skal jeg jo starte opgaveløsningen med at…”.

Denne måde at tale sammen på er uhyre effektiv, fordi alle får tænkt tingene igennem, man får fordelt ansvaret for delopgaverne, og man får planlagt rækkefølgen. Man kan endda aftale at sætte tider på, så vi også får tilføjet: “..og så skal jeg senest have dit fra dig, hvis jeg skal kunne levere dat allerede på…”.

Som projektleder opnår du, at opgaven er sikkert delegeret i først forsøg, og hvem vil ikke gerne have det? Det sparer tid for dig og især for gruppen, at opgaven løses i første forsøg.

Og hvor mon metoden stammer fra? Et sted, hvor der er liv og lemmer på spil, og hvor det ikke “bare er ærgerligt” når man kludrer med en opgave. Metoden stammer selvfølgelig fra hæren. Intet andet sted er der samlet så meget erfaring med delegering.

Indfør Backbriefing inden Jul!

Indlæg nr. 1.137

 

Derfor har du ofte besvær med at få truffet beslutninger i leder- og styregrupper

Du har svært ved at få beslutninger fordi du slet ikke tænker på samme måde, som de ledere og evt. topledere du sidder overfor! I har simpelthen forskellige måder at træffe beslutninger på, så uanset at du syntes, at du har forberedt en rationel beslutningsproces, så nytter det ikke meget, hvis deltagerne søger efter alternative beslutningsprocesser.

Det var en nyttig indsigt jeg fik tilbage i 2007, og du kan læse meget mere om den og begrebet Thinking Styles der.Ubeslutsom

Disse persontyper er altid en udfordring i en workshop, hvor I arbejder med Risikostyring

David Hillson – The Risk Doctor – skriver i sit nyhedsbrev om de persontyper, som man skal passe på med. Husk herunder på, at de positive måske ikke er de bedste, fordi de måske ikke altid er helt ærlige. Her er udfordringerne:

Den aggressive   som mener at det er spild af tid og heller vil få noget ‘rigtig’ arbejde fra hånden. Er højlydt imod arbejdsmetoderne og distraherer de øvrige deltagere

Brokkerøven       som er utilfreds med rummet, med valget af deltager, med tidspunktet, med varigheden af workshoppen, med stole, med kaffen og med brødet…

Kloge Åge             som er den første til at besvarer ethvert spørgsmål. Som taler med stor overbevisning om såvel kendte som ukendte emner, og som argumenterer hårdnakket for deres synspunkter

Rygklapperne    som på overfladen ser ud til at bakke dig om; men som måske desværre ikke melder klart ud om deres inderste meninger og holdninger til de risici I arbejder med

Den Negative      som sætter en ære i at være på tværs og som tydeligt viser, at vedkommende ikke har tillid til ret meget af det, der foregår på workshoppen

Udskyderen        som aldrig kan tage en beslutning og altid vil stille tingene i bero til der er indhentet mere information

Den passive        som ikke vil involveres, og som ikke vil bidrage med input selvom man spørger

Læs nyhedsbrevet, hvor David giver tips til håndteringen.Riskworkshop

Indlæg nr. 1.097

 

Projektledere er en døende race og dyrepasserne har ikke engang opdaget det!

Projektledere har for mange krav

Super-projektlederen?

Om 15-20 år er der ikke længere brug for projektledere, som vi kender dem i dag. Derimod er der brug for iværksættere, netværksskabere og facilitatorere. Den nuværende projektleder uddør, som alle andre arter, der ikke evner at omstille sig. Den nuværende projektleder vil sikkert gerne; men kan ikke tilpasse sig nutidens og fremtidens krav, simpelthen fordi generne blokerer. Den typiske projektleder er nemlig udklækket i en rede nede tæt på jorden og lærer sjældent at klatre ret langt op i trækronerne. Fremtiden kræver derimod bevægelighed og evne til at svinge sig rundt hvor der er lys og energi og virkelyst. Fremtidens projektledere er procesledere og udklækkede helt andre steder i skoven. De kan skabe værdifulde relationer og resultater både vertikalt og horisontalt i skoven.

Man skulle jo tro, at projektledernes europæiske og internationale foreninger tog vare på situationen. Det mener de sikkert også, at de gør; men sagen er desværre den, at de blot udbygger og forfiner en vej, som hele tiden har peget mod afgrunden. Foreningerne reagerer fuldkommen ukritisk med ”Nå, hovsa, skal projektledere nu også kunne det der? – jamen så skriver vi da lige et kapitel mere i bogen” – den i forvejen uhyre omfangsrige bog over krav til den moderne projektleder. Al historik viser desværre, at når man stiller flere og flere krav (og her taler vi virkelig om vidt forskellige typer af krav) så ender man med at miste det væsentligste og får til gengæld noget ligegyldigt. Foreningerne følger en idé om at projektledere skal kunne mere og mere i stedet for at overveje, om projektledere kunne hjælpe projekterne igennem på nogle helt andre og måske meget bedre måder? Mikkelsen og Riis har for længst indset og beskrevet det, det at projekter kun er en (mindre) del af udviklingen og forandringen og at de dermed er lavere rangerende; men foreningerne prøver alligevel at fremavle en hypotetisk superrace af projektledere, som kan det hele og rangerer over det hele og styrer det hele.

Lad os vaske tavlen ren og kikke på, hvad det i sidste ende er, der får tingene til at ske i succesrige projekter i nutidens organisationer, og så lad os hurtigst muligt begynde udviklingen at fremtidens ”projektleder”. På så mange andre områder har Danmark haft førertrøjen på når det gjaldt gode ledelse og fremragende arbejdsmiljøer. Hvorfor skulle vi så ikke også kunne gøre det på området ”projektledelse”?

Her er et nyttigt landkort for valg af dine roller, når du faciliterer en workshop i dit projekt

Når du står og faciliteter f.eks. en interessentanalyse over en time eller to, så går det jo sjældent helt som planlagt. Der sker altid nogle ting undervejs, så du må skifte kurs om man så må sige. Det gode spørgsmål er så altid: Hvad gør jeg i den her uventede situation? Denne lille matrice dækker alle situationerne og peger på den bedste rolle for dig at vælge. Vertikalt vurderer du enigheden om det I er sammen om, og horisontalt vurderer du på letheden ved at finde løsninger:Faciliteringsmatrix

Som udgangspunkt faciliterer du derudaf. I en workshop er vi normalt enige om målet for hvad vi skal nå; men løsningerne er uvisse og kræver brainpower, og netop derfor faciliterer du. Men så snart alle er med på opgaven, og løsningerne kommer helt af sig selv, skal du jo ikke længere stå og facilitere. Så skal du delegere del-opgaver ud og lade deltagerne i workshoppen gøre dem færdig i smågrupper. Du er koordinator resten af tiden.

Hvis du derimod oplever modstand på dine idéer eller tiden er ved at løbe ud eller nogle pludselig vil gå, skal du i gang med at opnå enighed om hvad I nu gør. Her skal du forhandle så meget som muligt for at skabe commitment før du selvfølgelig selv må skære igennem til slut.

Det værste er vel nok, at det man har forberedt ikke fungere, eller man har misforstået noget centralt. Så nytter det ikke meget at holde fast. Så skal flyvehjelmen på, og man må som kaospilot være med på at lege lidt og køre lidt med de idéer der kommer frem og inspirere til kreativitet og mod til at gå nye veje.

Så snart du har skabt enighed som forhandler eller håb som kaospilot for en ny fremgangsmåde, hopper du tilbage som facilitator igen.

Held og lykke med nogle produktive workshops!