Kvalitet Posts

Er du også lidt for smart, når du sætter SMART mål?

Det er fedt med sigende forkortelser og nemme huskeregler; men nogle gange er det ikke sådan lige at finde nogle relevante danske ord at sætte i stedet for de engelske i forkortelsen. Sådan er det også med SMART mål. A’et har altid voldt problemer. Oprindeligt skrev George T. Doran i artiklen “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives,” i 1981 udgaven af Management Review ‘Assignable’ dvs. Hvem skal nå målet. Det blev i de efterfølgende år til bl.a.: agreed, action-oriented, ambitious og achievable, som alle har en helt anden betydning end det oprindelige. Således også i den danske version er der mange idéer til A’et, og de betyder vidt forskellige ting.

Overvej derfor nøje, hvilken variant du prædiker, fordi du får jo, hvad du beder om!Gør som 2.300 andre og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

 

Er der virkelig en standard for samarbejde?????? Ja!!!!!!!!

ISO 44001 Collaborative Business Relationships er en sådan standard, og den giver dig en model for, hvordan samarbejde eller partnering kan etableres til gavn for alle involverede parter i et projekt. Stigende kompleksitet og flere og flere parter i nutidens projekter kan ikke klares med tykkere og tykkere kontrakter, snarere tvært imod. I stedet er der brug for holdningen En for alle og alle for en dvs. en deling af usikkerheder og risici og selvfølgelig profit i sidste ende, men det er ikke så ligetil endda. ISO 44001 opsamler alle erfaringerne med partnering og er en videreudvikling af den tidligere britiske standard BS 11000.

Om standarden skriver ISO:

ISO 44001:2017 specifies requirements for the effective identification, development and management of collaborative business relationships within or between organizations. The standard is applicable to private and public organizations of all sizes, from large multinational corporations and government organizations, to non-profit organizations and micro/small businesses.

Læs en række cases her.

Fem fejl i den måde du træffer beslutninger på

Projektledere træffer om nogen mange beslutninger hver dag; men har du nogen sinde udfordret dig selv på den måde du beslutter dig på? Er din ‘fordele og ulemper’ metode nu så god, som du tror? Kan du altid se sagen neutralt? Mon du narrer dig selv? Morten Münster behandler emnet her. Læs evt. også her om hvordan din hjerne hele tiden snyder dig.

En helt ny superpille, som får projektledere til at lykkedes med projekter i meget højere grad, er lige på trapperne!

Indtil den pille kommer, giver dette A4-ark nogenlunde den samme effekt. Her vist for et halvstort projekt for udvikling af projektmodenheden i en organisation:

Det giver dig overblik over de væsentlige ting; nemlig målene, tiden og økonomien, og så kan det også håndtere ansvar, risici og kvalitet.

Hent arket her.

God fornøjelse.

Forslag til skiltning over dit projekt!

Det er så rigtigt som det skrevet står, og måske kan sådan et skilt åbne for en god dialog mellem dig og din chef eller styregruppe om hvad, der faktisk kan lade sig gøre i projekter! Prøv det!kun-to

Indlæg nr. 1.126

Man kan også presse timepriserne så langt ned at det bliver dyrt!

Det er befriende når en offentlig ansat leder på Symposiet i sidste uge reflekterende siger, at “Vi nok er ved at have presset timepriserne for langt ned – man kan jo ikke forvente kvalitet til de her priser!”. Der levner håb om fornyet fornuft i det offentlige (og bestemt også i det private) når vedkommende og sikkert også andre på den måde tager ansvar på et lidt højere niveau og er kloge nok til at tænke på helheden og på det langsigtede i stedet for kun den enkelte aftale og de næste par uger.

I aftaler og kontrakter har man aldrig kunnet og vil aldrig få et godt samarbejde, hvis prisen presses for meget. I takt med at prisen går ned bliver det mere og mere livsnødvendigt for den leverende part at sikre, at der ikke leveres mere end lige netop aftalt. Hun/han bliver leverandør – leverer det aftalte; men er det det man vil have eller vil man i virkeligheden have en samarbejdspartner som tænker lidt længere, som foreslår, som er kreativ (på den gode måde), som advarer, som motivere, som nogle gange tager det sure med det søde etc.?

Ukritisk (altså uden at tænke sig om) brug af Udbud (lovpligtige i mange tilfælde), indkøbsafdelinger, snedige jurister og f.eks. SKI-aftaler skader samfundet fordi vi måske nok sparer på den korte bane; men ofte taber stort på den lange. For få tænker på hvor mange mill. timer det private bruger årligt bare på at skrive tilbud – for at få måske 1 ud af 5´! Hvem betaler for de 4 som ikke blev solgt??????

Der er fordele og ulemper ved alle fremgangsmåder; men den som bør træffe beslutningen, er den som skal leve med resultatet – og det er aldrig dem som skrev udbuddet, eller forhandlede prisen helt i bud i indkøbsafdelingen, eller fik sneget spidsfindigheder ind i kontrakten eller tromlede en hel branche flade i SKI.

Tænk over disse ting næste gang du køber ressourcer ind til dit projekt!Balance pris kvalitet

Fjern ikke grundlaget for at skamrose projektledere!

Det er blevet populært at påpege, at vi hidtil har målt helt forkert på projekterne. Vi har brugt alt for meget tid på at måle på projekttrekanten; medens det jo er meget vigtigere at måle på den opnåede effekt af projektet. Det er blevet in at forklare, at vi hidtil har målt på om projekterne leverede det aftalte til tiden og indenfor budgettet; medens vi nok burde have målt på om projektet nåede sit formål og gav den ønskede effekt i stedet! – forholdet er yderligere beskrevet her.

Men inden vi går i ekstase over denne “nye” indsigt så er der lige et par ting at huske på:

  1. Den uddannelse og den værktøjskasse vi giver til vores projektledere sigter hovedsagelig (men selvfølgelig ikke udelukkende) på at kunne levere det ønskede til tiden og indenfor budgettet. Udfordringen er helt klart at kunne vise en ledelse, en bestiller eller en styregruppe, at man er troværdig, og at man kan levere det man lover, at man ikke går rundt og spilder hverken tid eller penge, og at man derfor er sin løn værd. Projekttrekantens elementer om ting til tiden og pengene er jo ikke grebet ud af luften. De er hovedbestanddelene i hen hver organisation, afdeling, chef eller medarbejders mål og opfølgning. Begynder vi at sige, at trekanten alligevel ikke er så vigtig, så kommer vi da helt ud af trit med virkeligheden, og hvad skal vores projektledere så anstrenge sig for? og hvad skal vi så anerkende præstationerne ud fra?Maale succes
  2. Det naive svar er, at så må vi til at måle projektlederne på, om de så til sidst og langt om længe når formålet med projekterne. Ja, fint nok, men det har projektledere bare nul indflydelse på, fordi dels kræver det stadige godkendelser af stadig nye projekttrekanter i jagten på formålet, som måske først nås i fjerde forsøg, og dels er effekten af et projekt som regel baseret på en lang række forudsætninger, som projektlederen ikke har nogen indflydelse på. Det giver simpelthen ingen mening at måle projektledere på formålet! Iflg. alle lærde er det også alt for sent af belønne en projektleder fem år efter projektets afslutning når investeringen endelig bærer frugt!
  3. Endelig efterlades man med en tvivl om disse nye vækkelsesprædikanter har nogen praktisk erfaring med ledelse og virksomhedsdrift eller om de blot er teoretikere? Selvom det er glorværdigt at måle på formålsopnåelse, så er der stadig grænser udmålt af cost/benefit-beregningerne, der er knappe budgetter, der er en portefølje at alternative projekter som maser sig på og der er i det hele taget grænser for, hvor lang tid vi kan vente på effekterne af projekterne.

Det bedste du kan gøre for dit projekt er at tale om det med ligestillede

Hvis du gerne vil lykkedes med dine projekter, så er det mest professionelle, du kan gøre, at indse, at du selv har blinde områder og at du alene ikke kan få øje på alle udfordringer og trusler og da slet ikke på alle de kreative løsninger på udfordringerne. Derfor skal du en gang imellem holde halvanden times sparring med en, som du har tillid til – kollega eller en udefra. Med en præcis projektterminologi kan du hurtigt præsentere projektet og dine valg og hvad du ser af udfordringer. Herefter skulle det være mærkeligt, om din sparringspartner ikke kan bidrage med spørgsmål og synspunkter som senere viser sig at være guld værd.Sparring

Hvis I får opbygget en kultur, hvor det her er normalt, kommer du jo dermed også til at høre om de andre projektlederes projekter og udfordringer, og du skovler dermed erfaringer ind med dobbelt hastighed!

Relativ simpel øvelse forbedrer projekterne i hele organisationen

Bare ved at være lidt mere omhyggelig med at beskrive både det som projektet forventes at levere OG de benefits det vil føre til, giver bedre resultater. Det viser PMI’s seneste undersøgelse klart, og forklaringen er den simple, at det bliver lettere at opretholde fokus på benefits eller med andre ord sværere at fortabe sig i deadlines, budgetter og kvalitet. Så store forskelle er der:Benefit focus

Find rapporten her eller læs flere indlæg om det vigtige fokus på realisering af benefits her og her eller her.

Sådan deler du professionelt usikkerheden i dit projekt med din chef og får anerkendelse oveni!

Trick’et er at lokke chefen ind i en dialog, som man ikke kan komme ud af igen uden at dele usikkerheden med dig. Det smarte er, at du fremstår som en dynamisk, ansvarlig og på alle måder perfekt projektleder.

Altså, du har fået/taget et projekt X, som skal være færdig en given dato og hvor målene er klare og bemanding og budget fastlagte mere eller mindre fra starten. Nu regner du det hele efter selv og regner også ud hvad plus og minus 20% vil betyde. De udgør nemlig den usikkerhed de fleste estimerer med. Jeg vil tro, at du vil indrømme, at du er omkring 80% sikker på, at du kan gøre det indenfor de plus 20%, og jeg vil regne med, at du er noget nær 100% sikker på f.eks. plus 40%.

Dialogen lyder således:

Hej Chef! Hej Projektleder! hvordan går det? Det går bare så godt, og nu har jeg også lige haft lejlighed til at gå alle planerne efter på projekt X, og jeg kan se, at vi er ret sikre (det er sådan noget chefer vil høre!) på at kunne møde deadline – faktisk helt oppe omkring 80% sikre! (her begynder chefen at fornemme, at der er ugler i mosen), og jeg vil lige stemme af med dig, om det er et acceptabelt niveau, eller om projektet er så vigtigt, at vi skal blive lidt mere sikre på deadline? (her serverede du lige en flot indlagt sproglige forudsætning: enten siger du uvigtigt projekt og accepterer 80% sikkerhed, eller du siger vigtigt og skal til lommerne for at få sikkerheden højere op!)

Første situation: Jamen projektet er ikke så vigtig endda, så jeg kan leve med de 80% – SLUT på dialog. Du har nu delt usikkerheden med din chef!

Anden situation: Projektet er virkelig vigtigt, så vi skal være meget mere sikre! Okay godt at vide. Hvor meget mere sikre skal vi være? (her får chefer ofte svedperler på panden) eller med andre ord, hvor stor usikkerhed kan din chef leve med Chef? (en lidt ondskabsfuld omformulering) Jamen 90% vil være fint! Godt så, og det kan vi sagtens. Du skal bare vælger mellem enten a) tilføre Y flere ressourcer/penge og så holder vi deadline med 90% sikkerhed eller b) vi kører med ressourcerne/pengene og så udskyder vi deadline Z dage – igen med 90% sikkerhed. Hvad vælger du?

Den kan du selv tænke videre; men igen ender I med at have delt ansvaret for usikkerheden.Usikkerhed at dele med chefen

Tager du ansvar for dit projekt? JA! Har du styr på dine planer? JA! Er du svær at løbe om hjørner med? JA! Skaber du respekt om din person? JA!

Er du sk… irriterende i forhold til kollega-projektlederne? som bare klapper hælene samme og siger Yes Boss! (og arbejder solen sort for at nå det). JA! det er du; men nu er du jo heldigvis ikke ansat til at være populær. Du er ansat til at levere, hvad du lover!

Til sidst skal nævnes, at en virkelig top professionel projektafdeling altid ville tage sådan en snak. Det er f.eks. en del af projektmodellens overtagelsesfase hos Siemens, når en projektleder skal hejses om bord på et nysolgt projekt.

Hvorfor tager det altid længere tid, flere timer og penge og ender med mangler i forhold til det lovede?

Det er simpelthen det værste spørgsmål man kan få fra deltagerne i et projekt, som man er projektleder for. For hvorfor er det sådan? Når vi estimerer og gør en dyd ud af det, så skal sandsynligheden for at vi skyder under vel også være lig med at vi skyder over – eller hvad? Det er lige her, at du bliver tvunget til at indrømme, at du slet ikke har styr på din egen eller projektgruppens optimisme. I vælger igen og igen i den hurtige ende når I planlægger, i den lave når I estimerer og budgetterer og i den normale ende når I vurderer opgavens eller produktets komplicitet eller kompleksitet. Hvorfor gør I så det lyder spørgsmålet videre? Og det er ret svært at svare på uden at indrømme:

  1. du ikke har styr på kvaliteten af processerne omkring planlægning og budgettering
  2. du tækkes ledelsen og kundens interesser og sk…. på projektgruppens
  3. du ikke kan modstå egne og ledelsens behov for action frem for omtanke
  4. du ikke evner at lære af erfaringerne fra de sidste ti projekter hvor hver time sparet i starten kostede mindst ti siden hen i fejlrettelser og panik før lukketid.

Men bare rolig – jeg har faktisk aldrig oplevet, at nogen projektdeltager overhovedet har stillet spørgsmål. Men alligevel så tænk over, hvad du vil svare, fordi det siger så meget om dig og din filosofi for projektledelse.Optimisme

Statistikere vil lige her anføre, at medens der er en nedre grænse for hvor lille et estimat kan blive, så er der ingen øvre grænse, og derfor taler vi ikke om normalfordelinger men om en betafordeling! Og det er rigtigt; men det spiller en minimal/ingen rolle i forhold til emnet lige her..

Indlæg nr. 1.077

Så længe vi beholder projektmodellernes forenklede billede af virkeligheden, bliver vi ikke bedre til projektledelse

Nu har vi i snart 75 år øvet os på at håndtere projekttrekanter og blive færdige til tiden, indenfor budgettet og med det aftalte. Som alle ved, er vi ikke blevet super skrappe til det (se bl.a. her eller her). Hvad værre er, at netop det at måle på tid, budget og kvalitet måske er det, som i virkeligheden har mindst at gøre med opnåelse af projektets formål (se bl.a. her og her). Det er fint, at vi kan udspænde vores eget ansvar med projekttrekanten; men spørgsmålet er, om det er til gavn for helheden? Hvad nu hvis vores iver for at præcisere ansvar ender med at være sub-optimering? Sub-optimering til mere skade end gavn?skyklapper1

Mon ikke det er på tide at overveje, om vi skal i gang med at være værdifulde for vores organisationer på nogle nye måder? Måske er 2016 et godt år at skifte fra leverandør-rollen, hvor vi leverer det, som der bliver bedt om og til samarbejdspartner-rollen, hvor vi leverer det, som der er brug for? Som det er i dag omgiver vi os med ord og modeller, som fastholder en meget snævertsynet opfattelse af hvad projekter i virkeligheden er. Se blot på vores alt for forenklede projektmodeller

Skyklapper 2Eller bare ordet projekt! Hvorfor kalder vi det ikke i stedet konsekvent for Forandring? (se mange muligheder i den idé her). Projektleder forandringsleder!

Jo mere du arbejder for denne sag jo flere øjne kommer der på det reelle omfang af vores projekter forandringer, og jo mere værdi skaber vi!

Projekttrekanter er gode; men værdiskabelse er bedre

Fordi du kører 60 km/timen i 30 minutter betyder det ikke automatisk, at du kommer derhen hvor du skal, og skulle du endelig komme derhen, så betyder det jo ikke automatisk, at det bliver fedt at være der! På samme måde kunne man sige om projekter, at fordi man lykkedes at komme igennem til tiden med det aftalte indhold (aftalte kvalitet) indenfor budgettet betyder det jo heller ikke automatisk, at formålet med projektet så er/bliver nået eller mere specifikt at succeskriterierne er eller bliver nået.

Det forførende ved projekttrekanten er, at den er så dejlig målbar. Det er let at måle på tid og økonomi og indhold/kvalitet. Omvendt er det meget sværere at måle på formålsopnåelse og målingerne ligger meget senere end projektet, så de kan ikke rigtige bruges til at overvåge projektudførelsen med. Derfor er der så meget fokus på at følge op på projekttrektanten, at vi helt har glemt, at den jo ikke automatisk fører til formålsmæssig succes.

Vi har så valgt at sige, at projekttrekanten er projektlederens ansvar og formålet er projektbestillerens ansvar. Projektlederen kan dermed være succesfuld; selvom formålet ikke bliver opnået! Men i et større perspektiv er det jo ikke særlig udbytterigt for organisationen. Derfor må vi lære at have fokus på både trekanten og formålet. Vi skal måle på trekanten; men vi skal også måle på, om vi tror på, at formålet bliver opnået. Forholdet er nærmere beskrevet her.Balance PRE

 

Siemens bliver de første til at anvende ISO 21500 globalt

Da denne Guide to Projekt Management udkom i 2012 spurgte jeg mig selv om, hvem der først ville rykke på denne mulighed for at standardisere sin projektledelse? Der er indlysende fordele internt ift. ensretning og eksternt ift. et konkurrencedygtigt og troværdigt image.

Det skulle så blive Siemens fortalte John Holst mig i går (under receptionen hos Foreningen Dansk Projektledelse i anledning af Jesper Schreiners tiltræden som ny foreningsleder efter Morten Fangel). John, som er og har været ivrigt optaget af den langvarige og omfangsrige udvikling af ISO215xx familien, fortalte, at 21500 nu rulles ud globalt i Siemens i løbet af 2016. Det betyder bl.a. at Siemens vil kunne vælge at specificere, hvad posten Projektledelse nærmere omfatter i fremtidige tilbud, og det er der jo ret mange som ikke rigtig kan!

TILLYKKE SIEMENS

læs mere om premieren på ISO 21500 her og om udbredelsen her og om anvendelsen her og endelig om 215xx familien her.

ISO21500 siemens

Projektlederens katastrofe-spiral

Der er to naturlove i projekter! Den første er, at jo tættere på deadline du kommer, jo dårligere kvalitet er du tvunget til at acceptere. Den anden er, at jo længere væk fra deadline du er jo mere tilbøjelig er du til at sige ja til ændringer. Begge forhold er alvorlige; men når de naturlig nok optræder på samme tid, så forstærker de hinanden! Du siger ja, belastningen vokser, kvaliteten falder, du skammer dig, du siger ja til mere som en slags bod, belastningen stiger, kvaliteten falder…

Når du langt om længe begynder at sige NEJ! har du for længst tabt slaget. Du når principielt deadline; men en syndflod (!) at kvalitetsbrister venter så reelt kommer du for sent og sprænger din ressource-ramme.

SpiralJeg negligerer ikke udfordringerne ved at sige nej. Tvært imod har jeg skrevet meget om emnet og om at blive bedre til det. Søg blot på ordet NEJ.