Netværkskompetence Posts

Programstyring javel; men hvornår er det en god idé?

Begrebet programstyring glider lige så stille ind i vores sprogbrug; men ved vi lige, hvad det er, begrebet dækker over? At programmer består af flere projekter, ved vi godt, og vi ved også, at projekterne i programmet har noget til fælles – som gør det værd at koordinere dem – altså formålet med programstyringen. Havde de ikke haft noget til fælles, kunne vi i stedet for et program have samlet dem i en portefølje. At porteføljer så ofte har et strategisk sigte og derfor alligevel bringer en fælleshed ind i samlingen af projekter, og derfor gør, at de også kunne kaldes et program, er en mindre detalje.

Det interessante er, hvilke former for fællesskab en klynge projekter har, fordi heraf kan man nemlig se, hvilke fordele der kan opnås ved at styre klyngen som et program – man kan med andre ord se formålet med programstyringen.

Nedenfor er vist nogle af de hyppigste former for fællesskaber og formålet med at koordinere dem:

Fællesskab blandt en klynge projekter Formål med programstyring Eksempel på succeskriterier for programstyringen Eksempler
De bidrager til samme produkt, og projekterne kan være innovative. At koordinere målbeskrivelserne på tværs af projekterne i takt med at idéer og erfaringer udvikler sig. Alle projekter er align’et senest 4 dage efter en godkendt ændring. Programbudget overholdt med +/- 25% Udvikling af næste iPhone omfattende projekter for bl.a. chassis, software, interface, markedsføring, produktions-tilpasning, salgskanaludvikling m.fl.
De bidrager til samme forandring; men nødvendig omfang af forandringsindsats er usikkert. At dimensionere, igangsætte, koordinere og stoppe projekter indtil forandringen er helt indarbejdet. Programmets succeskriterier er nåede Digitaliseringsstyrelsens Programmodel
De anvender den samme viden/erfaringer. Sikre at viden opsamles, distribueres og især benyttes i alle projekter. Månedligt at 90% af projektlederne føler sig godt eller meget godt opdaterede om programmet Udbredelse af konceptet Nyt Nordisk Mad overalt i hele Skandinavien.
De anvender de samme ressourcer/specialister. Sikre en prioritering af projekterne i forhold til deres vigtighed for programmets formål. At ressourcebehovene er prioriterede 6 mdr. frem. Tvister afgøres samme dag. Udviklingsprogrammer som kræver kostbart udstyr eller råmaterialer eller trækker på unikke specialister.
De har de samme risici. At sikre effektiv risikostyring og anvendelse af de indhentede erfaringer med de besluttede foranstaltninger mod risici. Foranstaltninger mod risici er ajourført og iværksat på tværs af projekterne senest 2 dage efter en uplanlagt hændelse. Større anlægs-programmer f.eks. landdelen af Øresundsforbindelsen.

Når alle fællesskaberne er til stede i samme program, er det let at se de store krav, det stiller til programlederen, og man fornemmer samtidig, at programstyring er noget helt andet end projektledelse.

En fin guide for projektmagere og ildsjæle

En helt særlig type projektledere finder man især bag mange kulturbegivenheder. Det er dem, så kan få en idé til at vokse til imponerende størrelser – festivaller, koncerter eller udstillinger. Jeg kalder dem projektmagere, fordi de kan et eller andet magisk omkring håndtering af interessenter og så kan de mobilisere tonsvis af frivillig arbejdskraft.

Hans Stokholm Kjer har skrevet et fint web-hæfte om netop denne disciplin. Du kan finde hæftet her. Det er fyldt med gode råd om håndtering af myndigheder, støttepersoner og kunstnere.

Det skal du kunne meget mere af i fremtiden som projektleder

Her har jeg tidligere peget på det umulige i at blive ved med at læsse nye forventninger ovenpå de mange krav der allerede stilles i dag til en projektleder. At projektlederen så oveni skal være både strateg, forretningsmand, fabelagtig god leder, eminent kommunikator og forandringsagent og hvad ved jeg, er blot lappeløsninger på problemer andre steder i organisationen.

Det er lidt som i historien om manden der en nat gik rundt under en gadelampe og søgte efter sine tabte nøgler. “Hvorfor leder du egentligt her?” spurgte en forbipasserende. “Fordi her kan jeg se at lede!”. Projektlederen er således gadelampen hvorunder de fleste organisationer leder efter løsninger på de voksende problemer de har med at eksekvere deres strategier og gennemføre deres mange forandringer. Måske skulle de lede andre steder, for måske er det klassiske rolle-setup omkring projekter forældet. Måske er det gamle set-up slet ikke gearet til nutidens udfordringer i stadig mere komplekse (ikke kun komplicerede!) projekter. Det skal jeg ikke gøre mig klog på. Det vil jeg overlade til andre at kikke på.

Jeg kan til gengæld pege på, hvad projektledere specielt skal være gode til nu og især i fremtiden:

Fortolke -> Forklare -> Forpligte

Fortolke projektets omverden, og det vil især sige ledelsen oppefra og virkeligheden udefra; men også andre projekter indefra. Fortolkning ender med konkrete bud på projektets udfordringer, indhold og indhold. Bud som skal handles af med projektets bestillere og aftagere.

Forklare projektet til især deltagere og samarbejdspartnere; men i lige så høj grad de berørte ledelser og beslutningsfora. Perspektivering, visionering, målsætning og risikovurdering er dele af forklaringen.

Forpligte drejer sig om at aftale forpligtende bidrag fra projektets deltagere og samarbejdspartnere. Indsatsen strækker sig fra motivation og til jura.

Med stigende kompleksitet og hastighed i projekter, er disse tre færdigheder langt vigtigere at fokusere på end alt andet. Det er fordi, at fremtidens projektleder i højere grad faciliterer udvikling end leder og styrer udvikling. Projektlederen faciliterer således processer blandt interesserne indtil tilfredsstillende resultater er opnåede.

 

Blive klogere – hurtigere

Den gode Susie Lynge er nok Danmarks dygtigste når det gælder om at få organisationer til dele viden. Susie’s hemmelighed er, at hun meget hurtigt kan få folk til at blive meget meget bedre til at netværke. Ikke sådan på “jeg hører indlægget og snupper en kaffe” måden og heller ikke på “jeg snakker bare med alle de andre om løst og fast og så dukker der nok noget nyttigt op” måden. Næ, hun kan lære folk “jeg har mindst en håndfuld vigtige spørgsmål og jeg ved både hvem som kan og hvordan jeg får dem besvaret” måden.

Nu har Susie besluttet sig for at røbe nogle af sine hemmeligheder i hæftet “Spil hinanden gode – med videndeling”. Få hæftet som pdf via dette link.

 

God week-end

Hvordan du får topledelsen engageret i dit projekts succes

PMI har her i oktober frigivet en dybdegående analyse af relationerne mellem topledelsens engagement og projekters- og programmers success. Her er en del anbefalinger til at vælge, opbygge relationerne til og kommunikere med topledelsen. Læs rapporten her.

Jeg vil lige slå et slag for projektlederens ansvar – det nytter jo ikke, at man altid peger fingre af ledelsen – læs her.

Sådan kommer du videre med dine interessenter

De fleste vælger at udvikle relationer til interessenterne så tilpas meget, at de lige netop kan række projektet igennem; men hvorfor nu det, når interessenterne jo i sidste ende er dem, som holder projektet oven vande?

Gør dig selv en tjeneste af og til at gå interessenterne igennem og overvej, om alt er som det skal være? Behøver det at være sådan? Skal du tage nogle nye initiativer? Skal du mere på banen nogle steder etc.

Det er min erfaring, at det kan være svært at sætte ord på ens relation til en interessent. Prøv derfor for sjov at bruge disse relationskort: Tænk på en interessent og kik kortene igennem og find det eller dem, som lige netop viser essensen af relationen. Hold fast i den og spørg dig selv om, hvad du skal gøre mere, mindre eller anderledes fremover.Relationskort

Det kan du lige når inden week-end, så du er klar til den og projektet i næste uge.

Hjælpsomhed kan ses på bundlinjen…

Jaaaaa – men sådan ligefrem helt ned på bundlinjen? Ja, siger professor Adam Grant (en af de 40 mest anerkendte business-professorer i verden), hvis der er en hjælpsom kultur i organisationen, så bliver alle mere tilbøjelige til at dele viden, og det har indflydelse på bundlinjen! Læs lidt mere her.

Som projektleder har du jo mulighed for at sætte dette emne på dagsordenen, når I taler om Jeres projektgruppe.

Jeg tror også, at forholdet har stor indflydelse på netværksdannelsen i organisationen – læs bl.a. her.

Hvorfra og hvortil?

Projekter er temporære forekomster i systemer med fortid og fremtid. Derfor er et af de bedste ‘trick’ jeg har lært i forståelsen af en organisation eller en person eller i det hele taget noget organisk altid at spørge ind til: “Hvad er der sket de sidste 5-10 år?” og “Hvor er I/du om 5-10 år?”. Det giver 100 gange så god forståelse som selv den bedste analyse af nu-situationen.

Det er i øvrigt også en af teknikkerne man skal lære, hvis man vil blive en bedre netværker (mere om det emne her og her).fra og til

Ny kategori tilføjet: Netværkskompetence

Projektledelse = Netværksledelse?

Projektledere er vel nok den gruppe af erhvervsfolk, som har allermest brug for et godt netværk. Projektlederens opgave er jo grundlæggende at knytte en masse personers viden sammen i løsningen af en given udfordring. Derfor er evnen til super hurtigt at finde frem til viden et succeskriterie for enhver projektleder. Når det er sagt, så kan det undre mig, at vi bruger så lidt tid på vores netværk – opbygge det, udbygge det og pleje det etc. De fleste vil sikkert sige, at det tager for meget tid? For besværligt? Kender ikke lige een med den viden etc. Jeg siger, at det nok tager ca. 15 min. at spare 14 dage hver gang du ulejliger dig med at bruge dit netværk. Hvorfor?

Fordi:

– hvis den du ringer til ikke har svaret, så kender vedkommende formodentligt een som har

– i fem opringninger garanterer jeg du får bid i mindst tre

– et godt råd, løsning eller hvad du nu har brug for tager som regel kun få minutter at få

– mine erfaringer siger, at i fire ud af fem tilfælde du tale med mennesker, får du et perspektiv til dit problem, som du ikke havde tænkt på

– de råd man får fra sit netværk er som regel tygget viden, det er som regel dyrt indkøbt erfaring så det er med andre ord råd, som sikkert kan spare dig for rigtigt meget oprydningsarbejde, hvis du følger dem.network

– selv hvis du hører til den type, som lige checker selv det bedste råd en ekstra gang, så koster det kun få minutter ekstra at ringe op en ekstra gang og få en mening om den løsning du har fået.

Så hvad er det lige, der holder dig tilbage?

Hvis du vidste hvor tæt du mange gange har været på succes, når du besluttede at give op – så ville du græde dig i søvn hver aften!

Netværksmekanikeren Susie Lynge

I denne uge har jeg oplevet at få et fuldstændigt nyt syn på det at netværke. Jeg tror, at jeg har tænk som mange andre, at netværk var noget man ‘kom ind i’ på en eller anden tilfældig og ustruktureret måde – ja undskyld min naivitet, men jeg er altså ikke uddannet i at netværke (eller for den sags skyld i mange andre færdigheder af afgørende vigtighed for succes i vores arbejdsliv i dag).
Når Susie Lynge folder netværkstanken ud, bliver den pludselig forståelig (ja, næsten banal) og struktureret. Noget man bestemt kan gøre noget ved – både en selv; men lige så meget dem, som man vil netværke med.
Læs meget mere på netværkskompagniets hjemmeside her.