Projektstyring Posts

Du har fra starten under 36% chance for at lykkedes med dit nye projekt!

Ja, det er barske odds; men mange ting viser sig desværre at være misforståede allerede ved starten af projekterne. Jeg har beskrevet udfordringerne i Foreningen Dansk Projektledelse’s kvartalsblad for medlemmer – læs hele artiklen her.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Programledelse – det største fupnummer i projektledelsens historie?

”Projekter leverer kun leverancer; medens programmer leverer værdi!” Sådan lyder det flere og flere steder, hvor nyere generationer rådgiver ledelser. Sikke noget sludder! Selvfølgelig kan projekter levere værdi, og naturligvis er der ingen garanti for, at programmer leverer værdi! Det er jo ikke gjort med at klistre plakater op med attraktive budskaber. Arbejdet er det samme, om man kalder det projekt eller program. Når det hævdes, at programmer sørme leverer værdi, så svarer det til de besværgelser, som regnmagere og troldmænd spreder om sig, men fordi der dømmes program, så er bakken op til værdiskabelsen og den hellige gral i alle projekter stadig nøjagtig lige høj og stejl og vanskelig at bestige.

Og hvilke ingredienser indgår der så i trykkedrikken programledelse? Kort fortalt nøjagtig det samme som i  projekter – bare meget mere af det hele. Altså mere visionering, mere inddragelse af linjeledelsen, mere planlægning, mere formel organisering, mere autoritet til programledelsen, mere forventningsafstemning – især til værdiskabelsen og om målingen af samme etc. og voila! Så lykkedes det hele meget bedre. Bedre end i projekter, hvor der ofte er meget mindre af det hele. Læren er altså, at hvis man fokuserer og engagerer ledelse og medarbejdere meget mere, så lykkedes det meget bedre. Hold da op, behøvede vi at skabe skalkeskjulet programledelse for at indse det, som har været kendt siden tidernes morgen? Det er jo mekanismer, som kan etableres i ethvert projekt – hvis man vil.

Der er masser af fordele ved at en programledelse koordinerer en række projekter med forskellige fællestræk; men hold op med at sige, at den er nødvendig for at skabe værdi!

(og ja, jeg er i gang med at blive TOP-certificeret og kan efterhånden se mange fejl og problemer i vores tilgange til værdiskabelse – læs om nogle af dem under emnegruppen Benefit’s på min Blog).

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.205

Hvis du bare vidste, så…..

Vi har ikke tradition i Danmark for at give projektledere ret meget uddannelse i forretningsudvikling, og det er sjældent, at alle brikkerne i det komplicerede puslespil i og omkring et projekt bliver klarlagt og forstået både i projektgruppen og i forretningsenhederne. Se til eksempel analogien i puslespillet her.

HVIS projektledere pludselig fik et forretningsmæssigt klarsyn, ville langt de fleste formodentligt opleve følgende situation for deres projekt:

  • Der er således sikkert funktionaliteter og ting og sager, som faktisk ikke er nødvendige, når det kommer til stykket. Alle troede, at de var vigtige; men da alting faldt på plads, var de helt overflødige. Her kan der spares mange penge og meget tid.
  • Så mangler der garanteret også noget – nemlig det, som bestilleren tror leveres af projektet og som projektet tror klares af bestilleren. Disse mangler fører til forvirring og forsinkelser og dermed tabt udbytte i høsten af projektets benefits.
  • Endelig bliver det også klart, at projektet, som projektlederen prøver at tæmme, kun er en lille bid af en meget større og måske meget mere kompliceret forandringsindsats.
  • Og så har jeg slet ikke berørt de muligheder for prioritering, som overblikket muliggør – kunne projektets indhold ændres, således at de områder, som er dyre og kun giver ringe udbytte, bliver skåret fra?

Kunne du have lyst til at få klarsyn? og hvad ville du bruge det til?

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.204

Hvordan får man succes med sit projekt sådan rent planlægningsmæssigt?

Der er mange filosofier, og man må vælge den, som passer bedst til lige netop den virkelighed, man projektmæssigt færdes i – sådan som f.eks. Mogens Mikkelsen forklarer det i sin bog ‘Ledelse af komplekse projekter’.

Og nogle gange er virkeligheden så kompleks, at det slet ikke nytter at planlægge.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hvis jeg var CEO…

Så ville jeg bede mine projektledere om helt at holde op med at indgå aftaler om projekttrekanter for i stedet sammen med bestillerne at blive super gode til at styre denne her ‘projektdiamant’.

Diamanten skaber gennemsigtighed, så alle involverede kan træffe gode beslutninger, efterhånden som virkeligheden indhenter projektet. Jeg vil helt af med traditionel tænkning, hvor projektlederen sætter sig i førersædet med blikket stift rettet mod tid, penge og kvalitet. Jeg vil meget hellere have nogle piloter, som er sindssygt gode til at forfølge de ønskede værdier igennem virkelighedens rutchebane. Så må bestillerne og jeg ‘hælde’ tid og økonomi på flyet så længe det giver mening for forretningen – sådan har det jo altid været.

Sådan vil jeg klæde os på til den nære og fjerne fremtid!

Og grundlaget for belønning af projektlederne? Jamen det bliver jo evnen til at skabe (her er værdidelen især svær) og siden holde projektdiamanten opdateret OG indlevelsen nok til at pege på de forretningsmæssigt bedste løsninger på opståede problemer og så selvfølgelig samarbejdsevne. Faktisk, når jeg tænker mig om, ligesom alle andre medarbejdere bedømmes!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hjælper digitaliseringsstyrelsens business case-model overhovedet Danmark?

Hvis vi vil have færre IT-skandaler i Danmark, så skal vi i gang med at se mere kritisk på beslutningen bag dem. Det vil sige kvaliteten af de tal, der lægges ind i business case-modellen, og så i det hele den måde, som modellen præsenterer business casen på for beslutningstagerne. Med hensyn til kvaliteten af tallene kan man i vejledningen til modellen læse, at man blot skal angive tre estimater, nemlig det forventede og det bedste og værste estimat. “Herefter beregner modellen et vægtet gennemsnit!” Det lyder jo besnærende, men det er en falsk tryghed, som forklejner arbejdsindsatsen med at finde pålidelige estimater. I stedet for at bruge de erfaringer, som f.eks. vores egen danske prof. Steen Lichtenberg har samlet fra estimering af mange hundrede mia. kr. projektinvesteringer i ind- og udland, vælger Digitaliseringsstyrelsen at flikke sit eget sammen på typisk dansk maner.

Det andet alvorlige kritikpunkt er den sort-hvide opfattelse af udgifter og gevinster, som modellen står for. “Hvis vi afholder disse her udgifter så får vi de har gevinster!” er modellens budskab. Det skal retfærdigvis nævnes, at modellen også opererer med risici, men de går udelukkende på udgiftssiden, selvom der historisk er større risici forbundet med projekternes evne til at levere de lovede gevinster.

Problemerne ved modellens simplificering af beslutningsgrundlaget er mange, men først og fremmest at udgifter nævnes før gevinsterne, ligesom det også gøres i cost/benefit-analyser og mange andre steder i projektverdenen. Forholdet drejer uvægerligt fokus hen på udgifterne, og medvirker derfor til at fastholde beslutningstagerne i deres opfattelse af, at udgifterne er det sværeste at styre i projekter, medens det jo i virkeligheden viser sig at være gevinsterne, der er problemet – de kommer oftest kun i reduceret omfang, hvis de da overhovedet kommer! Sekundært er det et problem i modellen, at udgiftsposterne ikke kan spores frem til eller kobles til gevinsterne. Herved tabes mulighederne for prioriteringer af, hvad der giver mest for skillingerne, ligesom opfølgning på gevinsterne umuliggøres undervejs i projektet. Beslutningstagerne tvinges ind i en enten-eller situation frem for en dialog om hvad der tjener riget bedst. Tertiært lægger modellens overvægt på udgiftssiden op til fortsættelse af den kedelige vane med kun lige netop at finde gevinster nok til at dække udgiftssiden. Mange undersøgelser har vist, at der alene på den konto overses op til ekstra 30% på gevinstsiden. Digitaliseringsstyrelsen kunne på disse områder nemt have forhørt sig hos f.eks. det australske firma Totally Optimized Projects Inc., som er frontløbere i at sikre, at projektinvesteringer får maksimalt udbytte.

Jeg vil samlet tro, at vi kunne få nogle hundrede mill. kr. mere i udbytte af de næste års IT-investeringer ved at ofre bare en halv million kr. på rådgivning om en bedre Business case-model.  Det er vel en rimelig god Business Case?

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Problemer er, hvad du gør dem til

Det er vigtigt at holde sig for øje, at der ikke eksisterer naturlige forekomster af problemer, der som arrige bier kun er ude på at stikke dig! Derimod er der masser af forhold, som hele tiden kommer til din og projektets opmærksomhed, og det er dem, du skal være varsom med at sætte den rigtige etiket på. Er det problemer, vilkår eller opgaver?

Munken Frans af Assisi skulle for 800 år siden have sagt: Giv mig styrke til at kæmpe med det, der kan ændres. Giv mig sindsro til at acceptere, hvad der ikke kan ændres. Og giv mig visdom til at kende forskel.

Hvis du ingen indflydelse har på et forhold, så er det et vilkår for dig og dit projekt, så lev med det, og kom videre! Har du derimod fuld kontrol over forholdet, så er det blot endnu en opgave til løsning. Har du indflydelse; men ikke fuld kontrol, så står du med et problem – vel at mærke et problem, som kan løses (ellers var det jo et vilkår).

I mange situationer kan du vælge ikke at løse et problem (evt. efter aftale) og så hopper det over i afdelingen for vilkår, som bliver en parkeringsplads for fravalgte problemer. Du er med andre ord i gang med at prioritere! Et problem kan altid nedbrydes i nogle elementer, hvoraf nogle straks kan løses og dermed bliver til opgaver. De resterende kan vi så forsøge at løse som problemer; men måske resterer der alligevel nogle elementer, som så ender med at være vilkår! Igen en prioritering.

Træn dig selv i denne tankegang, fordi den sikrer, at du ikke hænger fast i ting, som i virkeligheden er vilkår. Vær også sikker på, at alle i dit team har samme opfattelse af, hvad der er opgaver, problemer og vilkår. Ellers er det svært at samarbejde.En metafor for samme er spejlægget her. Jeg har været inspireret af Mogens Frank Mikkelsens bog: Ledelse af komplekse projekter med agilitet og et godt greb. Snup den med på ferien og få et helt nyt overblik til når du kommer tilbage.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hvorfor er nordmænd så meget bedre end danskere til at estimere de store offentlige anlægsprojekter?

Løb på Dr. Steen Lichtenberg hos Atkins i går, hvor vi til et arrangement hos Dansk Projektledelse hørte om tillidskriser i projekter og hvordan vi måske kan håndtere dem.

Steen er bl.a. kendt for Successiv Princippet eller Successiv Kalkulation til estimering af, forståelse af og ikke mindst reduktion af usikkerhederne i projekter og så for de mange projekter (150+ mia. kr.) han har kvalitetssikret omkring budgetter og tidsplaner.

Vi hører næsten ikke ordet Successiv kalkulation mere i Danmark , men til gengæld fortæller Steen, at det er meget udbredt i Norge og det er pålagt alle store offentlige anlægsprojekter. Det har bl.a. betydet, at 80% af projekterne holder sig indenfor bevillingsrammen!!

Prof. Bent Flybjerg er meget mere citeret og omtalt i Danmark i forbindelse med de mange skandaler i offentlige anlægsprojekter, men har åbenbart med sine forslag endnu ikke få myndighederne råbt op, så vi kan blive lige så gode som vores nordlige naboer.

Successiv Kalkulation er let at anvende på alt fra carporten til Femern Bælt, så du har ingen undskyldning for ikke at gå i gang med at blive meget meget bedre til estimering af kroner og tid.

Opretning af nødlidende projekter

Som omtalt i dette indlæg er det allerførste trin altid at stoppe ulykken! Sørg først for, at det ikke bliver værre! Det gælder ved førstehjælp til tilskadekomne i ulykker og ved nødlidende projekter. Næste trin i førstehjælp hedder ’overblik og prioritering’ og det er det, som dette indlæg handler om. Hvordan retter man et projekt op?

Ethvert projekt er som et løg. Inderst inde ligger de grundlæggende antagelser, og hvis de er forkerte, taler vi om en katastrofal situation, som det vil være svært at genoprette. Længere ude finder vi antagelser af stadig mindre betydning, og hvis det er her fejlen her, så bliver genopretningen mere overkommelig.

Det er mest praktisk at gå ud fra, at årsagerne til det nødlidende projekt ligger i de ydre lag. Man starter derfor med at undersøge de mindst betydende årsager først, og arbejder sig så gradvist ”indad”. Man stiller følgende spørgsmål til projektet:

  1. Er status opgjort korrekt? Der er mange årsager til at opgøre status forkert. F.eks. at estimere i én, planlægge i en anden og registrere tidsforbrug i en helt tredje tidsenhed. Det kan også være at sammenligne omkostninger med budget uden at tage hensyn til projektets fremdrift. Endelig kan status være for smalspekteret og måske ikke tage hensyn til f.eks. risici og kvalitet i opgørelsen af status.
  2. Er planen troværdig? Er det næste spørgsmål man må stille, hvis status er opgjort efter alle kunstens regler. Her må man f.eks. se på, om estimater i ressourceforbrug er korrekt omregnede til varigheder, om usikkerheden i estimaterne er håndteret i planens buffere, og om bufferne er placerede der hvor der er størst sandsynlighed for at de bliver brugt. Man kan også se på, om kritisk vej er markedet og kendt af projektet.
  3. Er estimaterne for tidsforbrug og omkostninger troværdige? Er næste område, hvis det foregående er ok. Er der afsæt nok tid til estimeringen? Er der brugt forskellige metoder? Er det erfarne personer, der har estimeret? Er der arbejdet bevidst på et reducere usikkerhederne i estimaterne?
  4. Er nedbrydningen tilstrækkelig? Estimater bliver aldrig bedre end nedbrydningen, så her er det næste område at spørge ind til. Nedbrydningen bør fortsættes indtil arbejdspakker på ca. 20 timer og/eller varighed på en til to uger.
  5. Er leverancerne tilstrækkeligt definerede? Her undersøges det, om det er muligt objektivt at afgøre om enhver leverance eller del-leverance kan godkendes som værende færdig. Med andre ord skal det godtgøres, om der er tilstrækkelig med acceptkriterier til at kvaliteten kan godkendes.
  6. Er formålet tilstrækkeligt defineret? Hvis man endnu ikke har fundet forklaringen, er projektet virkelig i krise, fordi i så fald er hele formålet med projektet ikke nok defineret, og så er hvad som helst principielt relevant eller snarere ikke relevant. Her skal der være målbare succeskriterier for at sætte retning på projektet.
  7. Er interessentanalysen gennemført på betryggende vis? Det værste er projekter, som har et falskt billede af virkeligheden blandt interessenterne, for så kan man ikke stole på hverken formål eller aftalte leverancer. I så fald skal projektet næsten startes helt forfra for at opnå realisme.

Fremgangsmåden er altså den, at man går spørgsmålene igennem indtil der er bid. Så retter man det trin op og herefter alle foregående trin. Det giver helt sikkert en ny trekant, og derfor skal der altid en fornyet styregruppebeslutning til for at genstarte projektet efter opretningen. Man skal selvfølgelig også sikre sig, at projektlederen bevarer sit commitment på projektet, for eller skal der også bemandes om.

Opretningen kan som det antydes godt tage lang tid, så derfor skal man naturligvis have grønt lys for fremgangsmåden, inden man starter på genopretningen. Der er ikke taget hensyn til at projektlederen evt. har haft ledelsesmæssige eller personlige problemer og der er heller ikke taget hensyn til evt. bemandings- eller samarbejdsproblemer i projektgruppen.

Kan man blive fantastisk god til projektledelse, og er det umagen værd?

Århusianske Systematic A/S mener sikkert JA, når der forleden landede en ordre på 1,5 mia. kr. fra US Defence på deres bord! Jeg peger ofte på Systematic i min undervisning, fordi virksomheden år efter år har vist, at man godt kan blive både færdige til tiden og møde kravene OG samtidig tjene penge! Det er for mange lidt uvirkeligt grænsende til provokerende fordi… og så kommer alle undskyldningerne!

At Systematic så bl.a. også praktiserer, at alle går hjem til tiden, at overarbejde skal varsles laaaaang tid i forvejen (vi taler om uger) og at medarbejdere som regel kommer tilbage igen, når de har været ude og opleve, at meget tid går med at tumle med fejl og misforståelser i danske virksomheder, gør det så meget mere uforståeligt for de fleste.

Systematic er CMMI level 5, hvor flertallet af danske organisationer er på .5 til 1.5. Hvis du vil byde ind på US Defence’s gigantiske budget for nyudvikling, skal du være 4+ eller ryger ansøgning direkte i affaldsspanden. Systematic leverer i øvrigt også hospitalssystemer.

Hurra fordi vi har et dansk eksempel på enestående projektledelse og at de turde investere 1000vis af timer i at blive bedre! Det kan altså lade sig gøre – hvis man vil!

En helt ny superpille, som får projektledere til at lykkedes med projekter i meget højere grad, er lige på trapperne!

Indtil den pille kommer, giver dette A4-ark nogenlunde den samme effekt. Her vist for et halvstort projekt for udvikling af projektmodenheden i en organisation:

Det giver dig overblik over de væsentlige ting; nemlig målene, tiden og økonomien, og så kan det også håndtere ansvar, risici og kvalitet.

Hent arket her.

God fornøjelse.

Gratis røntgenbriller!!

Hvis du vil se hele ‘vejen’ igennem et projekt, så skal du se på denne ligning:

Succes i et projekt = Evnen til at skabe potentialer (hvor gode er vi til at gennemføre projekter og skabe såkaldte leverancer?)

gange Energien til at udnytte potentialerne (hvor gode er vi til forandringsledelse?)

gange Viljen til at fastholde fokus (hvor gode er vi til at høste benefits år efter år indtil vores cost/benefit kalkulation går i opfyldelse?)trespringLæs mere om elementerne i ovenstående ligning her eller gennemse kategorierne Business Case og Benefits.

Indlæg nr. 1.130

 

Når projektet skal ud i ukendt terræn, skal projektlederen være ”naturvejleder” for styregruppen og stille krav til samarbejdet.

trekant-flygterDet nytter ikke noget at styregrupper kører i een hastighed, hvis projekterne kører i en helt anden, og det nytter ikke noget at styregruppen vil aftale en projekttrekant, hvis det er umuligt at sige, hvordan den skal se ud, og endelig nytter det ikke noget at styregruppen ønsker at delegere ansvar og mandat til en projektleder, hvis projektet nødvendiggøre et intensivt samarbejde mellem de to parter hele vejen igennem.
Jeg er bange for, at vi har et alt for stereotyp billede af styregrupper og derfor blindt accepterer beslutningstagernes forventninger om orden, regelmæssighed og forudsigelighed selvom virkeligheden dikterer noget andet. Vi må se i øjnene, at projekter bliver mere og mere uforudsigelige, fordi projekternes omgivelser skifter hurtigere og hurtigere. Projektledere bliver stadig oftere spændt for projekter med uvished eller uenighed eller begge om løsningen, og der fungere det klassiske set-up for styregrupper slet ikke.
Hvis usikkerheden er stor kan hver eneste ny indsigt i projektet fuldstændig ændre på projekttrekanten og dermed på business casen i både positiv og negativ retning, og så er der brug for hurtige go/no-go’s i styregruppen og ikke bebrejdelse og mistanke. På samme måde vil hvert skridt i en forhandling mellem uenige interessenter også helt kunne ændre projekttrekanten og business casen, og så nytter det ikke noget, at styregruppen ”ikke har tid”. I mange af sådanne tilfælde mener jeg, at man gør sig selv og omgivelserne en tjeneste ved at tale om processer isf. projekter, fordi det jo faktisk er en proces som projektlederen kører og måske måske ikke fører til til vished og dermed en egentlig projekttrekant – se mere her og ikke mindst her.

samarbejde-med-sgDet er på grund af disse forhold, at jeg siger, at projektledere har en vigtig opgave med at vejlede deres styregrupper om projekternes natur og samtidig stille krav til hyppigheden, frekvensen og indholdet af samarbejdet med styregruppen. Alt sammen selvfølgelig som forudsætninger for at tage ansvaret for projekterne.

 

Nu indfører USA program- og projektstyring ved lov!!!

Repræsentanternes hus godkendte den 22. september S.1550 – Program Management Improvement Accountability Act og det betyder i praksis (uanset ny præsident) at USA nu ved lov har lagt det i hænderne på det hvide hus’ Deputy Director for Management of the Office of Management and Budget at:

  • adopt and oversee implementation of government-wide standards, policies, and guidelines for program and project management for executive agencies – the bill exempts the Department of Defense ;usa
  • chair the Program Management Policy Council (established by this Act);
  • establish standards and policies for executive agencies consistent with widely accepted standards for program and project management planning and delivery;
  • engage with the private sector to identify best practices in program and project management that would improve federal program and project management;
  • conduct portfolio reviews to address programs identified as high risk by the Government Accountability Office (GAO);
  • conduct portfolio reviews of agency programs at least annually to assess the quality and effectiveness of program management; and
  • establish a five-year strategic plan for program and project management.

USA forventer at bruge 24.000 Mia kr. på programmer og projekter i 2017 (det er 24 gange hele vores nationalbudget!), og som der står i begrundelsen for lovforslaget: “even minor improvements to efficiency can result in significant cost savings”. PMI, som har medvirket til udformningen af indstillingen, har i flere undersøgelser påvist: “that government entities waste $101 million for every $1 billion spent on project and programs” – altså 10% svarende til 2.400 Mia kr. som måske kan spares ved de kun 140 Mill. kr. loven er budgetteret til totalt over 5 år.

Kunne vi lære noget af denne fremgangsmåde i Danmark, hvor milliarddyre programmer kuldsejler næsten hvert eneste år?

Derfor har du ofte besvær med at få truffet beslutninger i leder- og styregrupper

Du har svært ved at få beslutninger fordi du slet ikke tænker på samme måde, som de ledere og evt. topledere du sidder overfor! I har simpelthen forskellige måder at træffe beslutninger på, så uanset at du syntes, at du har forberedt en rationel beslutningsproces, så nytter det ikke meget, hvis deltagerne søger efter alternative beslutningsprocesser.

Det var en nyttig indsigt jeg fik tilbage i 2007, og du kan læse meget mere om den og begrebet Thinking Styles der.Ubeslutsom