Virtuelle teams Posts

De hyppigste problemer i virtuelle møder – og hvad du kan gøre.

Vi skulle jo tro, at de fleste efter hånden kan håndtere teknologien; men sådan er det ikke. Forbered dig altid på disse problemer:

Problemer Løsning som mødeleder Løsning som deltager
Kan slet ikke koble til mødet.

De fleste har mindre respekt for virtuelle end for fysiske møder, og mange tilkoble sig derfor i sidste sekund – og går i panik, når det ikke fungerer og forstyrrer alle de andre mødedeltagere.

·     Invitér via Outlook, så Skype selv indsætter det korrekte link.

·     Sørg for at din dagsorden kan rumme 10 min. tekniske problemer.

Afprøv det link du har fået, så snart du får det, og oplev at få at vide, at mødet ikke er startet endnu.
Lyd og video fungerer ikke.

Til trods for at de fleste slås med mobiler, tablets, TV, medie-servere m.v. dagligt, så forventer mange, at lyd og video selvfølgelig bare virker på Skype!

Ring til hvor deltager timer eller dage forinden og tilbyd at køre et lille hurtigt Skype-møde, så teknikken kan afprøves. Brug Skypes indstilling til at afprøve at både mikrofon og evt. kamera fungerer.
Lydkvaliteten er dårlig.

Baggrundsstøj hos deltagerne gør, at de enten ikke kan høre eller høres tydeligt.

Opfordre til at deltagerne bruger headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon. brug headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon.
Støjende adfærd.

Deltagerne ånder i mikrofonen, hamrer i tastaturet, klirrer med kniv og gafler, opvaskemaskinen brummer i baggrunden, trommer i bordet m.v.

·     Vær flink til at mute alle, når det er muligt.

·     Gør det til en god vane at pege på disse hyppige forstyrrelser

Tag hensyn og lad være med at gøre andet end at deltage i mødet!
Folk dropper ud af mødet i det skjulte.

Mange mener, at de uden at blive opdaget sagtens kan både skrive, spise og tale i mobilen medens de andre mødedeltagere drøfter mødets emner.

·     Spørg hele tiden hele vejen rundt blandt deltagerne, så alle aktiveres og oplever naturligt behov for at følge med.

·     Brug systemer, hvor du kan se, hvor mange der har sat mødet i baggrunden og arbejder med andre ting.

Fat dog, at multitasking er utopi og forstå, at når du gør noget halvhjertet, så er du med til at sænke kvaliteten og garanteret resulterer i ekstra arbejde senere.
Nogle sidder fysisk sammen.

Problemet er her, at de som er virtuelle får svært ved at høre, hvad der bliver sagt, fordi personerne i samme lokale taler til hinanden isf. til mikrofonen.

Kræv eller tilskynd til at alle deltager virtuelt Vær professionel og deltage kun virtuelt
Ventetider gør deltagerne utålmodige.

Medens du bøvler med at vise eller dele et dokument eller du skal lidt tilbage i en Powerpoint mister deltagerne tålmodigheden og skifter til andet arbejde.

Tal høj hele tiden om hvad du gør ala ”Nu vil jeg lige viser jer et dokument. Jeg leder efter det her. Jeg søger ned gennem dokumenterne – og nu har jeg fundet det…” etc. Giv dig selv en pause. Nyd et øjeblik, at du kan slappe lidt af.

Læs også om de syv fejl du sikkert selv begår, når du styrer virtuelle møder her.

Syv fejl du sikkert begår med virtuelle teams

  1. For meget produktionstankegang. Problemet ligger hos dig selv og består i, at du tror, at de andre er lige så opsatte på at få gennemført opgaverne som dig selv. Tankegangen medfører, at du ubevidst starter alting med udgangspunkt i målene, opgaverne og planerne. Tankegangen gør det svært for dig at bundle med teamet og få en social dimension ind i samarbejdet, og du efterlader et indtryk hos teamet af at de kun er produktionsapparater.
  2. For meget skriftlig kommunikation. Du tænker, at det er lettere og mere præcist at skrive fremfor besværlig telefonsamtaler på english-isch med klangbund i fremmede kulturer. Mails bliver bare aldrig det, som bringer dig top-of-mind hos deltagerne. Du skal variere dine kommunikationsformer for at skille dig ud fra mængden.
  3. Ignorerer tavshed. Det er så let at være tavs i et virtuelt team og rette fokus mod andre gøremål. Du må aldrig tage tavshed som accept eller commitment. Sørg for at få jævnlige dialoger med alle i teamet. Indfør evt. Back-briefing?
  4. For meget eskalering til deltagernes chefer. Du prøver én gang at få en leverance færdig fra en deltager, og så ringer du til vedkommendes chef som det næste trin. Hvis det bliver et mønster i din ledelse, arbejder du med pisk isf. gulerod. Brug mere energi på at motivere!
  5. Utilstrækkelig IT-platform for virtuel samarbejde. Virtuelle projekter udvikler sig lynhurtigt fra at mails er tilstrækkelige til behov for filesharing, fælles kalendere, versionsstyring etc. Vær på forkant med platformen og luk op for faciliteterne efter behov. Undersøg jævnligt, hvad er irriterer deltagerne mest i den indbyrdes kommunikation
  6. Utilstrækkelig risiko-afdækning. Man kan som virtuel deltager være tilbageholden med at indrapportere risici, fordi man er bange for, at risici vidner om manglende commitment eller manglende tro på projektet. Gør ekstra meget ud af at begrunde dine ønsker om risici og anerkend tydeligt alle bidrag.
  7. Tror at intet nyt er godt nyt. Sådan er det næsten aldrig. De fleste er tværtimod ivrige for at melde ting klar, og samtidig er der rigtig mange kulturer, hvor man slet ikke fortæller om problemer og forsinkelser af frygt for at tabe ansigt. Sørg for en detaljering, hvor status kan rapporteres og opgøres mindst ugentligt.

Jeg blev inspireret af Bruge Harpham’s artikel på projectmanagement.com 15. marts 2017.