Virtuelle teams Posts

Interessentanalyser tilhører en svunden tid!

Interessentanalyser er for de fleste projektledere toppen af poppen og måske endda selve adelsmærket for loyalitet overfor bestilleren. Mange sætter en ære i at gennemføre analyserne, fordi så oplever de, at de er mere  sikre på, at de forstår bestilleren samt den modtagende organisation og i det hele taget landskabet hvorigennem projektet skal kæmpe sig vej mellem venner og fjender.
Sandheden er desværre, at interessentanalyser er et primitiv værktøj, der kun giver et banalt og todimensionelt billede af virkeligheden. Ligesom et fyldt målebæger med havvandet aldrig vil vise tidevandet, viser interessentanalyser heller ikke forretningens dynamikker, retninger eller komplekse sammenhænge. Derfor farer så mange projekter vild i den forretningsmæssige virkelighed og undlader at levere det, som var vigtigt for forretningens udvikling og vækst.

Interessentanalyser er fra en tid, hvor projekter for 99% vedkommende drejede sig om at få noget nyt teknik på plads eller få en bygning færdig eller ibrugtaget et eller andet materielt og håndfast . Det var en tid, hvor projektlederen var konge og interessenterne ydmygt tog de nye ting i brug uden spørgsmål. I det hele taget en tid, hvor forandringer blev oplevet som kun en lille nødvendig del af projekter, og interessentanalysen mere eller mindre var et spørgsmål om, hvem man skulle sende brugsanvisningerne til!
I dag er det lige omvendt. Projektet er blot en lille del af forandringerne, og projektlederen har mindre indflydelse end nogensinde. Alligevel bruger vi fortsat de gamle interessentanalyser som stort set det eneste værktøj i forståelsen af de kritiske formål og mål med projekterne!
I takt med en øget kompleks verden vil den blinde tro på interessentanalysers værdi stærkt medvirke til at endnu flere projekter end over halvdelen i dag aldrig bliver succesfulde. Vi skal have åbnet et helt nyt rum i projektlederens værkstøjskasse, nemlig rummet med værktøjer til samarbejde og dialog med  frem for statisk afbildning af forretningen, som projekterne betjener.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

De hyppigste problemer i virtuelle møder – og hvad du kan gøre.

Vi skulle jo tro, at de fleste efter hånden kan håndtere teknologien; men sådan er det ikke. Forbered dig altid på disse problemer:

Problemer Løsning som mødeleder Løsning som deltager
Kan slet ikke koble til mødet.

De fleste har mindre respekt for virtuelle end for fysiske møder, og mange tilkoble sig derfor i sidste sekund – og går i panik, når det ikke fungerer og forstyrrer alle de andre mødedeltagere.

·     Invitér via Outlook, så Skype selv indsætter det korrekte link.

·     Sørg for at din dagsorden kan rumme 10 min. tekniske problemer.

Afprøv det link du har fået, så snart du får det, og oplev at få at vide, at mødet ikke er startet endnu.
Lyd og video fungerer ikke.

Til trods for at de fleste slås med mobiler, tablets, TV, medie-servere m.v. dagligt, så forventer mange, at lyd og video selvfølgelig bare virker på Skype!

Ring til hvor deltager timer eller dage forinden og tilbyd at køre et lille hurtigt Skype-møde, så teknikken kan afprøves. Brug Skypes indstilling til at afprøve at både mikrofon og evt. kamera fungerer.
Lydkvaliteten er dårlig.

Baggrundsstøj hos deltagerne gør, at de enten ikke kan høre eller høres tydeligt.

Opfordre til at deltagerne bruger headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon. brug headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon.
Støjende adfærd.

Deltagerne ånder i mikrofonen, hamrer i tastaturet, klirrer med kniv og gafler, opvaskemaskinen brummer i baggrunden, trommer i bordet m.v.

·     Vær flink til at mute alle, når det er muligt.

·     Gør det til en god vane at pege på disse hyppige forstyrrelser

Tag hensyn og lad være med at gøre andet end at deltage i mødet!
Folk dropper ud af mødet i det skjulte.

Mange mener, at de uden at blive opdaget sagtens kan både skrive, spise og tale i mobilen medens de andre mødedeltagere drøfter mødets emner.

·     Spørg hele tiden hele vejen rundt blandt deltagerne, så alle aktiveres og oplever naturligt behov for at følge med.

·     Brug systemer, hvor du kan se, hvor mange der har sat mødet i baggrunden og arbejder med andre ting.

Fat dog, at multitasking er utopi og forstå, at når du gør noget halvhjertet, så er du med til at sænke kvaliteten og garanteret resulterer i ekstra arbejde senere.
Nogle sidder fysisk sammen.

Problemet er her, at de som er virtuelle får svært ved at høre, hvad der bliver sagt, fordi personerne i samme lokale taler til hinanden isf. til mikrofonen.

Kræv eller tilskynd til at alle deltager virtuelt Vær professionel og deltage kun virtuelt
Ventetider gør deltagerne utålmodige.

Medens du bøvler med at vise eller dele et dokument eller du skal lidt tilbage i en Powerpoint mister deltagerne tålmodigheden og skifter til andet arbejde.

Tal høj hele tiden om hvad du gør ala ”Nu vil jeg lige viser jer et dokument. Jeg leder efter det her. Jeg søger ned gennem dokumenterne – og nu har jeg fundet det…” etc. Giv dig selv en pause. Nyd et øjeblik, at du kan slappe lidt af.

Læs også om de syv fejl du sikkert selv begår, når du styrer virtuelle møder her.

Syv fejl du sikkert begår med virtuelle teams

  1. For meget produktionstankegang. Problemet ligger hos dig selv og består i, at du tror, at de andre er lige så opsatte på at få gennemført opgaverne som dig selv. Tankegangen medfører, at du ubevidst starter alting med udgangspunkt i målene, opgaverne og planerne. Tankegangen gør det svært for dig at bundle med teamet og få en social dimension ind i samarbejdet, og du efterlader et indtryk hos teamet af at de kun er produktionsapparater.
  2. For meget skriftlig kommunikation. Du tænker, at det er lettere og mere præcist at skrive fremfor besværlig telefonsamtaler på english-isch med klangbund i fremmede kulturer. Mails bliver bare aldrig det, som bringer dig top-of-mind hos deltagerne. Du skal variere dine kommunikationsformer for at skille dig ud fra mængden.
  3. Ignorerer tavshed. Det er så let at være tavs i et virtuelt team og rette fokus mod andre gøremål. Du må aldrig tage tavshed som accept eller commitment. Sørg for at få jævnlige dialoger med alle i teamet. Indfør evt. Back-briefing?
  4. For meget eskalering til deltagernes chefer. Du prøver én gang at få en leverance færdig fra en deltager, og så ringer du til vedkommendes chef som det næste trin. Hvis det bliver et mønster i din ledelse, arbejder du med pisk isf. gulerod. Brug mere energi på at motivere!
  5. Utilstrækkelig IT-platform for virtuel samarbejde. Virtuelle projekter udvikler sig lynhurtigt fra at mails er tilstrækkelige til behov for filesharing, fælles kalendere, versionsstyring etc. Vær på forkant med platformen og luk op for faciliteterne efter behov. Undersøg jævnligt, hvad er irriterer deltagerne mest i den indbyrdes kommunikation
  6. Utilstrækkelig risiko-afdækning. Man kan som virtuel deltager være tilbageholden med at indrapportere risici, fordi man er bange for, at risici vidner om manglende commitment eller manglende tro på projektet. Gør ekstra meget ud af at begrunde dine ønsker om risici og anerkend tydeligt alle bidrag.
  7. Tror at intet nyt er godt nyt. Sådan er det næsten aldrig. De fleste er tværtimod ivrige for at melde ting klar, og samtidig er der rigtig mange kulturer, hvor man slet ikke fortæller om problemer og forsinkelser af frygt for at tabe ansigt. Sørg for en detaljering, hvor status kan rapporteres og opgøres mindst ugentligt.

Jeg blev inspireret af Bruge Harpham’s artikel på projectmanagement.com 15. marts 2017.

Nu kan man endelig køre virtuelle workshops hvor alle deltager som om vi er fysisk sammen

 

Jeg har længe savnet et nemt værktøj, som kunne koble virtuelle deltagere ind på en workshop, og nu har jeg endelig fundet et, som sidder lige i øjet! Det jeg har ledt efter er muligheden for at alle deltagere parallelt kan skrive ‘papkort’ med input, at vi hele tiden kan se alle ‘papkort’ og sidst men ikke mindst, at alle kan flytte om på dem. Det sidste især for at kunne indsætte ‘papkortene’ i f.eks. en matrix til sortering af interessenter. Afstemninger er en anden facilitet, som jeg selv bruger guld- og sølvstjerne, hjerter osv. til, så deltagerne kan markere de idéer, som de bedst kan lide.

Og så fandt jeg det forleden og har testet det nogle dage, og det er the perfect match! Produktet hedder Mural, og det kan faktisk kun det ovennævnte, hvorfor nye brugere ikke drukner i acancerede faciliteter. Nej, du skal bare log’e på, og så er du starks i gang med at skrive dine idéer ind på tickers, som er Mural’s papkort. Du skal selvfølgelig have en lydforbindelse ved siden af via Skype eller telefon, og du skal som altid også have en facilitator, som kan styre slagets gang.

Her er fra en test dag:

 

God fornøjelse!

 

Sådan får du fart på dit virtuelle team med disse ti nemme øvelser

Virtual TeamTeambuildings-øvelser er der masser af, og de bliver ofte anvendt. Meget sværere bliver det at finde øvelser, som egner sig til den mere begrænsede ‘båndbredde’ sådan rent kommunikationsmæssigt, som findes i virtuelle teams spredt ud over jordkloden – ja, eller Europa eller Norden eller Danmark for den sags skyld.

Her er ti øvelser du kan vælge mellem på forskellige tidspunkter i dit nuværende eller næste projekt.

Hvis du giver mig dine øvelser, så sætter jeg dem ind og publicerer løbende.

God fornøjelse.

Indlæg nr. 1.112

Her er de værktøjer du skal anvende til samarbejde med eksterne deltagere i projekter

Her er de værktøjer jeg bruger, og som jeg ved er blandt de mest populære globalt.

Collaboration