De hyppigste problemer i virtuelle møder – og hvad du kan gøre.

Vi skulle jo tro, at de fleste efter hånden kan håndtere teknologien; men sådan er det ikke. Forbered dig altid på disse problemer:

Problemer Løsning som mødeleder Løsning som deltager
Kan slet ikke koble til mødet.

De fleste har mindre respekt for virtuelle end for fysiske møder, og mange tilkoble sig derfor i sidste sekund – og går i panik, når det ikke fungerer og forstyrrer alle de andre mødedeltagere.

·     Invitér via Outlook, så Skype selv indsætter det korrekte link.

·     Sørg for at din dagsorden kan rumme 10 min. tekniske problemer.

Afprøv det link du har fået, så snart du får det, og oplev at få at vide, at mødet ikke er startet endnu.
Lyd og video fungerer ikke.

Til trods for at de fleste slås med mobiler, tablets, TV, medie-servere m.v. dagligt, så forventer mange, at lyd og video selvfølgelig bare virker på Skype!

Ring til hvor deltager timer eller dage forinden og tilbyd at køre et lille hurtigt Skype-møde, så teknikken kan afprøves. Brug Skypes indstilling til at afprøve at både mikrofon og evt. kamera fungerer.
Lydkvaliteten er dårlig.

Baggrundsstøj hos deltagerne gør, at de enten ikke kan høre eller høres tydeligt.

Opfordre til at deltagerne bruger headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon. brug headset’s – altså hovedtelefoner med mikrofon.
Støjende adfærd.

Deltagerne ånder i mikrofonen, hamrer i tastaturet, klirrer med kniv og gafler, opvaskemaskinen brummer i baggrunden, trommer i bordet m.v.

·     Vær flink til at mute alle, når det er muligt.

·     Gør det til en god vane at pege på disse hyppige forstyrrelser

Tag hensyn og lad være med at gøre andet end at deltage i mødet!
Folk dropper ud af mødet i det skjulte.

Mange mener, at de uden at blive opdaget sagtens kan både skrive, spise og tale i mobilen medens de andre mødedeltagere drøfter mødets emner.

·     Spørg hele tiden hele vejen rundt blandt deltagerne, så alle aktiveres og oplever naturligt behov for at følge med.

·     Brug systemer, hvor du kan se, hvor mange der har sat mødet i baggrunden og arbejder med andre ting.

Fat dog, at multitasking er utopi og forstå, at når du gør noget halvhjertet, så er du med til at sænke kvaliteten og garanteret resulterer i ekstra arbejde senere.
Nogle sidder fysisk sammen.

Problemet er her, at de som er virtuelle får svært ved at høre, hvad der bliver sagt, fordi personerne i samme lokale taler til hinanden isf. til mikrofonen.

Kræv eller tilskynd til at alle deltager virtuelt Vær professionel og deltage kun virtuelt
Ventetider gør deltagerne utålmodige.

Medens du bøvler med at vise eller dele et dokument eller du skal lidt tilbage i en Powerpoint mister deltagerne tålmodigheden og skifter til andet arbejde.

Tal høj hele tiden om hvad du gør ala ”Nu vil jeg lige viser jer et dokument. Jeg leder efter det her. Jeg søger ned gennem dokumenterne – og nu har jeg fundet det…” etc. Giv dig selv en pause. Nyd et øjeblik, at du kan slappe lidt af.

Læs også om de syv fejl du sikkert selv begår, når du styrer virtuelle møder her.

No Comments

Leave a Comment

Please be polite. We appreciate that.
Your email address will not be published and required fields are marked


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.