november 2018 Posts

Gantt-kalender for 2019 og 2020

Så er den der! Lige her.

Fuld kalender for de to år med alle helligdage og ferieperioder og vigtigste flagdage. Også faner med kort udgave uden week-end’er og uge og kvartalsplaner mange år ud i tiden.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Grupper, teams og crews

Få vil vel kalde besætningen på et fly eller skib for et team, selvom de jo selvklart samarbejder ihærdigt om det fælles mål om at nå sikkert og godt frem med deres passagerer.

Forskellen er, at de sjældent kender hinanden eller kan overtage hinandens jobs (hvilket vi sikkert også er glade for i mange kombinationer!!) eller har et længerevarende formål med samarbejdet. Til gengæld er de højt specialiserede, erfarne og kender nøjagtigt grænsefladerne mellem de forskellige ansvar og roller, og på den måde lykkedes et crew igen og igen.

Mange opgaver kan og bør løses af et crew. Der er ingen grund til at forplumre billedet ved at tale om teams, hvis man ellers mener noget med ordet team. Mange føler helt unødvendigt et forventningspres, når der uden større bagtanke bliver sagt team om en gruppe, som reelt fint kan ‘nøjes’ med at være et crew.

Som projektleder bør du have en idé om, hvori forskellen ligger på et team og en gruppe eller crew. Du skal vide, hvad du sigter på at opnå med din team-udvikling, og du skal vide, når du er nået frem – eller ikke er nået frem, og du skal vide, hvad der skal til for at komme videre. Uden sådan en indstilling, bliver ordet team blot et boss-word – besværgelser, som smarte ledere kaster ud over den forvirrede skare medarbejdere, og som forventes kan give storslåede resultater  allerede få timer efter.

Sådan tackler du alt for meget arbejde

Du skal fokusere på de 20%, der står for 80% af din succes, fordi sådan fungerer virkeligheden. Næsten alle ofre ligelig opmærksomhed på alle opgaver; medens de succesfulde hele tiden bruger tiden på det vigtigste! Kort efter du begynder at bruge princippet vil du opleve at få meget mere tid og overskud og du vil få den gode fornemmelse af at styre opgaverne frem for det omvendte.

20/80 princippet i projekter betyder bl.a.:

20% af aktiviteterne i din tidsplan rummer 80% af usikkerheden i estimaterne.

20% af aktiviteterne i dit projekt rummer 80% af risiciene.

20% af dine teamdeltagere står for 80% af problemerne eller brokkeriet.

20% af kravene til dit projekt udgør 80% af værdien for bestilleren.

20% af dine kunder står for 80% af kritikken af dig og dit projekt.

20% af opgaverne sluger 80% af ressourcerne.

20% af Jeres medarbejdere står for 80% af sygedagene.

20% af opgaverne på din personlige to-do-list står for 80% af den effekt du har på projektet (med andre ord er kun 20% vigtigt).

Princippet hedder Pareto-princippet efter Vilfredo Pareto. Det blev senere populariseret af Joseph M. Juran.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

 

Du får ikke løn for at tage en chance eller løbe en risiko

Landet rundt tynges projektledere af ansvar, som det aldrig var meningen, at de skulle have taget. De misforstod opgaven som projektledere og undlod derfor at dele usikkerheder og risici med deres opdragsgiverne.

Du skal se sådan på det, at det jo ikke er din skyld, at I næsten ingen erfaring har med det nye projekt, som ledelsen absolut vil have kørt igennem. Derfor er det din pligt at fortælle, at må I desværre planlægge med meget store usikkerheder og I må indlægge meget store tidsbuffere ind, hvis I skal lægge hovedet på blokken for en deadline. Det er en ærlig sag! Hvis ikke ledelsen vil acceptere det, så må de give dig en deadline; men så er du ikke længere forpligtet af den – så skal du bare gøre dit bedste. Ingen kan forlange mere.

Det samme med risici. Det er først når bestilleren beslutter sig for et projekt, at risici’ene bliver synlige. De var der jo ikke lige før. Derfor er det ikke dig; men bestilleren, som er skyld i risici’ene og derfor også ejer dem. Din opgave er at fortælle om dem, og fortælle, hvad du forslår kan reducere eller eliminere dem.

Først når usikkerheder og risici er nede på et normalt dagligdags niveau i din branche og i dit job, skal du holde dem for dig selv, for eller bliver du en plage for omgivelserne.