BRM, Practice Guide fra PMI

Endnu nogle dage kan du hente den nye publikation fra PMI på 90 sider lige her. Bogen er en fin introduktion til Benefit Realisation Management med stor vægt på roller og ansvar samt på kultur og modenhed. Der er også nogle gode betragtninger på Benefits set fra hhv. Projekt-, Program- og Portefølje-styring (PPP).

Jeg savner noget mere om Business Outcomes, som er grundlagene for Benefits. Business Outcomes er dem PPP skal levere, og er meget vigtigere rent styringsmæssigt end de efterfølgende benefits.

Nu er Statens IT-projektmodel blevet endnu bedre

Der var overraskende mange og omkring 50 besøgende hos Digitaliseringsstyrelsen på Landgreven 4 i går til orientering om hovedpunkterne i opdateringen.

Selvom et af forbedringsområderne var Øget fokus på gevinster, så havde projektet omkring opdateringen af Staten IT-projektmodel ikke selv gjort sig tanker om Gevinsterne for det danske statsapparat i opdateringen – “Gevinster hører jo til IT-projekterne. Hvis man skulle se på dem også i andre projekttyper, så kunne man jo få nok at lave!” Ja, præcist og det kunne måske være nyttig!! – tænkte jeg, men så må jeg selv vurdere. Hovedgevinsten er, at IT-rådet (som tidligere hed IT-Projektrådet, og som overvåger alle staten store IT-projekter over 10 Mkr. og -porteføljer) kommer meget tidligere på banen og der er strammet generelt op på risikostyringen.

Sekundære gevinster er netop det øgede fokus på gevinster. Det såkaldt BusinessCase grundlag er bl.a. en beskrivelse at hele Gevinstrealiseringen. Hvilke Gevinster, hvordan de hænger sammen og deres bidrag til besparelser eller kvalitetsforbedringer. Grundlagt er således hele den forretningsmæssige vidensbase for den økonomiske side af projektet, som kan sikre, at der kan følges op på antagelserne, selvom bemandingen af projektet er skiftet over årene.

Tertiært er teknikken bag hele modellen forbedret, så bl.a. opdateringer og vedligeholdelse er blevet meget lettere.

Samlet set har vi i Danmark en model helt på højde med udviklingen indenfor projektledelse, så hvorfor opfinde noget selv, når det hele er her?

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Kan man tæske Gevinster ud af projekter?

Ja, det er der nogle ledelses-kulturer, der mener. De forøger straks næste års budget med den anslåede merindtægt eller reducerer med de anslåede besparelser, så snart de ser en business case.

Det lyder progressivt og smart – ‘moderne ledelse’ – men er det stik modsatte. Holdninger er i virkeligheden, at når man tæsker en organisation, så performer den bedre. Fuldstændig på linje med at tæske medarbejdere til at performe bedre. Det er en middelalderlig indstilling til virksomhedsledelse og ledelse af mennesker, som er ødelæggende i alt for mange projekter.

I stedet for et Pull fra en engageret ledelse, er ovenstående baseret på et Push fra pressede medarbejdere.

Problemet skyldes en mangeårig vane med at lade projekterne drive udviklingen og tage besværet med at presse merindtægter og besparelser igennem et ofte uengageret ledelseslag. Det hele ville være så meget lettere og bedre, hvis ledelsen udviste engagement og sult i forhold til projekternes gevinster.

Men det har de ikke tid til – ledelserne, fordi de …. ja, hvad er det mon, der er vigtigere end de projekter, som skaber fremtiden? Jeg ved det ikke, men vi kan jo spørge høfligt en gang imellem!

Undersøgelser viser, at under 5% af alle projekter lykkedes med at levere de lovede gevinster og den beregnede værdi. Der er således god grund til at gribe projekter an på nye måder!

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.251

Formelsamlingen i 3. udgave

Hvis du ikke allerede har Bjarne Kousholts formelsamling stående indenfor rækkevidde, så kan du nu få den i en opdateret 3. udgave. Idéen er stadig lige god; nemlig at gøre det let at læse lynhurtigt op på et emne indenfor projektledelse.

Du har garanteret nogle gange oplevet, hvor irriterende det er at læse op på et emne i en af de mange bøger om projektledelse, fordi de jo alle gør sig umage med at få det hele med i stort og især i småt. I stedet for at skulle tygge sig igennem 5, 10 eller 15 sider fik Kousholt for nogle år siden den idé at reducere det til blot nogle få sider. Han ville beskrive hvert af projektlederens værktøjer ultra kort og i en meget tilgængelig og overskuelig facon. Det kom der ’Projektlederen formelsamling’ ud af og med 3. udgave rummer den nu 52 værktøjer.

Du finder værktøjerne fordelt med 10 i del 1 Projektmodeller og fase, hvori de helt overordnede betragtninger om projekter kan struktureres. Så følger der hele 30 styringsmæssige værktøjer i del 2 Projektets processer til håndtering af projektet fra start til slut. Endelig får du 12 ledelsesmæssige værktøjer i del 3 Mennesker og ledelse til de mere bløde sider af projektlederens opgaver.

Jeg er sikker på, at Kousholt (og samarbejdspartnerne Rikke Bang og Henrik Timm) brugt meget tid på at strukturere den knappe plads, der er til de enkelte værktøjer, for man kan jo have mange årsager til at opsøge et værktøj. De nåede frem til følgende opdeling, som dækker de allerfleste behov:

  • Engelsk betegnelse
  • Beskrivelse af metoden
  • Hvor og hvornår
  • Hvordan (det var lige netop det, du ledte efter ..) – her findes også skemaer og checklister til fremgangsmåden
  • Supplerende anvendelser
  • Referencer til tilknyttede metoder
  • Internationale standarder
  • Reference til Kousholts hovedværk Teori og Praksis
  • Definitioner

Du får samtidig de fleste værktøjer og formularer i elektronisk udgave via kodeordet indlagt i hver formelsamling.

Med de seneste tilføjelser af værktøjerne Styring af projektets omkostninger (Earned Value Management) og Forhandlingsteknik tror jeg, at formelsamlingen har nået grænsen for det praktiske. For få værktøjer gør, at man ikke tror på, at bogen har det ønskede, og man gider ikke række ud efter den; medens for mange værktøjer gør, at man måske ikke tror, man kan finde det ønskede. Arbejdet med fremtidige udgaver bør koncentrere sig mere om at sikre værktøjernes aktualitet. Nye som f.eks. Gevinstrealisering kunne komme til og gamle kunne udgå.

Herefter kan jeg roligt anbefale bogen til alle projektledere, for hvornår står du igen lige og har brug for at vide …? Køb den bl.a. hos SAXO til 283,34 incl. moms.

Har du det rette fokus i 2019?

Har du nok fokus på værdiskabelsen i dit projekt?

Klassisk projektledelse med fokus på leverance, tid og økonomi er under stigende pres fra hhv. de værdifokusere og de agile tilgange til projekter og projektledelse. Fælles for de to tilgange er nemlig, at de meget bedre tilgodeser nutidens krav om værdiskabelse.

Der er ingen tvivl om at denne udvikling vil fortsætte, så inden vi træder ind i 2019 er det nok en god idé at check’e op på, hvor meget styr du selv har på værdiskabelsen i dine projekter. Kan du få otte ja’er i disse otte spørgsmål?

  1. Har du en gevinstrealiseringsplan, som viser, hvornår og hvilke gevinster dit projekt leverer?
  2. Kan du præcist kæde hver gevinst sammen de nødvendige forandringsaktiviteter?
  3. Har du en samlet plan for projektets hovedleverancer, dets forandringsaktiviteter og realiseringen af gevinsterne?
  4. Kan du løbende opdatere projektets Business Case med ændringer i forudsætningerne, så ledelsen løbende kan vurdere investeringens relevans?
  5. Ved du præcist hvordan den kronemæssige værdi af projektet beregnes, og hvilke elementer der indgår i beregningen?
  6. Er ansvaret for gevinstrealiseringen placeret i modtagerorganisationen?
  7. Er risici og usikkerheder ved forandringsdelen af projektet identificeret og håndteret i godkendte handlingsplaner?
  8. Kan du med hånden på hjertet sige, at leverancedelen, forandringsdelen og gevinstrealiseringsdelen er lige godt planlagte og kontrollérbare?

Jeg ønsker dig et Godt og Værdiskabende Nytår!

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Lær din ledelse at tælle til tre!

Årsagen til at så få projekter leverer den værdi, som de lover, er egentlig bare den, at ledelser ikke kan tælle til tre!

Enhver ved, at ledelse og forretning drejer sig om at vide, hvad der er brug for i fremtiden. Når man har udpeget og fastslået den ønskede fremtid, så er næste trin selvfølgelig at se på, hvordan det ser ud i dag. Gap’et mellem de to skal så gerne lukkes med en løsning af en anden art. 1, 2 og 3 – sådan burde det være; men sådan er det desværre sjældent – nej ledelser ynder først at starte med nu-situationen og de problemer, der er med den. Så forelsker de sig dernæst næsten øjeblikkeligt eller i hvert fald hurtigt i en løsning og smider ansvaret over til en projektleder. Som trin 3 tager man langt senere og mere eller mindre tvunget stilling til hvilke af to tre mulige fremtidsscenarier den valgte løsning muliggør.

Det er klart, at denne måde ender med at udform fremtiden på teknologiens præmisser snarere end på organisationens behov og ønsker. Fremgangsmåden har også den ulempe, at ansvaret for fremtiden let havner på projektets eller projektlederen kappe i stedet for ledelsens. Endelig er svagheden, at der aldrig tegnes et kraftfuldt, attraktivt og forståeligt billede op af fremtiden. Et billede, som alle kan forstå og engagere sig i.

Gantt-kalender for 2019 og 2020

Så er den der! Lige her.

Fuld kalender for de to år med alle helligdage og ferieperioder og vigtigste flagdage. Også faner med kort udgave uden week-end’er og uge og kvartalsplaner mange år ud i tiden.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Grupper, teams og crews

Få vil vel kalde besætningen på et fly eller skib for et team, selvom de jo selvklart samarbejder ihærdigt om det fælles mål om at nå sikkert og godt frem med deres passagerer.

Forskellen er, at de sjældent kender hinanden eller kan overtage hinandens jobs (hvilket vi sikkert også er glade for i mange kombinationer!!) eller har et længerevarende formål med samarbejdet. Til gengæld er de højt specialiserede, erfarne og kender nøjagtigt grænsefladerne mellem de forskellige ansvar og roller, og på den måde lykkedes et crew igen og igen.

Mange opgaver kan og bør løses af et crew. Der er ingen grund til at forplumre billedet ved at tale om teams, hvis man ellers mener noget med ordet team. Mange føler helt unødvendigt et forventningspres, når der uden større bagtanke bliver sagt team om en gruppe, som reelt fint kan ‘nøjes’ med at være et crew.

Som projektleder bør du have en idé om, hvori forskellen ligger på et team og en gruppe eller crew. Du skal vide, hvad du sigter på at opnå med din team-udvikling, og du skal vide, når du er nået frem – eller ikke er nået frem, og du skal vide, hvad der skal til for at komme videre. Uden sådan en indstilling, bliver ordet team blot et boss-word – besværgelser, som smarte ledere kaster ud over den forvirrede skare medarbejdere, og som forventes kan give storslåede resultater  allerede få timer efter.

Sådan tackler du alt for meget arbejde

Du skal fokusere på de 20%, der står for 80% af din succes, fordi sådan fungerer virkeligheden. Næsten alle ofre ligelig opmærksomhed på alle opgaver; medens de succesfulde hele tiden bruger tiden på det vigtigste! Kort efter du begynder at bruge princippet vil du opleve at få meget mere tid og overskud og du vil få den gode fornemmelse af at styre opgaverne frem for det omvendte.

20/80 princippet i projekter betyder bl.a.:

20% af aktiviteterne i din tidsplan rummer 80% af usikkerheden i estimaterne.

20% af aktiviteterne i dit projekt rummer 80% af risiciene.

20% af dine teamdeltagere står for 80% af problemerne eller brokkeriet.

20% af kravene til dit projekt udgør 80% af værdien for bestilleren.

20% af dine kunder står for 80% af kritikken af dig og dit projekt.

20% af opgaverne sluger 80% af ressourcerne.

20% af Jeres medarbejdere står for 80% af sygedagene.

20% af opgaverne på din personlige to-do-list står for 80% af den effekt du har på projektet (med andre ord er kun 20% vigtigt).

Princippet hedder Pareto-princippet efter Vilfredo Pareto. Det blev senere populariseret af Joseph M. Juran.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

 

Du får ikke løn for at tage en chance eller løbe en risiko

Landet rundt tynges projektledere af ansvar, som det aldrig var meningen, at de skulle have taget. De misforstod opgaven som projektledere og undlod derfor at dele usikkerheder og risici med deres opdragsgiverne.

Du skal se sådan på det, at det jo ikke er din skyld, at I næsten ingen erfaring har med det nye projekt, som ledelsen absolut vil have kørt igennem. Derfor er det din pligt at fortælle, at må I desværre planlægge med meget store usikkerheder og I må indlægge meget store tidsbuffere ind, hvis I skal lægge hovedet på blokken for en deadline. Det er en ærlig sag! Hvis ikke ledelsen vil acceptere det, så må de give dig en deadline; men så er du ikke længere forpligtet af den – så skal du bare gøre dit bedste. Ingen kan forlange mere.

Det samme med risici. Det er først når bestilleren beslutter sig for et projekt, at risici’ene bliver synlige. De var der jo ikke lige før. Derfor er det ikke dig; men bestilleren, som er skyld i risici’ene og derfor også ejer dem. Din opgave er at fortælle om dem, og fortælle, hvad du forslår kan reducere eller eliminere dem.

Først når usikkerheder og risici er nede på et normalt dagligdags niveau i din branche og i dit job, skal du holde dem for dig selv, for eller bliver du en plage for omgivelserne.

SLUK – og få dit (arbejds-) liv tilbage!

Du ved det godt, og det gør jeg også. Mobilen får alt for megen opmærksomhed. Tanken om at slukke den i en måned, uge eller dag, ja blot en time giver os samme fornemmelse som frit fald.

Imran Rashid fangede mig i sin nye bog, fordi han peger på min Impulskontrol og hvor snedig mobilen er til at nedbryde min kontrol. En 1-årig har overhovedet ingen impulskontrol over for et stykke slik, og det har de fleste voksne heller ikke, når det gælder mobilen. Den skal bare check’es og trykkes på igen og igen og igen og igen og igen.

Mobilen kontrollerer dig meget mere end omvendt. Faktisk er mobilen for en gangs skyld nyttig til at vise dig, hvordan det er at holde op med at ryge eller spise usundt eller leve usundt. Det svarer nogenlunde til at smide mobilen væk – for ever.

Køb bogen og få dit liv tilbage her.

Sådan holder du fokus og sparer tid

Som nævnt tidligere kommer her mine råd til at bevare koncentrationen i en hektisk dag. At styre omgivelserne kan du læse om andetsteds på bloggen. Det her drejer sig om at få meget mere ud af den  tid, som du faktisk har til dit arbejde:

  1.  Start altid dagen med en plan for dagen – mindst to milestones formiddag og eftermiddag. Så har du et overblik, og det gør det lettere at prioritere ups-opgaver i løbet af dagen.
  2.  Start med de store og besværlige opgaver isf. de små og lette – dem kan du snuppe ind imellem!
  3.  Læg aldrig en opgave fra dig uden at have tilført den værdi – f.eks. have nedbrudt den i 5 delopgaver, så du kan ‘spise elefanten’ ind imellem
  4.  Læs en seddel med teksten ‘må ej overskrides før om 45 min’ ved siden af dig
  5.  Læg mobilen, så du ikke kan se den, og væn dig til kun at kikke på den hvert kvarter!
  6.  Køb en rød cykelbaglygte og aftale med kollegerne, at den betyder ‘giv mig lige en time i fred’
  7.  Kik kun på mails hver anden time
  8.  Køb et Pomodoro-æggeur og væn dig til at koncentrere dig i 25 minutter, før du holder pause

Da gud skabte tiden, skabte han rigeligt af den! Det handler om, hvad du prioriterer!

Indlæg nr. 1.243

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Sex ta’r for meget af din tid!

Eller sagt på en anden måde: Tid er der nok af. Det er koncentration du mangler!

Dine overlevelsesgener har hardwired din opmærksomhed mod fem alarmerende forhold, som var livsvigtige millioner af år tilbage; men som nu er mere til ulempe end hjælp.

De fem forhold, som altid får din opmærksomhed, er:

  1. Magtdemonstrationer – fordi det var vigtigt at kunne afkode hierarkiet og finde sin plads
  2. Konflikter – fordi det var vigtigt at forstå, hvordan man gav eller slap for øretæver
  3. Sex – ja, det giver så sig selv
  4. Hurtige bevægelser – det kunne være et farligt dyr i angreb (det er også på den måde TV fastholder din opmærksomhed med hurtige kameraskift)
  5. Uventede lyde – det kunne være noget farligt

Og disse fem forhold er i spil dagen lang i ethvert kontormiljø, og det er derfor du hele tiden taber tråden og spilder tiden indtil du igen fordyber dig i dine opgaver.

Læs på mandag om nogle simple råd til at øge koncentrationen.

God week-end!

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Er der en sikkerhedssele i stolen under CEO’en og CIO’en, når de store it-projekter søsættes?

Svaret er ja, men de kan bare ikke få det spændt!

Når CEO’s og CIO’s mister jobbet på grund af katastrofale IT-projekter, så er det ikke fordi “det gik galt” med projektet under vejs. Nej, sandheden er, at det gik galt allerede inden beslutningen blev truffet. De fleste it-projekter træffes af ledelser på et alt for ufuldstændigt grundlag og i det stille håbe om, at “vores dygtige projektledere og leverandører finder ud af det under vejs”.

Megen energi er spildt på at undgå katastroferne med bl.a. PRINCE2, nye standardkontrakter, endnu “bedre” kravspecifikationer, overvågning af it-råd og meget mere; men det har bare ikke hjulpet. Det har ikke hjulpet, fordi alle tænker i projekter og forsøger at gøre dem bedre, medens kilden til problemerne er forretningsudvikling – eller rettere dårlig forretningsudvikling.

Beslutningstagere har de seneste 20 år vænnet sig til, at dygtige projektledere og leverandører “klarer ærterne”. Men en dårlig beslutning kan aldrig rettes op af en projektledere eller leverandører.

Beslutningstagerne har glemt kunsten at samarbejde om forretningsudvikling. Hvornår har du sidst hørt om en ledergruppe, som drøftede forretningsudvikling (læs: hvilke benefits kan vi alle samme hive ud af den her idé om et nyt it-system, og hvordan kan vi få dem til at blive til en gevinst for os alle sammen) i dagevis?

TOP Value Equation, som jeg er ret imponeret af og nu er certificeret i, har i over 25 år vist, at en koncentreret indsats fra ledelsen INDEN beslutningerne om nye (it-)projekter træffes giver meget mere levedygtige projekter.

TOP Value Equation giver:

Klarere billede af omfanget af forandring
Målbilleder i et sprog, som alle kan forstå
Større commitment fra alle involverede ledere
Mere præcise cost/benefit-analyser
Mindst 15% flere benefits end først antaget
Ofte 15% færre omkostninger fordi meget ikke er umagen værd
Præcisering af de mest kritiske faktorer for gevinstrealiseringen
Muligheder for at følge op på projektet fra dag et og til en sidste gevinstkrone er i kassen.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Projekter fortjener hjemmelavet leverpostej

Bo Bresson er aktuel med bogen “Familien fortjener hjemmelavet leverpostej” hvori han bl.a. skriver, at vi i gennemsnit arbejder 33 timer om ugen, selvom vi tror, at det er 43 eller 53!! Det svarer til 35% at den vågne tid hos en voksen på en almindelig arbejdsdag. På årsbasis falder procenten til 25%, fordi ferie og helligdage og week-end’er tæller med. Der er altså 75% af den vågne tid til familien, hvilket vi vel alle sammen kan skamme os lidt over udnyttelsen af.

På en dansk arbejdsplads er effektiviteten i bedste fald i gennemsnit 60% – resten forsvinder i møder, pauser og almindelig forvirring og panik. Som projektleder får du altså omkring 15-16 timer ind i projektet per fuldtidsdeltager per uge. Halvtids laaaaangt under halvdelen af det.

Hvis kulturen så oven i købet er en hovsa-kultur, hvor der planlægges, som vinden blæser og alle derfor er langt ned af enorme pukler af  haste-jobs, ja, så nærmer man sig raskt nulpunktet, hvor der intet bliver lavet.

Tag en snak i næste uge om tid, og hvordan I bruger tid!

God week-end

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.