Kvalitet Posts

Standard for projektledelse – ISO21500 – endelig ude!

Nu kan vi endelige købe den efter 5 års ventetid (dansk udgave her til kun 654,- incl. moms – engelsk her til >800,- kr.). Preview her.

Jeg har ikke købt den endnu; men hvis du er bekendt med PMBOK 4th. Edition kan du få en fornemmelse af indholdet i form af en sammenligning – overordnet her og i detaljer  her. Det er sikkert ikke nogen overraskelse, at forskellene er meget små!

Så er spørgsmålet bare: Hvad skal vi bruge den til.

Synderen er endelig fundet!

Jeg mener, at jeg endelig har fundet årsagen til alle vores problemer i projekter! Hold fast! Det her bliver stort! Årsagen ligger der, hvor ingen har ledt. Lige for fødderne af dig. Årsagen er simpelt hen ordet Projekt! Sådan!

Når jeg siger projekt – ziiiip zaaaaap, så har du straks et billedet af et projekt i hjernen; men har vi det samme? og er der i virkeligheden eet rigtigt billede eller en rigtig definition?

Der er masser af definitioner – nogle er ophøjede til standarder (f.eks. her hos PMI); men fælles for dem er det, at de alle stammer fra eller passer til en vis tidsalder – den såkaldte Moderne Sociale Periode – perioden styret af fornuft og viden.
Jeg tror mange i dag fornemmer, at fornuft og viden ikke længere er det vigtigste i vor tids projekter. Vi er i den Postmoderne Social Periode – perioden styret af diskurs og retorik. En passende definition på projekt nu om dage kunne være:

En diskurs af legitimering og en arena for sociale spil og magtafprøvninger. Projektet er et instrument for stærke interessenter.

Ja, det var lidt luftigt. Tilbage på jorden kunne man jo bare more sig med at definere succes i projekter? er det:

  • procesmæssigt: lykkedes indenfor tid, kvalitet og ressourcer?
  • produktmæssigt: kan det bruges, og er de glade for det?
  • forretningsmæssigt: var det det værd?

– så står vi alleredemed tre helt forskellige opfattelser af projekter. Så kom ikke her og sig, at ordet projekt giver mening!

Så det jeg prøver at sige er, at ordet projekt er et alt for fattigt ord – og derfor er det farligt – og derfor skal vi finde et andet eller en helt anden måde at tale om ’projekter’ på.

Der er store præmier til vinderen!

Hvornår lærer vi mon af milliard tab?

Når politiet nu skrotter projektet Polsag er det en gentagelse af adskillige offentlige skandaleprojekter med følgende bageopskrift til fri afbenyttelse:

  1. For at kunne styre leverandøren denne gang specificerer vi systemet endnu mere præcist end vi nogensinde har gjort før
  2. Vi sender i udbud (for det skal vi i EU) for at få den billigste pris
  3. Leverandørerne giver tilbud som stort set ikke giver nogen fortjeneste for dem
  4. Vi vælger den billigste leverandør (for ellers bliver der nok også ballade)
  5. Vi går i gang
  6. Vi bliver klogere på hvad vi egentligt skulle have bedt om fra starten
  7. Vi får kanondyre tilbud på ændringerne, for nu skal leverandøren have fortjenesten hjem
  8. Vi slå os i tøjret og samarbejdet bliver anstrengt
  9. Uafhængige eksperter kaldes regelmæssigt ind og foreslår ‘opstramning’ og ‘bedre styring’ til ingen verdens nytte
  10. Nu repeteres trin 6 til 9 i nogle år indtil alle er så trætte af det hele og budgettet er sprængt mange gange at vi fortsætter
    til trin 11
  11. Vi nedlægger projektet, finder nogle skyldige og starter et nyt projekt i trin 1.

Der er altid mindst to løsninger på en udfordring!

Det gode ved projekttrekanten er, at den altid vil give dig og dine beslutningstagere mindst to valgmuligheder, når der er problemer.

Har du problemer med at nå Målet? skal du enten have mere tid eller flere ressourcer.

Problemer med Tiden? skal du enten have flere ressourcer eller skære ned på målet

Problemer med Ressourcerne? Mere tid eller reducere målet.

 

Det er vigtigt at servere det mest appetitlige forslag først, hvorved det andet forslag bliver mere uspiseligt “..ellers må vi desværre….” – og på den måde presser man en beslutning igennem. Det appetitlige finder man ved altid at have afklaret  den vigtigstespids i trekanten: Er det Tid, Mål eller Ressourcer der er kritisk?

Succes? Det er noget du skaber!

Jeg har hørt om en cykelhandler, som var meget populær i en by. Nærmere adspurgt om grunden, forklarede han nødtvunget, at han altid aftalte opgaverne meget præcist, gav en fast pris og en fast tid for færdiggørelse.

Han blev så altid færdig lidt før den aftalte tid, og når man hentede sin cykel, blev det lige lidt billigere end aftalt og så havde han altid gjort noget ekstra – strammet kæden etc.

Se det er en meget simpel opskrift på succes; men dog alligevel den eneste, når det gælder projekter!

Projekttrekant

Projekttrekant

Her er den helt grundlæggende tænkning i projektet. Du skal som projektleder levere det aftalte Indhold senest på den aftalte Tid og med brug af max. de aftalte Ressourcer.

Indholdet er nærmere bestemt de ting som du skal fremstille i projektet – både antallet og de nærmere specifikationer. Ofte kalder vi også denne spids i trekanten for kvaliteten.

Tid giver sig selv. Det er en deadline – en dato.

Ressourcer er både penge og arbejdskraft og faciliteter. F.eks. kunne det være 100tkr. og en ½ tids medarbejder i 6 uger og endelig adgang til et laboratorium 3 timer om dagen.

Som projektleder bliver du målet på din evne til at klare trekanten. Det betyder, at du skal være omhyggeligt, når du commit’er dig på Tiden og Ressourcerne – at der er plads nok! At være omhyggelig med disse ting er første skridt mod at blive en god projektleder.

Pareto er der altid!

Pareto-princippet eller 80/20-princippet er alle vegne. Jeg kan allerede se, at jeg i dag har brug 80% af tiden på 20% af de opgaver jeg planlagde i morges!! – jeg bliver nok ikke færdig til lukketid i dag 🙂

Her er andre eksempler til eftertanke. Du bruger 80% af din tid på:

  • 20% af dine projektdeltagere – hvad siger de andre?
  • 20% af projektets opgaver – her ligger problemerne og usikkerheden nemlig!
  • 20% af dine kunder – fordi de brokker sig mest! Hvordan går det med resten?

Flere eksempler er:

  • 80% af usikkerheden i dit projekt findes i 20% af projektets opgaver – find dem fra starten!
  • 80% af risikoen i dit projekt findes i 20% af elementerne i dit projekt – find dem fra starten
  • 80% af fejlene findes i 20% af leverancerne – planlæg med det

80/20-princippet er en stor hjælp til forståelse af, hvor tiden bliver af…