Personlig udvikling Posts

Sådan tackler du alt for meget arbejde

Du skal fokusere på de 20%, der står for 80% af din succes, fordi sådan fungerer virkeligheden. Næsten alle ofre ligelig opmærksomhed på alle opgaver; medens de succesfulde hele tiden bruger tiden på det vigtigste! Kort efter du begynder at bruge princippet vil du opleve at få meget mere tid og overskud og du vil få den gode fornemmelse af at styre opgaverne frem for det omvendte.

20/80 princippet i projekter betyder bl.a.:

20% af aktiviteterne i din tidsplan rummer 80% af usikkerheden i estimaterne.

20% af aktiviteterne i dit projekt rummer 80% af risiciene.

20% af dine teamdeltagere står for 80% af problemerne eller brokkeriet.

20% af kravene til dit projekt udgør 80% af værdien for bestilleren.

20% af dine kunder står for 80% af kritikken af dig og dit projekt.

20% af opgaverne sluger 80% af ressourcerne.

20% af Jeres medarbejdere står for 80% af sygedagene.

20% af opgaverne på din personlige to-do-list står for 80% af den effekt du har på projektet (med andre ord er kun 20% vigtigt).

Princippet hedder Pareto-princippet efter Vilfredo Pareto. Det blev senere populariseret af Joseph M. Juran.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

 

Du får ikke løn for at tage en chance eller løbe en risiko

Landet rundt tynges projektledere af ansvar, som det aldrig var meningen, at de skulle have taget. De misforstod opgaven som projektledere og undlod derfor at dele usikkerheder og risici med deres opdragsgiverne.

Du skal se sådan på det, at det jo ikke er din skyld, at I næsten ingen erfaring har med det nye projekt, som ledelsen absolut vil have kørt igennem. Derfor er det din pligt at fortælle, at må I desværre planlægge med meget store usikkerheder og I må indlægge meget store tidsbuffere ind, hvis I skal lægge hovedet på blokken for en deadline. Det er en ærlig sag! Hvis ikke ledelsen vil acceptere det, så må de give dig en deadline; men så er du ikke længere forpligtet af den – så skal du bare gøre dit bedste. Ingen kan forlange mere.

Det samme med risici. Det er først når bestilleren beslutter sig for et projekt, at risici’ene bliver synlige. De var der jo ikke lige før. Derfor er det ikke dig; men bestilleren, som er skyld i risici’ene og derfor også ejer dem. Din opgave er at fortælle om dem, og fortælle, hvad du forslår kan reducere eller eliminere dem.

Først når usikkerheder og risici er nede på et normalt dagligdags niveau i din branche og i dit job, skal du holde dem for dig selv, for eller bliver du en plage for omgivelserne.

SLUK – og få dit (arbejds-) liv tilbage!

Du ved det godt, og det gør jeg også. Mobilen får alt for megen opmærksomhed. Tanken om at slukke den i en måned, uge eller dag, ja blot en time giver os samme fornemmelse som frit fald.

Imran Rashid fangede mig i sin nye bog, fordi han peger på min Impulskontrol og hvor snedig mobilen er til at nedbryde min kontrol. En 1-årig har overhovedet ingen impulskontrol over for et stykke slik, og det har de fleste voksne heller ikke, når det gælder mobilen. Den skal bare check’es og trykkes på igen og igen og igen og igen og igen.

Mobilen kontrollerer dig meget mere end omvendt. Faktisk er mobilen for en gangs skyld nyttig til at vise dig, hvordan det er at holde op med at ryge eller spise usundt eller leve usundt. Det svarer nogenlunde til at smide mobilen væk – for ever.

Køb bogen og få dit liv tilbage her.

Sådan holder du fokus og sparer tid

Som nævnt tidligere kommer her mine råd til at bevare koncentrationen i en hektisk dag. At styre omgivelserne kan du læse om andetsteds på bloggen. Det her drejer sig om at få meget mere ud af den  tid, som du faktisk har til dit arbejde:

  1.  Start altid dagen med en plan for dagen – mindst to milestones formiddag og eftermiddag. Så har du et overblik, og det gør det lettere at prioritere ups-opgaver i løbet af dagen.
  2.  Start med de store og besværlige opgaver isf. de små og lette – dem kan du snuppe ind imellem!
  3.  Læg aldrig en opgave fra dig uden at have tilført den værdi – f.eks. have nedbrudt den i 5 delopgaver, så du kan ‘spise elefanten’ ind imellem
  4.  Læs en seddel med teksten ‘må ej overskrides før om 45 min’ ved siden af dig
  5.  Læg mobilen, så du ikke kan se den, og væn dig til kun at kikke på den hvert kvarter!
  6.  Køb en rød cykelbaglygte og aftale med kollegerne, at den betyder ‘giv mig lige en time i fred’
  7.  Kik kun på mails hver anden time
  8.  Køb et Pomodoro-æggeur og væn dig til at koncentrere dig i 25 minutter, før du holder pause

Da gud skabte tiden, skabte han rigeligt af den! Det handler om, hvad du prioriterer!

Indlæg nr. 1.243

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Kan man sælge en bil uden et servicehæfte?

Ja, men det går sikkert kraftigt ud over prisen.

Kan man købe en projektleder uden servicehæfte? Ja, men sikkert til reduceret pris!

Hvornår har du egentligt check’et dit stress-niveau? og dit helbred?

Vi skal gøre det ligesom med biler hvert år/eller efter 2.000 timers ‘kørsel’ – f.eks. med denne glimrende bog.

PM-Camp kommer til København til sommer!

Jeg har en drøm om at København i år for første gang kan blive vært for denne nye og revolutionerende konference-form, som startede i Dornbirn i Østrig i 2011 og nu afvikles årligt over ti steder i Europa. Jeg deltog i Barcelona i 2017 og havde mere med hjem (læs om det her), end jeg nogen sinde før har haft fra de sikkert over 50 konferencer om projektledelse, som jeg har deltaget i gennem årene. Idéen er grundlæggende:

  • oplev dialog i stedet for monolog
  • få meget mere indflydelse på indholdet
  • beskeden billetpris på 100€ for to dage – non-profit!
  • deltag i det, som giver værdi for netop dig
  • oplev en uformel og deltagerdrevet stemning
  • få meget mere med hjem – herunder kontakter til dygtige mennesker.

Jeg kan ikke få sådan et arrangement op at stå alene, så jeg søger hjælp! 

  • Hvem er interesseret i at deltage på konferencen? bliver vi 15 eller 25 eller 40?
  • Hvem kan bidrage med sponsorater i form af penge og praktik?
  • Hvem vil være med til at starten en værdifuld tradition i København for projektledere?

Send mig en mail her.

PMCampCPH har premiere den 10. og 11. juni 2018.

Hjælp til selvhjælp

Her er en model, som kan hjælpe dig med selv at finde svar på mange af dine spørgsmål:

Fra utallige sparringssamtaler ved jeg, at rigtig mange faglige usikkerheder – altså spørgsmål om “sagen” – i virkeligheden bunder i uklarheder om rollen, og mange usikkerheder om rollen bunder i personlige forhold.

Jeg påstår ikke, at man kan sparre med sig selv, men man kan sagtens mærke efter, hvor splinterne sidder og tænke over det, inden man banker på hos chefen.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Gør som de færreste – køb dig til sparring. Gør som de fleste – begå alle fejlene selv.

Jeg tilbyder sparringstimer med projektledere. Det er altid en spændende og udbytterig form for samarbejde, hvor vi kan flytte overraskende meget på en time. Læs lidt om idéen her og kontakt mig gerne for en aftale.

 

 

 

 

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Indlæg nr. 1.201

Må vi snart tage NEJ-hatten på igen?

Jeg er helt enig, når Elizabeth Plum her peger på, at kritik måske igen kan blive en dyd:

Ordet kritik har været i skammekrogen de sidste mange år, mens den anerkendende og positive bølge er skyllet over virksomhederne og lederuddannelserne. Hvor har jeg mange gange hørt: “Vi har ikke problemer, kun udfordringer,” og “Vi skal ikke kritisere, for lad os hellere være positive og fokusere på det, der virker.” Der er helt sikkert sket meget god udvikling under den positive bølge – men der er også gået nogle vigtige perspektiver tabt, mens kritik var et fyord.

Under kompleksitet og stadig forandring er det særligt farligt at være enøjet, for
her skal vi være på udkig efter ‘next practise’. Vi må samarbejde for at skabe nye løsninger på opgaver, vi kun kan skimte omridset af – og som først giver mening efterhånden, som vi udveksler viden og ideer med kolleger, der har andre kompetencer, baggrunde og viden end os selv.

Derfor er det dybt problematisk med et andet populært princip fra den positive bølge: “Man må kun kritisere noget, hvis man kan komme med et bedre forslag.” For når situationen er kompleks, skal vi netop tage det velkendte op til revision og forholde os kritisk til det, vi plejer at tage for givet – og hjælpes ad om at skabe noget nyt og bedre.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Undskyldningernes sprog – bliver undskyldninger forstået?

Projekter er lig med fejl og fejlskøn, så undskyldninger er nødvendige af og til. Spørgsmålet er, om du oplever, at folk reelt giver dig en undskyldning? Sådan rigtig siger undskyld, så du kan mærke, at det føles rigtigt?

Gary Chapman og Jennifer Thomas forklarer i deres bog Undskyld på 5 sprog, at vi har hver vores måde at udtrykke undskyld på. Nogle :

  • udtrykker Fortrydelse – de siger f.eks. “undskyld, det er jeg ked af!”. Andre
  • påtager sig Ansvaret – de siger f.eks. “undskyld, det var min fejl!”. Andre
  • tilbyder kompensation – de siger f.eks. “undskyld, hvordan kan jeg gøre det godt igen?”. Andre
  • lover at omvende og forbedre sig – de siger f.eks. “undskyld, det gør jeg ikke igen!”. Andre
  • beder om tilgivelse – de siger f.eks. “undskyld, kan du tilgive mig?”.

Du kan altså have stor fordel af at lære, hvordan mennesker omkring dig siger undskyld. Så ved du nemlig, når de har undskyldt – også selvom du ikke føler, at det var en undskyldning. Sagen er nemlig den, at din måde at undskylde på, også er den måde, du skal have en undskyldning på, for at du virkelig føler, at det er en undskyldning. Har du sans for det, kan du endda øge din ‘undskyldnings-evne’ ved bevidst at bruge det sprog, som den givne person selv bruger.

Jeg scorer selv højest på den sidste af de fem, og det er f.eks. nyttig viden, når ens partner scorer højest på nummer to.

Og er der lige en super-undskyldning, som passer alle? Nej!

Køb bogen f.eks. her til 207,45 excl. fragt og find dit eget sprog, hvis du ikke allerede selv har regnet det ud.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Ferie slut – nu skal vi lige i gang igen – eller hvad?

Du kan lære meget om dig selv og dit job ved at tænke på, hvordan den første uge af ferien gik. Var den fryd og gammen, så kørte du jobmæssigt ikke for stærkt i månederne op til ferien. Var den derimod svær af vende sig til og fyldt af rastløshed, og gav den en uventet tomhed indeni, så havde du fået for høj fart på op til ferien.

Hvis du ikke gør noget anderledes de næste måneder, så vil du hurtig ende præcist der, hvor du var før ferien PLUS lidt mere, for nu er du jo frisk og udhvilet. Plus lidt mere, for arbejdspres går kun en vej-  indtil du kører i hegnet næste år eller året efter.

Hvis det både har være en god ferie, og du lærte noget om dig selv og besluttede dig for at bestemme lidt mere over dit liv, så har det jo været en fantastisk ferie!

Ha’ en god uge!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Her er nogle gode overspringshandlinger

Hvis man ikke har et lager af overspringshandlinger, så risikerer man at sidder og arbejde hele tiden, så jeg iler med en god liste, som kan forstyrre dig hele resten af dagen:

  • Ud og hent en kop kaffe eller te
  • Check nyhederne eller FB
  • Få nogle små hurtige; men overflødige mails fra hånden
  • Spil Vikinglotto på Danskespil.dk
  • Gå tidligt til frokost
  • Ring til kæresten
  • Opdater din iPhone eller hent en ny App
  • Check prisen på den nye Suzuki S-Cross
  • Led efter nyt hus på Nybolig.dk

(og det var så min overspringshandling at skrive denne post!!!)

Gør som 2.300 andre og følge blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Har disruptive noget med din projektledelse af gøre?

Som tordnende dommedagsprædikanter advarer eksperter os for tiden ivrigt om de store bølger af disruption, som hvad øjeblik det skal være, kan rulle brølende ind over os alle og skylle selv den mest stabile virksomhed eller forretningsidé omkuld som sandslotte ved højvande. Det er ikke til at sige, om det er mere rigtigt nu end alle de andre gange, der tidligere er blevet råbt vagt i gevær; men en ting er sikkert, og det er, at sådanne forudsigelser ligesom teknologiske fornyelser har det med at blive overvurderede på kort sigt og undervurderede på lang sigt. Noget kommer der til at ske, og spørgsmålet lige her og nu er, om du også skal tænke i de baner? Du kommer måske på disruptive projekter, og spørgsmålet er så, om du skal have opdateret din projektledelse?

Er din måde at teambuild’e på og i øvrigt vedligeholde teams på eviggyldig, eller kalder stadig løsere tilknyttede deltagere på tværs af flere kulturer en anden lim for at løse fremtidens komplekse udfordringer?

Er dine mange værktøjer og metoder kalibrerede til en tid med hastig og uforudsigelig forandring?

Kender du dig selv som leder i de nuværende såkaldte VUCA-tider?

Vær proaktiv og definér dig selv i en lækker og markedsstærk version 2.0 inden kollegerne!

Gør som 2.300 andre og følge blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Der skal så lidt til for at gøre et godt indtryk på andre.

Som projektledere har du brug for at øse af alle de kilder, der er, til at gøre det indtryk, omgivelserne får af dig, så godt som muligt.

Blot to minutter med armene løftet sejrssikkert over hovedet øger f.eks. testosteron-niveauet markant i dit blod, og det vil præge dit kropsprog, og du vil få lettere ved at skabe tillid til dine idéer og forslag.

I Berlingske Tidende i dag er der andre nyttige DO’s/DON’Ts:

Fem fejl i den måde du træffer beslutninger på

Projektledere træffer om nogen mange beslutninger hver dag; men har du nogen sinde udfordret dig selv på den måde du beslutter dig på? Er din ‘fordele og ulemper’ metode nu så god, som du tror? Kan du altid se sagen neutralt? Mon du narrer dig selv? Morten Münster behandler emnet her. Læs evt. også her om hvordan din hjerne hele tiden snyder dig.