Personlig udvikling Posts

Tag ansvaret for problemet – og kom videre!

Der er ikke noget mere dræbende end aber, som hopper rundt på skuldrene for at finde en ejermand. Det kan fuldstændig dræne en god projektgruppe for energi og virkelyst, og derfor skal du øve dig i hurtigt at tage ansvaret, så energien kan bruge på at lære af det og så især komme videre.

Det kræver bare, at du træner din undskyldningsmuskel, for hos mange af os er den i rigtig dårlig form. Det er fordi vi inderst ind er så forbandede sikre på, at vi altid har ret – og det har vi også – i det vi kan se og forstå!!

Så snup en kop kaffe med ind i mødelokalet, luk døren og sig højt:

  • Ja det er sgu min skyld – det er jeg ked af – undskyld!
  • Den snupper jeg – der var jeg ikke vågen – undskyld!
  • Stop her! – den tager jeg på min kappe – undskyld!
  • Ups, det er mig – sorry – den klarer jeg!
  • Undskyld, det er min fejl!
  • Der var jeg vist for hurtig – undskyld!
  • Det var ikke smart sagt – undskyld!
  • Den fangede jeg ikke – undskyld!
  • Det er jeg ked af – det er min fejl – undskyld!

Prøv igen indtil du kan gøre det åbent, fordomsfrit og oprigtigt!

Folk vil elske dig for denne evne – og sikkert være lidt misundelige!

God fornøjelse

Kan man egentlig skue hunden på hårene?

Som du har bemærket, bliver projekterne sværere år for år. Flere og flere hensyn, øget antal interessenter, flere konflikter, mere uklare mål, øget usikkerhed, større omskiftelighed og øgede risici blander sig nu om dage til en giftig cocktail for en projektleder.

Og det bliver aldrig bedre, og du finder ikke en eller anden smart måde at komme omkring udfordringerne på, fordi den eksisterer ikke. Det du kan, er derimod at gøre dig selv bedre til at klare sådan en cocktail, og det kan du især gøre ved at lægge din formodentlig lineære tankegang lidt på hylden og erstatte den med en nysgerrig og fleksibel ditto.

De fleste af os er vokset op i en forklarlig og logisk verden med problemer, som kunne løses med logik og god planlægning. Derfor har vi vænnet os til at køre en analyse-løsning-planlægning-realisering’s proces ned over alting. Nutidens projekter blive imidlertid mere og mere komplekse, hvor en action giver en re-action, som kan ændre hele billedet. Her hjælper analyse ikke, hvis de overhovedet kan udføres. David Snowden indså for længe siden, at vi alle er stærkt prægede i vores adfærd af vane og omgivelserne, og han udviklede derfor Cynefin [ku-nev-in] modellen for at vise os, hvordan et problemområde i virkeligheden kunne se ud, så vi ikke kommer galt af sted med vores indarbejdede vaner. Han anbefalede også, hvordan man bedst gebærder sig i de forskellige situationer.

By Edwin Stoop (User:Marillion!!62) – [1], CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=53810658

Det er den åbenhed overfor at tingene måske hænger helt anerledes sammen, at du først og fremmest skal opøve- og det er super svært, fordi du principielt skal handle før du tænker, lære frem for at brug erfaringer og spørge i stedet for at konkludere. Det modsatte af, hvad der er fornuftigt, kan man sige – det er fornuftigt at være ufornuftig ..

Det kan du så lige øve dig på i week-end’en – medens du griller, som iflg. Snowden er Simpelt, men ofte viser sig at være Kompliceret og af og til overordentligt Komplekst. Med alkohol ender det måske endda i Kaos?

God week-end

Skal, bør og kan – de vigtigste ord i livet

Der er for meget skal og bør i dit liv og for lidt kan! Men sådan behøver det ikke være, og måske ser det slet ikke så slemt ud endda. Det drejer sig om dine tanker – og dine handlinger.

Har du meget skal i hovedet, så har du altid travlt og har endeløse lister med opgaver, som skal løses, og de kommer alle sammen fra andre – du bestemmer ikke noget!

Har du meget bør i hovedet, så har du altid dårlig samvittighed over alt det, du ikke får nået – en indre stemme hvisker hele tiden “hvad med det der?”, “og hvad med det?, “og med ham? “og med hende?” – du bestemmer ikke noget, for stemmen er der hel tiden!

Er dit hoved fyldt op med skal og bør, så er du ikke langtidsholdbar. Du bestemmer ikke noget. Fra du slår øjnene op, og til du besvimer 18 timer senere, er der udelukkende opgaver, opgaver og flere opgaver.
Du når ikke de 50 uden en sygemelding på stress (hvis du er ubegavet kun i få uger – begavet så 6 mdr.) og kredsløbet står nok af inden de 60. Ja, undskyld formuleringen, men ingen tror på det, før det er for sent.

Har du meget kan i hovedet, er livet en gave. Hver dag er fyldt med masser af muligheder. Du kan gøre dit og du kan gøre dat, eller du kan helt lade være. Nu tænker du sikkert, at det kræver enten masser af penge eller en tryg pensionisttilværelse; men det er ikke sandt. Det kræver kun, at du styrer kvaliteten af dine tanker.

Først og fremmest skal du genvinde styringen af dit liv. Du skal og bør jo ikke alting – du kan jo faktisk godt vælge. Bliver du påkørt i morgen, ja så er det smerteligt; men verden går videre. Den klarer sig trods alt uden dig – du vælger, om du vil være med til det – du skal ikke.
Sig hellere til dig selv: “Ja, jeg kan fortsætte endnu en dag med skal og bør; men jeg kan også begynde at ændre på det i dag”. Nu er det pludselig dig, der bestemmer!
Øv dig i det hele taget på at tænke mange flere kan ind i dine tanker, og prøv at lege lidt med ordene hele tiden – hold op med at sige skal eller bør – sig “jeg kan ..!” for du kan jo godt – hvis du vil!

Det hele drejer sig om tro ..

Uanset om du tror du kan eller ikke kan – så har du ret!

Albert Einstein

Dit vigtigste værktøj som projektleder er at stille spørgsmål ..

Spørgsmål som sætter folk igang med at løse problemer. Kunsten er at kunne stille de spørgsmål, der får energi, kreativitet og virkelyst ind i problemløsningen – og undgå de spørgsmål, der virker anklagende, forhørs-agtige eller afslørende, og det er der en løsning på, som du nemt kan lære.

Der er nemlig fire typer spørgsmål, og kunsten er blot at komme rundt i dem alle. Så vil du virke inspirerende og fungere som en naturlig leder og katalysator i problemløsningen.

De fire typer er:

  1. Afklarende – hvad er problemet – hvad drejer det her sig om – hvorfor er det et problem? Her sikrer du, at alle tilstede ved, hvad det drejer sig om!
  2. Perspektiverende – hvordan vil forskellige af vores interessenter se på problemet – vil de oplevet problemet på samme måde og med samme styrke? Her sikrer du, at I ser problemet så bredt som muligt og hvilken betydning det har for alle!
  3. Reflekterende – hvordan kan fremtiden se ud, når problemet er løst? Her tænder du op for kreativiteten og lader tankerne flyde frit om fremtiden!
  4. Handlingsorienterende – hvilken løsning vælger du/vi? Her sikrer du, at der blandt de mange muligheder, der indtil nu har været tænkt på, vælges een, så det reelle arbejde kan komme i gang!

Lær dig selv systematisk at komme igennem disse fire typer hver gang der er brug for en beslutning – og bliv en endnu mere værdifuld projektleder!

Indlæg nr. 1.362

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Det bliver ikke bedre af at du klager over at have travlt ..

HVIS du har travlt (travlhed er ikke en følelse; men derimod en opgørelse af din arbejdsmængde ift. din afsatte tid det næste stykke tid) så hjælper det i stedet at gøre følgende:

  • indse så snart som muligt, at din travlhed formodentlig over 80% skyldes dine egne valg – og hold op med at klynke.
  • forstå, at det at være uundværlig er en følelse som meget sjældent har rod i virkeligheden – kirkegård er fyldt med ‘uundværlige’ mennesker.
  • Aftal gensidig forpligtende og klare mål, så du kan se, at dine anstrengelser kan betale sig – lad være med tro “at når chefen ser mig arbejde så meget, så bliver chefen glad for mig og giver mig ønskejobbet og mere i løn”.
  • opbyg gode daglige vaner omkring mad, søvn, daglig overblik, familie og motion – disse ting er din energimæssige opsparing til hårde tider. Hvis du dropper disse, har du valgt retningen mod bunden.
  • tving dig selv til at prioritere – succes kommer nemlig ikke af at arbejde meget; men af at arbejde på det rigtige HELE tiden (uden at hoppe over for hyggens skyld).
  • vær ekstra omhyggelig med alle aftaler i din kalender og læg dem ind med omtanke på konsekvenserne og forberedelserne.
  • reflektér jævnligt over, hvorfor du har travlt? Giver det mening i dit liv eller flyder du med strømmen og gør som alle andre?
  • forstå, at fordi det er almindeligt at arbejde alt for meget på dit job, så er det altså ikke normalt.
  • hav klare aftaler med din nære familie omkring dine indsatser udenfor privatlivet – og hold dem forud for alt andet (du er ikke uundværlig på jobbet – det er du kun derhjemme).
  • lad være med NOGENSIDEN blot at tænke tanken “ja ja de brokker sig over, jeg altid arbejder; men pengene kan de godt bruge ..!”. Hvad i alverden skulle de ellers få tiden til at gå med, når du aldrig er tilstede fladpande! Lav i givet fald klare aftaler om tid contra penge: “jeg arbejder r…. ud af bukserne de næste 11 dage til gengæld snupper vi det der krydstogt – hvad siger I til det?”. I valget mellem dig og penge, bliver du som regel valgt!
  • Lav femårs planer med din familie, og følg op på dem årligt.

Få meget mere styr på din dag på kun 10 minutter!

For at blive forstyrret, er det nødvendigt at vide, hvad du bliver forstyrret i! De fleste bliver ikke rigtig forstyrret, fordi de ikke rigtig ved, hvad de skal nå! Du skal derfor kun investere 10 minutter i døgnet for at hæve dig langt over gennemsnittet.

Sæt 10 minutter af tidligt om morgenen eller sent om aftenen. Vi taler kun om 10 minutter!!

Fyld hver eneste minut mellem dine møder på dagen op med opgaver fra din to-do-list. Fyld også frokost, telefonopringninger, pauser og transport ind. Læg også en buffer på 30 minutter ind et eller andet sted. Altså ikke kun få ting – det hele i hver en detalje. Ellers vil du blive et offer for spontane switch mellem en masse uplanlagte ting.

Allerede første gang du har gjort dette, vil du opleve arbejdsdagen helt anderledes. Du vil være roligere. Du vil have overblik. Du vil kunne prioritere spontant, og du vil få gjort langt mere færdigt, end du plejer.

Alle succesrige personer arbejder på denne måde, så nu har du også chancen!
Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Sådan undgår du at miste koncentrationen

Du bliver forstyrret ca. hvert 12 min. på en normal arbejdsplads. Desværre hjælper det ikke nødvendigvis at arbejde hjemme.

Det er fordi nyere forskning viser, at der er to ting på spil i din hjerne – det ene er evnen til koncentration, og det andet er evnen til at ignorere forstyrrende ting (sløves især med alderen). Det ene giver desværre ikke det anden – men godt tænkt!!

Så skal du blive mere effektiv – kunne koncentrere dig i længere tid, så skal du principielt lukke øjnene, for så er der mindre visuelt at ignorere og tage øreværn på til udelukkelse af støj – musik HJÆLPER ALTSÅ IKKE! Farverige og spændende kontorer er altså kontraproduktive!

Den anden del, nemlig koncentrationen drejer sig om sundhed og motion, gerne kombineret med meditation og lange turer i naturen.

Indlæg 1.255

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Sådan tackler du alt for meget arbejde

Du skal fokusere på de 20%, der står for 80% af din succes, fordi sådan fungerer virkeligheden. Næsten alle ofre ligelig opmærksomhed på alle opgaver; medens de succesfulde hele tiden bruger tiden på det vigtigste! Kort efter du begynder at bruge princippet vil du opleve at få meget mere tid og overskud og du vil få den gode fornemmelse af at styre opgaverne frem for det omvendte.

20/80 princippet i projekter betyder bl.a.:

20% af aktiviteterne i din tidsplan rummer 80% af usikkerheden i estimaterne.

20% af aktiviteterne i dit projekt rummer 80% af risiciene.

20% af dine teamdeltagere står for 80% af problemerne eller brokkeriet.

20% af kravene til dit projekt udgør 80% af værdien for bestilleren.

20% af dine kunder står for 80% af kritikken af dig og dit projekt.

20% af opgaverne sluger 80% af ressourcerne.

20% af Jeres medarbejdere står for 80% af sygedagene.

20% af opgaverne på din personlige to-do-list står for 80% af den effekt du har på projektet (med andre ord er kun 20% vigtigt).

Princippet hedder Pareto-princippet efter Vilfredo Pareto. Det blev senere populariseret af Joseph M. Juran.

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

 

Du får ikke løn for at tage en chance eller løbe en risiko

Landet rundt tynges projektledere af ansvar, som det aldrig var meningen, at de skulle have taget. De misforstod opgaven som projektledere og undlod derfor at dele usikkerheder og risici med deres opdragsgiverne.

Du skal se sådan på det, at det jo ikke er din skyld, at I næsten ingen erfaring har med det nye projekt, som ledelsen absolut vil have kørt igennem. Derfor er det din pligt at fortælle, at må I desværre planlægge med meget store usikkerheder og I må indlægge meget store tidsbuffere ind, hvis I skal lægge hovedet på blokken for en deadline. Det er en ærlig sag! Hvis ikke ledelsen vil acceptere det, så må de give dig en deadline; men så er du ikke længere forpligtet af den – så skal du bare gøre dit bedste. Ingen kan forlange mere.

Det samme med risici. Det er først når bestilleren beslutter sig for et projekt, at risici’ene bliver synlige. De var der jo ikke lige før. Derfor er det ikke dig; men bestilleren, som er skyld i risici’ene og derfor også ejer dem. Din opgave er at fortælle om dem, og fortælle, hvad du forslår kan reducere eller eliminere dem.

Først når usikkerheder og risici er nede på et normalt dagligdags niveau i din branche og i dit job, skal du holde dem for dig selv, for eller bliver du en plage for omgivelserne.

SLUK – og få dit (arbejds-) liv tilbage!

Du ved det godt, og det gør jeg også. Mobilen får alt for megen opmærksomhed. Tanken om at slukke den i en måned, uge eller dag, ja blot en time giver os samme fornemmelse som frit fald.

Imran Rashid fangede mig i sin nye bog, fordi han peger på min Impulskontrol og hvor snedig mobilen er til at nedbryde min kontrol. En 1-årig har overhovedet ingen impulskontrol over for et stykke slik, og det har de fleste voksne heller ikke, når det gælder mobilen. Den skal bare check’es og trykkes på igen og igen og igen og igen og igen.

Mobilen kontrollerer dig meget mere end omvendt. Faktisk er mobilen for en gangs skyld nyttig til at vise dig, hvordan det er at holde op med at ryge eller spise usundt eller leve usundt. Det svarer nogenlunde til at smide mobilen væk – for ever.

Køb bogen og få dit liv tilbage her.

Sådan holder du fokus og sparer tid

Som nævnt tidligere kommer her mine råd til at bevare koncentrationen i en hektisk dag. At styre omgivelserne kan du læse om andetsteds på bloggen. Det her drejer sig om at få meget mere ud af den  tid, som du faktisk har til dit arbejde:

  1.  Start altid dagen med en plan for dagen – mindst to milestones formiddag og eftermiddag. Så har du et overblik, og det gør det lettere at prioritere ups-opgaver i løbet af dagen.
  2.  Start med de store og besværlige opgaver isf. de små og lette – dem kan du snuppe ind imellem!
  3.  Læg aldrig en opgave fra dig uden at have tilført den værdi – f.eks. have nedbrudt den i 5 delopgaver, så du kan ‘spise elefanten’ ind imellem
  4.  Læs en seddel med teksten ‘må ej overskrides før om 45 min’ ved siden af dig
  5.  Læg mobilen, så du ikke kan se den, og væn dig til kun at kikke på den hvert kvarter!
  6.  Køb en rød cykelbaglygte og aftale med kollegerne, at den betyder ‘giv mig lige en time i fred’
  7.  Kik kun på mails hver anden time
  8.  Køb et Pomodoro-æggeur og væn dig til at koncentrere dig i 25 minutter, før du holder pause

Da gud skabte tiden, skabte han rigeligt af den! Det handler om, hvad du prioriterer!

Indlæg nr. 1.243

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Kan man sælge en bil uden et servicehæfte?

Ja, men det går sikkert kraftigt ud over prisen.

Kan man købe en projektleder uden servicehæfte? Ja, men sikkert til reduceret pris!

Hvornår har du egentligt check’et dit stress-niveau? og dit helbred?

Vi skal gøre det ligesom med biler hvert år/eller efter 2.000 timers ‘kørsel’ – f.eks. med denne glimrende bog.

PM-Camp kommer til København til sommer!

Jeg har en drøm om at København i år for første gang kan blive vært for denne nye og revolutionerende konference-form, som startede i Dornbirn i Østrig i 2011 og nu afvikles årligt over ti steder i Europa. Jeg deltog i Barcelona i 2017 og havde mere med hjem (læs om det her), end jeg nogen sinde før har haft fra de sikkert over 50 konferencer om projektledelse, som jeg har deltaget i gennem årene. Idéen er grundlæggende:

  • oplev dialog i stedet for monolog
  • få meget mere indflydelse på indholdet
  • beskeden billetpris på 100€ for to dage – non-profit!
  • deltag i det, som giver værdi for netop dig
  • oplev en uformel og deltagerdrevet stemning
  • få meget mere med hjem – herunder kontakter til dygtige mennesker.

Jeg kan ikke få sådan et arrangement op at stå alene, så jeg søger hjælp! 

  • Hvem er interesseret i at deltage på konferencen? bliver vi 15 eller 25 eller 40?
  • Hvem kan bidrage med sponsorater i form af penge og praktik?
  • Hvem vil være med til at starten en værdifuld tradition i København for projektledere?

Send mig en mail her.

PMCampCPH har premiere den 10. og 11. juni 2018.

Hjælp til selvhjælp

Her er en model, som kan hjælpe dig med selv at finde svar på mange af dine spørgsmål:

Fra utallige sparringssamtaler ved jeg, at rigtig mange faglige usikkerheder – altså spørgsmål om “sagen” – i virkeligheden bunder i uklarheder om rollen, og mange usikkerheder om rollen bunder i personlige forhold.

Jeg påstår ikke, at man kan sparre med sig selv, men man kan sagtens mærke efter, hvor splinterne sidder og tænke over det, inden man banker på hos chefen.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.