Tid Posts

En tidsplan er som en mur

..den er ikke mere solid end de materialer, som den er bygget af!

De store sten svarer til store opgaver, som ikke er brudt ned. De giver stor mellemrum svarende til stor usikkerhed om omfang og varighed af opgaverne. At lægge et lag puds udenpå, svarer til at lægge lidt buffer ind i slutningen af planen. Så ser det hele pænt ud, men det er kun et spørgsmål om tid (!) før det hele falder sammen.

Når det unormale bliver normalt

Hvis du lige nu skulle prøve at samle en håndfuld samarbejdspartnere til et møde næste uge og du ubevidst har denne fornemmelse af mulige tider:

– så har du ligesom andre i de fleste organisationer vænnet dig til det unormale, nemlig at arbejdstid ikke længere drejer sig om arbejde; men om kampen mellem private og arbejdsmæssige gøremål. Langsomt men sikkert svinder mulighederne for at mødes med andre ind til nogle få nogenlunde sikre tidsrum i løbet af ugen. Uden af sætte spørgsmålstegn ved det absurde (!) i situationen tager vi del i dansen og medvirker dermed til dens udvikling, for der jo kun er én mulig udvikling! Det bliver ikke pludselig en dag af sig selv bedre.

Her er der hvor vi startede for en del år siden:

Så kan vi tænke lidt over det indtil på mandag, hvor det hele kører videre .. eller hvad?

Forbløffende få ting har forbløffende stor indflydelse i projekter

Sådan sagde Prof. Steen Lichtenberg (sov fredeligt ind 19. marts 2019) ofte. Han bidrog med estimeringsmetoden Successiv Kalkulation, som blev vidt udbredt og i bl.a. i Norge i nyere tid gav fantastisk succes med estimeringen af offentlige anlægsprojekter.

Helt generelt kan du gå ud fra, at firs-tyve princippet gælder i alle projekter dvs. 80% af problemerne, eller usikkerheden eller risiciene er knyttet til 20% af projektets opgaver. Ligesom i mange andre situationer, bliver du utrolig mere effektivt, hvis du fokuserer på netop disse 20%.

Når du estimerer netop disse 20% så skal du være opmærksom på, at mennesker er uhyre påvirkelige, så bare måden du formulerer opgaverne på, påvirker estimaterne forbløffende meget.

Da mange projektledere er blinde for de to forhold, har vi her meget af forklaringen på mange af de fiaskoer i projekter, som vi hører om i nyhederne.

Du får ikke løn for at tage en chance eller løbe en risiko

Landet rundt tynges projektledere af ansvar, som det aldrig var meningen, at de skulle have taget. De misforstod opgaven som projektledere og undlod derfor at dele usikkerheder og risici med deres opdragsgiverne.

Du skal se sådan på det, at det jo ikke er din skyld, at I næsten ingen erfaring har med det nye projekt, som ledelsen absolut vil have kørt igennem. Derfor er det din pligt at fortælle, at må I desværre planlægge med meget store usikkerheder og I må indlægge meget store tidsbuffere ind, hvis I skal lægge hovedet på blokken for en deadline. Det er en ærlig sag! Hvis ikke ledelsen vil acceptere det, så må de give dig en deadline; men så er du ikke længere forpligtet af den – så skal du bare gøre dit bedste. Ingen kan forlange mere.

Det samme med risici. Det er først når bestilleren beslutter sig for et projekt, at risici’ene bliver synlige. De var der jo ikke lige før. Derfor er det ikke dig; men bestilleren, som er skyld i risici’ene og derfor også ejer dem. Din opgave er at fortælle om dem, og fortælle, hvad du forslår kan reducere eller eliminere dem.

Først når usikkerheder og risici er nede på et normalt dagligdags niveau i din branche og i dit job, skal du holde dem for dig selv, for eller bliver du en plage for omgivelserne.

SLUK – og få dit (arbejds-) liv tilbage!

Du ved det godt, og det gør jeg også. Mobilen får alt for megen opmærksomhed. Tanken om at slukke den i en måned, uge eller dag, ja blot en time giver os samme fornemmelse som frit fald.

Imran Rashid fangede mig i sin nye bog, fordi han peger på min Impulskontrol og hvor snedig mobilen er til at nedbryde min kontrol. En 1-årig har overhovedet ingen impulskontrol over for et stykke slik, og det har de fleste voksne heller ikke, når det gælder mobilen. Den skal bare check’es og trykkes på igen og igen og igen og igen og igen.

Mobilen kontrollerer dig meget mere end omvendt. Faktisk er mobilen for en gangs skyld nyttig til at vise dig, hvordan det er at holde op med at ryge eller spise usundt eller leve usundt. Det svarer nogenlunde til at smide mobilen væk – for ever.

Køb bogen og få dit liv tilbage her.

Sådan holder du fokus og sparer tid

Som nævnt tidligere kommer her mine råd til at bevare koncentrationen i en hektisk dag. At styre omgivelserne kan du læse om andetsteds på bloggen. Det her drejer sig om at få meget mere ud af den  tid, som du faktisk har til dit arbejde:

  1.  Start altid dagen med en plan for dagen – mindst to milestones formiddag og eftermiddag. Så har du et overblik, og det gør det lettere at prioritere ups-opgaver i løbet af dagen.
  2.  Start med de store og besværlige opgaver isf. de små og lette – dem kan du snuppe ind imellem!
  3.  Læg aldrig en opgave fra dig uden at have tilført den værdi – f.eks. have nedbrudt den i 5 delopgaver, så du kan ‘spise elefanten’ ind imellem
  4.  Læs en seddel med teksten ‘må ej overskrides før om 45 min’ ved siden af dig
  5.  Læg mobilen, så du ikke kan se den, og væn dig til kun at kikke på den hvert kvarter!
  6.  Køb en rød cykelbaglygte og aftale med kollegerne, at den betyder ‘giv mig lige en time i fred’
  7.  Kik kun på mails hver anden time
  8.  Køb et Pomodoro-æggeur og væn dig til at koncentrere dig i 25 minutter, før du holder pause

Da gud skabte tiden, skabte han rigeligt af den! Det handler om, hvad du prioriterer!

Indlæg nr. 1.243

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Projekter fortjener hjemmelavet leverpostej

Bo Bresson er aktuel med bogen “Familien fortjener hjemmelavet leverpostej” hvori han bl.a. skriver, at vi i gennemsnit arbejder 33 timer om ugen, selvom vi tror, at det er 43 eller 53!! Det svarer til 35% at den vågne tid hos en voksen på en almindelig arbejdsdag. På årsbasis falder procenten til 25%, fordi ferie og helligdage og week-end’er tæller med. Der er altså 75% af den vågne tid til familien, hvilket vi vel alle sammen kan skamme os lidt over udnyttelsen af.

På en dansk arbejdsplads er effektiviteten i bedste fald i gennemsnit 60% – resten forsvinder i møder, pauser og almindelig forvirring og panik. Som projektleder får du altså omkring 15-16 timer ind i projektet per fuldtidsdeltager per uge. Halvtids laaaaangt under halvdelen af det.

Hvis kulturen så oven i købet er en hovsa-kultur, hvor der planlægges, som vinden blæser og alle derfor er langt ned af enorme pukler af  haste-jobs, ja, så nærmer man sig raskt nulpunktet, hvor der intet bliver lavet.

Tag en snak i næste uge om tid, og hvordan I bruger tid!

God week-end

Gør som 2.400 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk nye indlæg som notifikationer.

Hvordan får man succes med sit projekt sådan rent planlægningsmæssigt?

Der er mange filosofier, og man må vælge den, som passer bedst til lige netop den virkelighed, man projektmæssigt færdes i – sådan som f.eks. Mogens Mikkelsen forklarer det i sin bog ‘Ledelse af komplekse projekter’.

Og nogle gange er virkeligheden så kompleks, at det slet ikke nytter at planlægge.

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hvis jeg var CEO…

Så ville jeg bede mine projektledere om helt at holde op med at indgå aftaler om projekttrekanter for i stedet sammen med bestillerne at blive super gode til at styre denne her ‘projektdiamant’.

Diamanten skaber gennemsigtighed, så alle involverede kan træffe gode beslutninger, efterhånden som virkeligheden indhenter projektet. Jeg vil helt af med traditionel tænkning, hvor projektlederen sætter sig i førersædet med blikket stift rettet mod tid, penge og kvalitet. Jeg vil meget hellere have nogle piloter, som er sindssygt gode til at forfølge de ønskede værdier igennem virkelighedens rutchebane. Så må bestillerne og jeg ‘hælde’ tid og økonomi på flyet så længe det giver mening for forretningen – sådan har det jo altid været.

Sådan vil jeg klæde os på til den nære og fjerne fremtid!

Og grundlaget for belønning af projektlederne? Jamen det bliver jo evnen til at skabe (her er værdidelen især svær) og siden holde projektdiamanten opdateret OG indlevelsen nok til at pege på de forretningsmæssigt bedste løsninger på opståede problemer og så selvfølgelig samarbejdsevne. Faktisk, når jeg tænker mig om, ligesom alle andre medarbejdere bedømmes!

Gør som 2.300 andre. Tilmeld dig gruppen og følg blog’en her på Linkedin. Så får du automatisk mine indlæg som notifikationer.

Hvorfor er nordmænd så meget bedre end danskere til at estimere de store offentlige anlægsprojekter?

Løb på Dr. Steen Lichtenberg hos Atkins i går, hvor vi til et arrangement hos Dansk Projektledelse hørte om tillidskriser i projekter og hvordan vi måske kan håndtere dem.

Steen er bl.a. kendt for Successiv Princippet eller Successiv Kalkulation til estimering af, forståelse af og ikke mindst reduktion af usikkerhederne i projekter og så for de mange projekter (150+ mia. kr.) han har kvalitetssikret omkring budgetter og tidsplaner.

Vi hører næsten ikke ordet Successiv kalkulation mere i Danmark , men til gengæld fortæller Steen, at det er meget udbredt i Norge og det er pålagt alle store offentlige anlægsprojekter. Det har bl.a. betydet, at 80% af projekterne holder sig indenfor bevillingsrammen!!

Prof. Bent Flybjerg er meget mere citeret og omtalt i Danmark i forbindelse med de mange skandaler i offentlige anlægsprojekter, men har åbenbart med sine forslag endnu ikke få myndighederne råbt op, så vi kan blive lige så gode som vores nordlige naboer.

Successiv Kalkulation er let at anvende på alt fra carporten til Femern Bælt, så du har ingen undskyldning for ikke at gå i gang med at blive meget meget bedre til estimering af kroner og tid.

Regneark til rapportering af Risiko og Fremdrift samt et ark til estimering med Successiv Kalkulation

Jeg har lige ryddet op i ‘æsken’ med regneark og fandt:

  • Rapportering af Risici i et projekt

     

 

 

 

 

  • Rapportering af Fremdrift i et projekt

     

 

 

 

 

Estimering ved hjælp af Successiv Kalkulation

 

God nytte og fornøjelse – og god week-end!

 

Indlæg nr. 1.157

En helt ny superpille, som får projektledere til at lykkedes med projekter i meget højere grad, er lige på trapperne!

Indtil den pille kommer, giver dette A4-ark nogenlunde den samme effekt. Her vist for et halvstort projekt for udvikling af projektmodenheden i en organisation:

Det giver dig overblik over de væsentlige ting; nemlig målene, tiden og økonomien, og så kan det også håndtere ansvar, risici og kvalitet.

Hent arket her.

God fornøjelse.

Forslag til skiltning over dit projekt!

Det er så rigtigt som det skrevet står, og måske kan sådan et skilt åbne for en god dialog mellem dig og din chef eller styregruppe om hvad, der faktisk kan lade sig gøre i projekter! Prøv det!kun-to

Indlæg nr. 1.126

Relativ simpel øvelse forbedrer projekterne i hele organisationen

Bare ved at være lidt mere omhyggelig med at beskrive både det som projektet forventes at levere OG de benefits det vil føre til, giver bedre resultater. Det viser PMI’s seneste undersøgelse klart, og forklaringen er den simple, at det bliver lettere at opretholde fokus på benefits eller med andre ord sværere at fortabe sig i deadlines, budgetter og kvalitet. Så store forskelle er der:Benefit focus

Find rapporten her eller læs flere indlæg om det vigtige fokus på realisering af benefits her og her eller her.

Sådan deler du professionelt usikkerheden i dit projekt med din chef og får anerkendelse oveni!

Trick’et er at lokke chefen ind i en dialog, som man ikke kan komme ud af igen uden at dele usikkerheden med dig. Det smarte er, at du fremstår som en dynamisk, ansvarlig og på alle måder perfekt projektleder.

Altså, du har fået/taget et projekt X, som skal være færdig en given dato og hvor målene er klare og bemanding og budget fastlagte mere eller mindre fra starten. Nu regner du det hele efter selv og regner også ud hvad plus og minus 20% vil betyde. De udgør nemlig den usikkerhed de fleste estimerer med. Jeg vil tro, at du vil indrømme, at du er omkring 80% sikker på, at du kan gøre det indenfor de plus 20%, og jeg vil regne med, at du er noget nær 100% sikker på f.eks. plus 40%.

Dialogen lyder således:

Hej Chef! Hej Projektleder! hvordan går det? Det går bare så godt, og nu har jeg også lige haft lejlighed til at gå alle planerne efter på projekt X, og jeg kan se, at vi er ret sikre (det er sådan noget chefer vil høre!) på at kunne møde deadline – faktisk helt oppe omkring 80% sikre! (her begynder chefen at fornemme, at der er ugler i mosen), og jeg vil lige stemme af med dig, om det er et acceptabelt niveau, eller om projektet er så vigtigt, at vi skal blive lidt mere sikre på deadline? (her serverede du lige en flot indlagt sproglige forudsætning: enten siger du uvigtigt projekt og accepterer 80% sikkerhed, eller du siger vigtigt og skal til lommerne for at få sikkerheden højere op!)

Første situation: Jamen projektet er ikke så vigtig endda, så jeg kan leve med de 80% – SLUT på dialog. Du har nu delt usikkerheden med din chef!

Anden situation: Projektet er virkelig vigtigt, så vi skal være meget mere sikre! Okay godt at vide. Hvor meget mere sikre skal vi være? (her får chefer ofte svedperler på panden) eller med andre ord, hvor stor usikkerhed kan din chef leve med Chef? (en lidt ondskabsfuld omformulering) Jamen 90% vil være fint! Godt så, og det kan vi sagtens. Du skal bare vælger mellem enten a) tilføre Y flere ressourcer/penge og så holder vi deadline med 90% sikkerhed eller b) vi kører med ressourcerne/pengene og så udskyder vi deadline Z dage – igen med 90% sikkerhed. Hvad vælger du?

Den kan du selv tænke videre; men igen ender I med at have delt ansvaret for usikkerheden.Usikkerhed at dele med chefen

Tager du ansvar for dit projekt? JA! Har du styr på dine planer? JA! Er du svær at løbe om hjørner med? JA! Skaber du respekt om din person? JA!

Er du sk… irriterende i forhold til kollega-projektlederne? som bare klapper hælene samme og siger Yes Boss! (og arbejder solen sort for at nå det). JA! det er du; men nu er du jo heldigvis ikke ansat til at være populær. Du er ansat til at levere, hvad du lover!

Til sidst skal nævnes, at en virkelig top professionel projektafdeling altid ville tage sådan en snak. Det er f.eks. en del af projektmodellens overtagelsesfase hos Siemens, når en projektleder skal hejses om bord på et nysolgt projekt.